Las mejores estrategias probadas para encontrar candidatos con ATS y CRM

La mayoría de los responsables de contratación han sufrido el estrés de no poder encontrar candidatos a tiempo para un puesto vacante.

Cuando las empresas no pueden contratar a tiempo, ello repercute directamente en su crecimiento. Sin personas que ocupen los puestos vacantes, tendrán que posponer sus planes o dar más trabajo a los empleados existentes, que ya están ocupados con sus tareas diarias.

En cualquier caso, las contrataciones lentas suponen una enorme presión para la empresa, lo que puede conllevar la pérdida de oportunidades de crecimiento durante varios meses. 

Por ejemplo, el tiempo medio de contratación para un nuevo puesto es de 33 a 49 días, dependiendo del sector, según un estudio de LinkedIn. Y cuando se habla de tardar un mes en contratar a una sola persona, es evidente que hay margen de mejora.

Tampoco ayuda el hecho de que el 75% de las empresas de todo el mundo hayan experimentado escasez de talento o dificultades de contratación (según una encuesta de ManpowerGroup de 2022).

Sin embargo, precisamente porque se trata de un gran reto en el sector, las agencias de contratación han hecho de los tiempos de contratación rápidos una ventaja competitiva, sacando el máximo partido a herramientas que les ayudan a encontrar candidatos de alta calidad mucho más rápido.

En este artículo, aprenderá todo lo que necesita saber sobre el uso de herramientas como los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) para acelerar su contratación, al tiempo que mejora la calidad de los candidatos que consigue para sus clientes.

Y antes de entrar en las ventajas de las modernas herramientas de contratación, es mejor entender por qué el proceso de contratación puede llevar tanto tiempo, desde la perspectiva de un reclutador.

Las 3 razones principales por las que los reclutadores no pueden ayudar a sus clientes a contratar lo suficientemente rápido:

Por lo general, los reclutadores no pueden ayudar a sus clientes con la suficiente rapidez porque:

1. No pueden encontrar al candidato adecuado a tiempo para el periodo de contratación.

Si los reclutadores no pueden encontrar a los candidatos adecuados, lo más probable es que sus clientes recurran a otro, independientemente de la rapidez con la que usted pueda encontrar personas.

Acortar el tiempo de contratación no empieza por aprender a inundar a tus clientes con cientos de solicitudes de empleo para impresionarles. Es al revés. 

En primer lugar, encuentre una forma de encontrar candidatos con un talento increíble (más adelante le mostraremos cómo) y, a continuación, haga más de lo que funciona para maximizar sus posibilidades de encontrar a las personas adecuadas para sus clientes.

2. Están tratando con demasiados clientes al mismo tiempo.

La contratación es estresante. Y si se trabaja con varios o incluso cientos de clientes a la vez, el estrés se multiplica por diez.

Además de cribar un sinfín de solicitudes, los reclutadores también tienen que equilibrar la gestión de cuenta para crear y mantener una buena relación con los clientes.

Si no se aprovechan herramientas como un sistema CRM para ayudar a gestionar a los clientes, será difícil centrarse en lo que más importa: conseguir candidatos de calidad antes de la fecha límite de cada oferta de empleo.

3. No disponen de un proceso racionalizado para gestionar varias ofertas de empleo a la vez.

Los reclutadores tienen que publicar regularmente ofertas de empleo en varias plataformas. Si lo pensamos en términos de un solo puesto de trabajo, esto podría significar, por ejemplo, cinco anuncios diferentes. No suena mal.

Pero supongamos que está trabajando con 10 clientes diferentes a la vez, que quieren que les ayude a cubrir cinco puestos cada uno: Es decir, 50 puestos para supervisar.

Y si publica cada oferta de empleo en cinco plataformas diferentes, tendrá que hacer un seguimiento diario de 250 publicaciones, sin contar el proceso de selección y examen de cada candidato.

Sin herramientas como un ATS (de las que hablaremos más adelante) para gestionar todos estos listados, las cosas pueden irse de las manos con bastante rapidez. 

¿Qué son las herramientas ATS y CRM y cómo pueden ayudarle a encontrar candidatos de forma más rápida y eficaz?

Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS)

Un sistema de seguimiento de candidatos, o ATS, es un sistema que le ayuda a gestionar los solicitantes y candidatos de sus listas de empleo o su reserva de talentos.

Dado que los ATS se crearon para optimizar el proceso de contratación, suelen ayudar a mejorar estos parámetros:

• Tiempo de contratación: se utiliza para medir el tiempo que tarda un reclutador en encontrar un candidato que dé lugar a una decisión de contratación por parte de un cliente.
• Calidad de la contratación: métrica cualitativa utilizada para determinar si el candidato contratado es el adecuado para la empresa, en la que la duración de la medición varía según las empresas.
• Coste por contratación - calculado dividiendo la suma de todos los gastos relacionados con la contratación por el número de candidatos que fueron realmente contratados.

La mejora de estos parámetros permite encontrar candidatos de mayor calidad a un ritmo más rápido.

Sin embargo, hablar sólo de métricas puede dificultar la visualización del impacto real que puede tener un buen ATS en el proceso de contratación.

He aquí algunos ejemplos:

Piensa en un día de trabajo normal viendo esta interfaz de arrastrar y soltar de una sola página, en lugar de 30 pestañas del navegador y montones de papeles en tu escritorio: 

Fuente: https://www.manatal.com/features/ats/ 

Otra gran ventaja de utilizar un ATS para acelerar la contratación es que el sistema guarda automáticamente cada etapa en la que se encuentra cada solicitante o candidato, en términos del proceso de contratación. Esto elimina la necesidad de ir de una solicitud a otra cuando tienes que presentar tu lista de preseleccionados a un cliente.

Además de los candidatos recomendados por la IA para facilitar el proceso de selección, un buen ATS también incluye perfiles de candidatos, en los que el sistema recopila automáticamente la información disponible públicamente en una página por candidato. Especialmente para los clientes que ponen un gran énfasis en el ajuste cultural, este función le ayuda a elaborar una lista de candidatos que tienen más probabilidades de encajar en la empresa.

He aquí un ejemplo de perfil completo de un candidato:

Fuente: https://www.manatal.com/features/ats/ 

Y no hay que olvidar la capacidad de publicar en miles de plataformas de ofertas de empleo a la vez, así como las capacidades de envío masivo de correos electrónicos. Un buen ATS elimina las tareas redundantes, haciendo más con menos.

Con un ATS, debería poder elegir sus plataformas de ofertas de empleo preferidas y ver el progreso de cada oferta en todas las plataformas, todo en un mismo lugar:

Fuente: https://www.manatal.com/features/ats/ 

Lo mismo debería ocurrir con el envío de correos electrónicos, ya que los datos de las Estadísticas Laborales de EE.UU. reportes indican que hay una media de dos vacantes disponibles por cada persona que busca uno. Eso significa que cualquier correo electrónico o contacto a los candidatos tiene que hacerse lo antes posible.

Si tiene varios candidatos a los que quiere llegar por primera vez, sería más eficaz enviarles correos electrónicos introductorios a todos a la vez.

Las funciones de envío masivo de correos electrónicos de ATS deberían permitirte ahorrar horas al día, recopilando correos electrónicos de varias plataformas en uno solo e integrándolos en tu calendario, como aquí: 

Fuente: https://www.manatal.com/features/ats/ 

Así que, en pocas palabras, ATS le ahorra tiempo hasta llegar a la contratación perfecta, permitiéndole publicar miles de ofertas de empleo en unos pocos clics, organizando a sus candidatos, mejorando su proceso de selección y proporcionándole todo lo que necesita saber para hacer su mejor preselección de candidatos.

Ahora que ya hemos cubierto las ventajas de los ATS, pasemos al mundo de la gestión de las relaciones con los clientes, para descubrir cómo puede ahorrar más tiempo en el proceso de contratación, desde el lado de la gestión de clientes.

Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

El pan de cada día de un reclutador depende de las relaciones con los clientes y de garantizar que se satisfagan todas sus necesidades de contratación. 

Cuantos más clientes, más ingresos para su empresa. Así que, además de atender las necesidades de los clientes existentes, los equipos de contratación también tienen que encontrar constantemente nuevos clientes potenciales que se conviertan en clientes en el futuro.

Por este motivo, las agencias de contratación o los equipos de recursos humanos suelen llegar a un punto en el que el enfoque tradicional de la gestión de clientes (hojas de cálculo, correos electrónicos de ida y vuelta) ya no es suficiente.

Cola CRM para hacer las cosas más ágiles y eficaces. Un buen CRM tiene que ayudarte a gestionar cientos de clientes y supervisar las perspectivas simultáneamente, para que no se te mezclen las prioridades.

Esto significa que el éxito de un CRM radica en mantener y crear nuevas relaciones empresa-cliente. Así pues, las métricas clave relacionadas con el CRM son:

• Tasa de retención de clientes: una medida general de la capacidad de una agencia de contratación para retener a sus clientes al mes. Normalmente se expresa en forma de porcentaje, por ejemplo, retener al 90% de los clientes significa que la empresa ha perdido al 10% de sus clientes.
• Mensual ingresos - cuánto dinero gana una empresa al mes antes de deducciones.

Un buen CRM debe mejorar ambas métricas para que se considere realmente eficaz, ya que ambas están interrelacionadas. Según este artículo de Forbes, aumentar la tasa de retención de clientes en tan solo un 5 % puede suponer un aumento de los beneficios de la empresa de más del 25 %.

Y he aquí cómo los sistemas CRM deberían ayudarle a conseguirlo:

Por ejemplo, observe aquí cómo un CRM le ayuda a separar los clientes potenciales, los clientes potenciales, los clientes potenciales comprometidos y los que se encuentran en la fase de negociación antes de firmar un contrato con usted:

Fuente: https://www.manatal.com/features/recruitment-crm 

Esto facilita la gestión de la energía durante la comunicación con el cliente. Además, simplifica las actualizaciones de progreso a los superiores, donde puedes informar internamente de cuántos clientes potenciales hay en proceso de trabajo, o cuántos nuevos clientes han firmado en la última semana, por ejemplo.

Otro ahorro de tiempo función de estar suscrito a un CRM es poder exportar datos de contratación para mostrarlos a los clientes. 

Esto significa proporcionar a los clientes una lista completa de candidatos, que incluya sus competencias clave, su último empleo, su último salario y mucho más. También puedes personalizar lo que quieres que vean tus clientes en reportes.

Pero para usted, una de las características más beneficiosas de un CRM moderno tiene que ser la posibilidad de hacer un seguimiento de todo esto en ingresos .

CRM te permite saber cuánto dinero ingresa cada cliente, cuánto gana cada reclutador y mucho más.

Así se ve el seguimiento de ingresos en Manatal:

Fuente: https://www.manatal.com/features/recruitment-crm 

Obtener claridad sobre las finanzas ayuda a medir el rendimiento de la inversión y a desarrollar indicadores clave de rendimiento y objetivos importantes para el crecimiento de la empresa. Por último, podrás ver más allá de métricas como el coste por contratación o cifras generales como la tasa de retención de clientes para validar lo que estás haciendo.

Puede utilizar los datos de ingresos de los clientes y los miembros de su equipo para desarrollar una visión vívida a 3, 6 o 12 meses sobre los objetivos de ingresos , por ejemplo, que es algo que históricamente ha sido difícil de medir.

Cómo ATS y CRM trabajan juntos para reducir el tiempo de contratación y ahorrar a los reclutadores varias horas a la semana.

En pocas palabras, un ATS sirve para encontrar y gestionar candidatos. Un sistema CRM sirve para gestionar a tus clientes, que te contratan para encontrar candidatos.

Un ATS le ayuda a crear y mantener una reserva de talento siempre a su alcance. De este modo, incluso en los plazos más ajustados, siempre tendrá a mano al menos unos cuantos candidatos para recomendar, en lugar de buscar frenéticamente candidatos desde cero.

Un sistema CRM le ayudará a gestionar cientos de clientes existentes, al tiempo que gestiona los clientes potenciales que podrían convertirse en clientes suyos en el futuro.

Estas funciones básicas le ayudan a aumentar la visibilidad de su empresa en ingresos, gestionando clientes y encontrándoles al mismo tiempo los mejores talentos en sus respectivos sectores.

¿Qué ATS y CRM se adaptan mejor a mis necesidades?

Hasta ahora, muchos reclutadores han tratado el ATS y el CRM como dos software distintos. Pero la idea de saltar de una plataforma a otra contradice el propósito de ahorrar tiempo y comodidad.

Por eso merece la pena encontrar un servicio que pueda hacer ambas cosas dentro de una misma plataforma. Y la buena noticia para los reclutadores es que existen SaaS modernos que ofrecen servicios completos de ATS y CRM en un único software.

SaaS como Manatal cuenta con un ATS y un CRM integrados en la misma plataforma, lo que significa que usted y su equipo podrán disfrutar de ambas funciones sin necesidad de incorporarse dos veces.

En cuanto a los ATS, Manatal le ayuda a acortar el tiempo de contratación, proporcionándole:

• Anuncios de empleo automatizados, para ayudarle a publicar en miles de canales desde una sola plataforma en lugar de tener que crear manualmente un nuevo anuncio por sitio.
• Una interfaz de arrastrar y soltar para organizar a todos sus candidatos por listado, de modo que nunca tendrá que lidiar con el estresante y lento proceso de gestionar el estado de varios solicitantes durante el proceso de entrevista.
• Perfiles completos de los candidatos con información de acceso público integrada en una sola página, lo que resulta especialmente esencial para las empresas que creen firmemente en la contratación en función del ajuste cultural.
• Recomendación y búsqueda de candidatos basada en IA, para que nunca pierda la oportunidad de encontrar a los mejores para el puesto.
• Y mucho más

Y aquí están las características clave de Manatal en el lado CRM para ayudarle a ahorrar tiempo en la gestión de clientes:

• Panel de gestión de clientes que se arrastra y suelta, que le ayuda a priorizar su tiempo entre sus clientes actuales y la búsqueda de nuevos prospectos.
• Funciones de correo electrónico integradas, para que no tenga que cambiar de pestaña ni perder tiempo innecesariamente navegando por varias páginas.
• Una vista externa personalizable función para mostrar a tus clientes todo lo que necesitan saber, como los salarios de los candidatos, los datos anteriores vacantes, las redes sociales, etc., al tiempo que te permite seleccionar las partes que no quieres compartir con los clientes.
• ingresos seguimiento de cada cliente, para maximizar su tiempo dedicado a generar ingresos para la empresa

La plataforma de contratación integral de Manatal es utilizada actualmente por miles de empresas en 135 países. Y lo mejor es que el software y su IA mejoran constantemente, para mantener a todos sus usuarios a la vanguardia de la contratación.

¿Qué se puede sacar de todo esto?

Así que vamos a explorar los puntos clave de este artículo, para ayudarle a tomar la mejor decisión para reducir el tiempo de contratación y mejorar la eficiencia en su proceso de contratación:

1. Si trabaja en el sector de la contratación, es imprescindible que los servicios de ATS y CRM formen parte de su estrategia de contratación.

Las empresas de contratación modernas necesitan sacar el máximo partido de las herramientas y los recursos disponibles para rendir al máximo. SaaS como ATS y CRM se crearon para agilizar el proceso de contratación, de modo que puedas gestionar miles de candidatos y cientos de clientes en el menor tiempo posible.

Cualquier reclutador que no utilice estas herramientas para maximizar sus esfuerzos correrá el riesgo de quedarse rezagado con respecto a los que sí lo hacen.

2. Considere la posibilidad de suscribirse a un servicio que incluya ATS y CRM (e incluso más funciones) en uno.

El objetivo de introducir una plataforma SaaS todo en uno en una empresa es hacer que el trabajo sea más rápido, fácil y eficaz. Si das a los empleados dos o tres programas distintos para que los utilicen al mismo tiempo, corres el riesgo de abrumarlos.

Por eso es crucial encontrar un software completo que pueda ocuparse de las tareas que más tiempo consumen, como el seguimiento de los candidatos y la gestión de candidatos y clientes.

Manatal ofrece una prueba gratuita de 14 días, para ayudar a los reclutadores a aprender más sobre el servicio y cómo puede ser el adecuado para ellos. Si estás interesado, inscríbete en la prueba gratuita aquí.

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