¿Alguna vez se ha preguntado cómo clasifican los reclutadores miles de solicitudes de empleo para cada oferta de trabajo? Se necesitarían miles de horas de trabajo para leer y evaluar cada currículum manualmente. Por eso la mayoría de las empresas utilizan un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), un software que automatiza el proceso de contratación y facilita y agiliza a los responsables de selección la búsqueda de los mejores candidatos. A medida que la contratación se vuelve cada vez más competitiva y se basa más en los datos, saber qué es un ATS y cómo aprovecharlo de forma eficaz puede dar a su organización una ventaja significativa. La correcta implementación de un ATS puede transformar su proceso de contratación eliminando tareas administrativas manuales, estandarizando la evaluación de candidatos y proporcionando valiosos análisis sobre su embudo de contratación.
¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos (ATS)?
Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) es un software que gestiona el proceso de selección y contratación. Sirve de base de datos central para las ofertas de empleo, la información sobre los candidatos y las actividades de contratación. Las empresas utilizan un ATS para agilizar su flujo de trabajo de contratación, desde la publicación de ofertas de empleo hasta la selección de currículos y el seguimiento de los candidatos a lo largo del proceso de trabajo contratación.
match Un ATS es un software inteligente que escanea, puntúa y clasifica currículos en función de su adecuación al puesto y a los requisitos de la empresa. También ayuda a los reclutadores a gestionar y comunicarse con los candidatos a través de una plataforma fácil de usar. Con el ATS puedes programar entrevistas, sincronizar calendarios y hacer un seguimiento de los registros de los candidatos.
Un ATS puede facilitar la contratación tanto a los reclutadores como a los candidatos. Es útil para distintos escenarios y necesidades de contratación, tanto si buscas talento diverso, personal estacional o trabajadores remotos, ya que simplifica la contratación electrónica.
¿Cuál es la diferencia entre un ATS y un CRM?
Un ATS y un CRM son herramientas esenciales en los procesos empresariales. Tienen objetivos y funciones distintos. Un ATS se utiliza principalmente en la contratación. Simplifica y automatiza las primeras etapas de la contratación. Por el contrario, un CRM gestiona y analiza las interacciones y los datos de los clientes. Su objetivo es mejorar las relaciones de servicio al cliente e impulsar el crecimiento de las ventas. Aunque ambos sistemas se ocupan de la gestión de datos, están diseñados para objetivos diferentes.
Cómo funciona entre bastidores un sistema de seguimiento de candidatos
Un ATS es un complejo sistema de software que utiliza diversas tecnologías y algoritmos para realizar sus funciones. Saber qué buscar en un ATS es crucial para seleccionar el adecuado. Algunos de los componentes clave de un ATS son:
La base de datos: Aquí es donde se almacena y organiza toda la información sobre los candidatos, vacantes, responsables de contratación y otros datos relevantes. La base de datos puede alojarse in situ o en la nube, en función de las preferencias y necesidades de seguridad de la organización.
El analizador: Un sistema de seguimiento de candidatos extrae la información relevante de currículos, como el nombre, los datos de contacto , la educación, el historial laboral, las habilidades, etc., y la convierte en un formato estandarizado que el ATS puede buscar y analizar fácilmente.
El emparejamiento: Se trata de una herramienta que compara los currículos analizados con los requisitos del puesto y el perfil del candidato ideal, utilizando diversos criterios como palabras clave, habilidades, nivel de experiencia, ubicación, etc., y asigna una puntuación o rango a cada candidato en función de su ajuste.
IA / ML: Un ATS utiliza Inteligencia Artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) para mejorar sus capacidades. Por ejemplo, la IA/ML puede ayudar a crear perfiles dinámicos de candidatos basados en su comportamiento y preferencias; sugerir vacantes o candidatos relevantes basados en el enriquecimiento de datos; predecir resultados futuros como el éxito de la contratación o la rotación; y proporcionar ideas y recomendaciones para mejorar el proceso de contratación.
Colaboración y actividades: Un ATS viene con una función que permite la colaboración sin fisuras y las actividades entre los reclutadores, candidatos y gerentes de contratación a través de correo electrónico o mensajes de texto. La herramienta de comunicación también puede automatizar ciertas tareas, como el envío de confirmaciones, recordatorios, comentarios y actualizaciones, la programación de entrevistas, la generación de reportes, etc.
Integración: Un ATS completo es capaz de integrarse con otros sistemas de software o plataformas que se utilizan en el proceso de contratación. Por ejemplo, la integración puede permitir publicar vacantes en múltiples canales, sincronizar calendarios con proveedores de correo electrónico, importar datos de redes sociales o redes profesionales, exportar datos a sistemas de nóminas o RRHH, etc.
Estos componentes trabajan juntos para crear un flujo de trabajo fluido y eficaz para el proceso de contratación. Dependiendo de las características y funcionalidades del ATS, también puede ofrecer herramientas adicionales como análisis, informes, cuadros de mando, alertas, notificaciones, etc.
7 características comunes de los ATS
1. currículum Parsing
El núcleo de cualquier ATS es su capacidad de análisis currículum . Esta tecnología:
- Extrae y clasifica automáticamente la información de currículos candidatos
- Convierte datos currículum no estructurados en formatos estructurados que permiten realizar búsquedas.
- Identifica las cualificaciones, competencias, experiencia y formación clave.
- Estandariza la información para una comparación coherente entre candidatos
- Reduce la introducción manual de datos, minimizando los errores y ahorrando un valioso tiempo a los responsables de la contratación.
2. Funciones de búsqueda avanzada
Las plataformas ATS ofrecen potentes funciones de búsqueda que permiten a los reclutadores:
- Filtre a los candidatos en función de criterios específicos como sus aptitudes, experiencia, formación o ubicación.
- Utilizar operadores booleanos para crear consultas de búsqueda complejas
- Guardar búsquedas para uso futuro
- Aplicar la búsqueda semántica para encontrar términos conceptualmente similares
- Crear reservas de talentos basadas en los resultados de las búsquedas para futuras oportunidades.
3. Búsqueda y captación de candidatos
Las soluciones ATS modernas van más allá del procesamiento pasivo de solicitudes y se centran en la captación activa de talentos:
- Publicación y distribución de ofertas de empleo en múltiples plataformas
- Integración en las redes sociales para ampliar el alcance de la contratación
- Herramientas de gestión de las relaciones con los candidatos (CRM)
- Desarrollo y fomento de los talentos
- Secuencias automatizadas de captación de candidatos
- Gestión del portal de empleo con procesos de solicitud personalizados
4. Plantillas de correo electrónico y herramientas de comunicación
Una comunicación eficaz es esencial para el éxito de la contratación. Las plataformas ATS ofrecen:
- Plantillas de correo electrónico personalizables para las distintas fases del proceso de contratación
- Mensajes automáticos activados por acciones o plazos específicos
- Capacidades de comunicación masiva para las actualizaciones de los candidatos
- Herramientas de programación de entrevistas con integración de calendario
- SMS y opciones de canales de comunicación alternativos
- Seguimiento y análisis de las respuestas
5. Análisis e informes
La toma de decisiones basada en datos es posible gracias a:
- Métricas de contratación en tiempo real y paneles de indicadores clave de rendimiento (KPI)
- Cálculo del tiempo de contratación y del coste por contratación
- Análisis de la eficacia de las fuentes
- Seguimiento de la diversidad y la inclusión
- Generación de informes personalizados
- análisis proceso de trabajo para identificar cuellos de botella
- Herramientas de previsión de futuras necesidades de contratación
6. Herramientas de colaboración
Los sistemas ATS facilitan los enfoques de contratación basados en equipos mediante:
- Mecanismos centralizados de evaluación y retroalimentación de los candidatos
- tarjetas de puntuación para entrevistas e instrumentos de evaluación normalizados
- Mencionar la funcionalidad a los miembros del equipo de etiquetado
- Notas compartidas y documentación los candidatos
- Entrevistas de vídeo integradas
- Acceso móvil para colaborar sobre la marcha
7. Automatización del flujo de trabajo
Los procesos automatizados aumentan la eficiencia:
- Flujos de trabajo de contratación y cadenas de aprobación personalizables
- Actualizaciones automáticas del estado de los candidatos
- Cuestionarios de preselección y evaluaciones
- Programación de entrevistas y recordatorios
- Generación y gestión de cartas de oferta
- Inicio del proceso de incorporación
- Tramitación de la documentación conformidad
Por qué debe utilizarlo para la contratación
Un ATS puede ofrecer muchas ventajas tanto a los reclutadores como a los candidatos y a las organizaciones. Algunas de estas ventajas son:
1. Buscar y atraer candidatos cualificados
Un ATS puede ayudar a los reclutadores a llegar a un mayor número de candidatos potenciales a través de diversas plataformas y canales. También puede ayudarles a crear una marca de empleador sólida mostrando su cultura, valores, misión, visión, etc., y atrayendo a candidatos que compartan su visión.
Además, un ATS puede ayudar a los reclutadores a encontrar candidatos pasivos que no están buscando trabajo activamente pero que pueden estar interesados en nuevas oportunidades. Por ejemplo, un ATS puede utilizar IA/ML para analizar el comportamiento en línea y las preferencias de los candidatos y enviarles mensajes personalizados o recomendaciones de empleo en función de sus intereses.
2. Aumentar el compromiso de los candidatos
Un ATS puede ayudar a los reclutadores a mantener el interés de los candidatos a lo largo del proceso de contratación ofreciéndoles una comunicación puntual y personalizada. Además, crea una experiencia positiva para el candidato haciendo que el proceso de solicitud sea fácil y usuario; proporcionando información y actualizaciones; respetando su tiempo y privacidad; y respondiendo a sus preguntas e inquietudes.
Por ejemplo, un ATS puede utilizar herramientas de comunicación para enviar mensajes automáticos a los candidatos en distintas fases del proceso de contratación, como acusar recibo de su solicitud, invitarles a una entrevista, informarles de los siguientes pasos, etc.
3. Mejorar la eficiencia y reducir costes
Un ATS puede ayudar a los responsables de selección de personal a ahorrar tiempo y dinero automatizando tareas manuales y repetitivas como la publicación de vacantes, la selección de currículos, la programación de entrevistas, etc. Para más información, lea cómo beneficia un ATS a los directores de RRHH. También puede ayudarles a reducir errores y sesgos al utilizar criterios estandarizados y objetivos para evaluar a los candidatos. Muchos proveedores ofrecen pruebas gratuitas de ATS que permiten a los reclutadores experimentar estas ventajas de primera mano.
Además, un ATS puede ayudarles a optimizar su estrategia de contratación proporcionándoles datos y análisis sobre métricas clave como el coste por contratación, el tiempo de contratación, la calidad de la contratación, etc. Por ejemplo, un ATS puede utilizar herramientas de análisis para escanear currículos con rapidez y precisión; herramientas de comparación para filtrar a los candidatos no cualificados; herramientas de integración para publicar vacantes en múltiples plataformas con un solo clic; etc.
CONOZCA MÁS: Guía paso a paso del sistema de seguimiento de candidatos
4. Optimizar el proceso de incorporación
Un ATS puede ayudar a los responsables de contratación a garantizar una transición fluida de los nuevos empleados de la fase de contratación a la fase de trabajo. Puede ayudarles a proporcionar a los recién contratados toda la información y los documentos necesarios para empezar a trabajar; a presentarles a su equipo y a su jefe; a asignarles tareas y objetivos; y a supervisar su progreso y rendimiento.
Un ATS también puede ayudar a los reclutadores a retener a los nuevos empleados proporcionándoles feedback, reconocimiento y apoyo. Por ejemplo, un ATS puede utilizar herramientas de integración para exportar datos del ATS al sistema de nóminas o de RRHH; herramientas de comunicación para enviar mensajes de bienvenida o encuestas a los nuevos contratados; herramientas de análisis para realizar un seguimiento de su rendimiento o satisfacción; etc.
Este software también ofrece otras ventajas, como la mejora del cumplimiento de la normativa legal o los estándares del sector, la mejora de la colaboración entre los responsables de selección de personal y de contratación, el aumento de la diversidad y la inclusión en el proceso de contratación, y el apoyo a la cultura y los valores de la organización.
Cómo lo hace Manatal: Un ejemplo
Cuando busque una solución de contratación fiable, puede que la variedad de sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) le resulte abrumadora. Cada ATS cuenta con características únicas diseñadas para optimizar su proceso de contratación. Elegir el mejor ATS para las necesidades de su organizaciónpuede ser una tarea desalentadora.
Manatal se distingue en este campo tan saturado. Se trata de un software de reclutamiento IA de primer nivel que acelera la búsqueda y contratación de candidatos. El software está diseñado para equipos de RRHH, agencias de contratación y cazatalentos que quieran simplificar sus procesos de contratación.
El uso de un ATS robusto como Manatal le permite utilizar sus funciones avanzadas. Esto puede hacer que los procesos de contratación sean más fáciles, rápidos y eficaces para todas las partes implicadas.
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Buscar candidatos no tiene que ser difícil.
Cómo utiliza Manatal ATS la IA
Impulsado por la IA, el sistema de seguimiento de candidatos de Manatal automatiza el proceso y le permite hacer las cosas con unos pocos clics. Una vez que tenga listos los anuncios de empleo, Manatal puede ayudarle a compartir los anuncios en más de 2500 canales, incluidos Indeed, LinkedIn, Monster, CareerJet, JobStreet, etc., con un solo clic.
Y para asegurarse de que cubre los puestos vacantes con el talento adecuado sin ningún sesgo, las Recomendaciones de IA de Manatal escanean las descripciones de los puestos y extraen rápidamente las habilidades y requisitos clave. A continuación, cruza los resultados con tu reserva de talento en función de las habilidades, la experiencia y la formación para identificar a los candidatos que mejor encajan en el puesto, teniendo en cuenta su sexo y origen étnico.
Gestión de la contratación
Para los reclutadores, hacer malabarismos entre los responsables de contratación y los candidatos es uno de sus mayores retos. Sin una gestión adecuada, todas las partes podrían acabar teniendo una experiencia accidentada. Con sistemas de gestión de contratación para agilizar su contratación como Manatal, eso ya no será un problema.. Puede seguir y gestionar fácilmente a sus clientes o al responsable de contratación desde la fase de prospección hasta el cierre. También puedes colaborar con tus clientes, darles acceso a los datos de los candidatos para que dejen su opinión sobre las personas de las que les gustaría saber más, y mantenerlos informados 24 horas al día, 7 días a la semana, con la función de mensajería de Manatal.
Informes y análisis
Por último, pero no menos importante, el proceso más esencial al final de cada campaña de contratación es mirar hacia atrás en su rendimiento y pinpoint los errores para llegar a una estrategia más fuerte. Con la función reportes y análisis de Manatal, puedes tener una visibilidad completa de cada métrica clave de tu contratación, realizar un seguimiento de dónde han ido las cosas bien, ver quién de tu equipo ha cometido errores y encontrar una solución adecuada para tu próxima campaña.
MÁS INFORMACIÓN: reportes y análisis de Manatal
Conclusión
Una herramienta eficaz es imprescindible en una guerra por el talento tan acalorada como la actual. Y un sistema de seguimiento de candidatos es una potente herramienta que puede ayudar a los responsables de contratación y a los profesionales de RRHH a gestionar el proceso de contratación de principio a fin.
La capacidad de ayudarles a encontrar y atraer candidatos cualificados, aumentar el compromiso de los candidatos, mejorar la eficacia y reducir los costes, optimizar el proceso de incorporación y mejorar la calidad y cantidad de su reserva de talentos, convierte a ATS en una herramienta esencial para todos los profesionales de la contratación y los recursos humanos.
Preguntas frecuentes
P: ¿Qué métricas deben seguir los reclutadores en un ATS para medir el éxito de la contratación?
R: Para medir el éxito de la contratación, los responsables de selección de personal deben realizar un seguimiento de las métricas clave en un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), como el tiempo de contratación, la calidad de la contratación y el coste por contratación.
- El tiempo de contratación mide la duración desde la publicación del puesto hasta la aceptación de la oferta, mostrando la eficacia del proceso de contratación.
- La calidad de la contratación evalúa el rendimiento a largo plazo y la retención de los nuevos empleados, garantizando que se selecciona el talento adecuado.
- El coste por contratación evalúa la eficiencia financiera calculando los gastos totales de contratación divididos por el número de contrataciones. Al aprovechar un ATS, los reclutadores pueden automatizar la recopilación de datos para estas métricas, obteniendo información en tiempo real para optimizar sus estrategias de contratación.
P: ¿Cómo puede un ATS reducir el tiempo de contratación y qué características específicas contribuyen a ello?
R: Un ATS reduce el tiempo de contratación al automatizar las tareas repetitivas y agilizar los flujos de trabajo, haciendo que el proceso de contratación sea más rápido y eficiente.
- La selección automatizada de currículum filtra rápidamente a los candidatos en función de criterios predefinidos, lo que reduce el tiempo de revisión manual.
- Las herramientas de comunicación centralizadas permiten a los responsables de selección de personal gestionar todas las interacciones con los candidatos en un único lugar, lo que evita retrasos por correos electrónicos dispersos.
- Las integraciones de programación de entrevistas simplifican la coordinación al sincronizarse con los calendarios y reducir las comunicaciones de ida y vuelta.
Estas funciones minimizan el esfuerzo manual, lo que permite a los responsables de selección de personal centrarse en la toma de decisiones críticas y acelerar los plazos generales de contratación.
P: ¿Cuáles son las nuevas tendencias en tecnología ATS que los responsables de selección de personal deberían tener en cuenta en el futuro?
R: Entre las nuevas tendencias en tecnología ATS se incluye la búsqueda de candidatos basada en IA, que utiliza algoritmos para identificar de forma rápida y precisa a los mejores candidatos en función de los requisitos del puesto. El análisis predictivo ayuda a prever las necesidades de contratación y el éxito de los candidatos a partir de datos históricos, lo que mejora la toma de decisiones. La integración con otras herramientas de RR.HH., como los sistemas de incorporación y gestión del rendimiento, crea un ecosistema de RR.HH. sin fisuras para mejorar la eficiencia. Además, las interfaces móviles y los chatbots para la participación de los candidatos mejoran la accesibilidad y la comunicación, haciendo que la contratación sea más ágil y moderna. Estos avances harán que la contratación sea más inteligente y se base más en los datos.
P: ¿Cómo ayuda un ATS como Manatal a las pequeñas empresas en comparación con las grandes?
R: Un ATS como Manatal ayuda a las pequeñas empresas con una plataforma asequible y fácil de usar que incluye funciones esenciales como la publicación de ofertas de empleo, el seguimiento de candidatos y la elaboración de informes básicos, lo que les permite gestionar la contratación sin necesidad de grandes recursos. Para las grandes empresas, Manatal ofrece personalización avanzada, flujos de trabajo complejos e integraciones con sistemas empresariales, adaptándose a la contratación de gran volumen y a las operaciones globales. Mientras que las pequeñas empresas se benefician de su sencillez y rentabilidad, las grandes aprovechan su escalabilidad y sólida funcionalidad. La flexibilidad de Manatal garantiza que satisface eficazmente las necesidades únicas y la escala de ambos tipos de organizaciones.
P: ¿En qué se diferencia la función de búsqueda de candidatos de Manatal de las integraciones estándar de los portales de empleo?
R: La función de búsqueda de candidatos de Manatal destaca por el uso de la IA para buscar candidatos de forma proactiva a través de diversos canales, como las redes sociales, las redes profesionales y las bases de datos internas, en lugar de basarse únicamente en los candidatos de los portales de empleo. De este modo, se crea una reserva de talento más amplia y diversa, incluidos los candidatos pasivos que no se presentan de forma activa. También incluye herramientas automatizadas de contacto y participación para agilizar la comunicación y aumentar la eficiencia. Por el contrario, las integraciones estándar de los portales de empleo dependen de que los candidatos envíen sus solicitudes directamente, lo que limita el alcance a los solicitantes de empleo activos. El enfoque de Manatal es más dinámico y amplio, lo que mejora la captación de talento.
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