Guía definitiva del sistema de seguimiento de solicitantes | Cómo funciona

¿Te has preguntado alguna vez cómo clasifican los reclutadores miles de solicitudes de empleo para cada oferta? Se necesitarían miles de horas de trabajo para leer y evaluar cada currículum manualmente. Por eso la mayoría de las empresas utilizan un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), un software que automatiza el proceso de contratación y facilita y agiliza la búsqueda de los mejores candidatos por parte de los responsables de selección. Pero, ¿cómo funciona exactamente un sistema de seguimiento de candidatos?

match Un ATS es un software inteligente que escanea, puntúa y clasifica currículos en función de su adecuación al puesto y a los requisitos de la empresa. También ayuda a los reclutadores a gestionar y comunicarse con los candidatos a través de una plataforma fácil de usar. Con el ATS puedes programar entrevistas, sincronizar calendarios y hacer un seguimiento de los registros de los candidatos.

Un ATS puede facilitar la contratación tanto a los reclutadores como a los candidatos. Es útil para distintos escenarios y necesidades de contratación, tanto si buscas trabajadores remotos, talento diverso o personal estacional.

Cómo funciona entre bastidores un sistema de seguimiento de candidatos

Un ATS es un complejo sistema informático que utiliza diversas tecnologías y algoritmos para realizar sus funciones. Algunos de los componentes clave de un ATS son:

La base de datos: Aquí es donde se almacena y organiza toda la información sobre los candidatos, vacantes, los responsables de contratación y otros datos relevantes. La base de datos puede alojarse in situ o en la nube, en función de las preferencias y necesidades de seguridad de organización.

El analizador: Un ATS extrae información relevante de currículos, como nombre, contacto detalles, educación, historial laboral, habilidades, etc., y la convierte en un formato estandarizado que puede ser fácilmente buscado y analizado por el ATS.

El emparejamiento: se trata de una herramienta que compara la página currículos analizada con los requisitos del puesto y el perfil del candidato ideal, utilizando diversos criterios como palabras clave, competencias, nivel de experiencia, ubicación, etc., y asigna una puntuación o clasificación a cada candidato en función de su adecuación.

IA / ML: Un ATS utiliza Inteligencia Artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) para mejorar sus capacidades. Por ejemplo, la IA/ML puede ayudar a crear perfiles dinámicos de candidatos basados en su comportamiento y preferencias; sugerir vacantes o candidatos relevantes basados en el enriquecimiento de datos; predecir resultados futuros como el éxito de la contratación o la rotación; y proporcionar ideas y recomendaciones para mejorar el proceso de contratación.

Comunicación: Un ATS viene con un función que permite una comunicación fluida entre reclutadores, candidatos y responsables de contratación a través de correo electrónico o mensajes de texto. La herramienta de comunicación también puede automatizar ciertas tareas como el envío de confirmaciones, recordatorios, comentarios y actualizaciones; la programación de entrevistas; la generación de reportes; etc.

Integración: Un ATS con todas las funciones es capaz de integrarse con otros sistemas de software o plataformas que se utilizan en el proceso de contratación. Por ejemplo, la integración puede permitir publicar vacantes en múltiples canales; sincronizar calendarios con proveedores de correo electrónico; importar datos de redes sociales o profesionales; exportar datos a sistemas de nóminas o RRHH; etc.

Estos componentes trabajan juntos para crear un flujo de trabajo fluido y eficaz para el proceso de contratación. Dependiendo de las características y funcionalidades del ATS, también puede ofrecer herramientas adicionales como análisis, informes, cuadros de mando, alertas, notificaciones, etc.

Por qué debe utilizarlo para la contratación

Un ATS puede ofrecer muchas ventajas tanto a los reclutadores como a los candidatos y a las organizaciones. Algunas de estas ventajas son:

1. Buscar y atraer candidatos cualificados

Un ATS puede ayudar a los reclutadores a llegar a un mayor número de candidatos potenciales a través de diversas plataformas y canales. También puede ayudarles a crear una marca de empleador sólida mostrando su cultura, valores, misión, visión, etc., y atrayendo a candidatos que compartan su visión.

Además, un ATS puede ayudar a los reclutadores a encontrar candidatos pasivos que no están buscando trabajo activamente pero que pueden estar interesados en nuevas oportunidades. Por ejemplo, un ATS puede utilizar IA/ML para analizar el comportamiento en línea y las preferencias de los candidatos y enviarles mensajes personalizados o recomendaciones de empleo en función de sus intereses.

2. Aumentar el compromiso de los candidatos

Un ATS puede ayudar a los reclutadores a mantener el interés de los candidatos a lo largo del proceso de contratación ofreciéndoles una comunicación puntual y personalizada. También puede ayudarles a crear una experiencia positiva para el candidato haciendo que el proceso de solicitud sea fácil y usuario-friendly; proporcionando información y actualizaciones; respetando su tiempo y privacidad; y respondiendo a sus preguntas y preocupaciones.

Por ejemplo, un ATS puede utilizar herramientas de comunicación para enviar mensajes automáticos a los candidatos en distintas fases del proceso de contratación, como acusar recibo de su solicitud, invitarles a una entrevista, informarles de los siguientes pasos, etc.

3. Mejorar la eficiencia y reducir costes

Un ATS puede ayudar a los reclutadores a ahorrar tiempo y dinero automatizando tareas manuales y repetitivas como publicar vacantes, filtrar currículos, programar entrevistas, etc. También puede ayudarles a reducir errores y sesgos al utilizar criterios estandarizados y objetivos para evaluar a los candidatos.

Además, un ATS puede ayudarles a optimizar su estrategia de contratación proporcionándoles datos y análisis sobre métricas clave como el coste por contratación, el tiempo de contratación, la calidad de la contratación, etc. Por ejemplo, un ATS puede utilizar herramientas de análisis para escanear currículos con rapidez y precisión; herramientas de comparación para filtrar a los candidatos no cualificados; herramientas de integración para publicar vacantes en múltiples plataformas con un solo clic; etc.

CONOZCA MÁS: Guía paso a paso del sistema de seguimiento de candidatos

4. Optimizar el proceso de incorporación

Un ATS puede ayudar a los responsables de contratación a garantizar una transición fluida de los nuevos empleados de la fase de contratación a la fase de trabajo. Puede ayudarles a proporcionar a los recién contratados toda la información y los documentos necesarios para empezar a trabajar; a presentarles a su equipo y a su jefe; a asignarles tareas y objetivos; y a supervisar su progreso y rendimiento.

Un ATS también puede ayudar a los reclutadores a retener a los nuevos empleados proporcionándoles feedback, reconocimiento y apoyo. Por ejemplo, un ATS puede utilizar herramientas de integración para exportar datos del ATS al sistema de nóminas o de RRHH; herramientas de comunicación para enviar mensajes de bienvenida o encuestas a los nuevos contratados; herramientas de análisis para realizar un seguimiento de su rendimiento o satisfacción; etc.

Un ATS también puede ofrecer otras ventajas, como mejorar el cumplimiento de la normativa legal o los estándares del sector, mejorar la colaboración entre los responsables de selección y contratación, aumentar la diversidad y la inclusión en el proceso de contratación y apoyar la cultura y los valores de la organización.

Cómo lo hace Manatal: Un ejemplo

Si busca una solución de contratación fiable y eficaz, es posible que se sienta abrumado por la gran cantidad de sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) disponibles actualmente en el mercado. Cada ATS afirma tener características y capacidades únicas que pueden optimizar su proceso de contratación. Pero, ¿cómo saber cuál es el más adecuado para usted?

Un ATS que destaca entre la multitud es Manatal. Manatal es una IA líder software de reclutamiento que le ayuda a buscar y contratar candidatos más rápidamente. Está diseñado para equipos de RRHH, agencias de contratación y headhunters que quieran simplificar y agilizar su flujo de trabajo de contratación.

Cómo utiliza Manatal ATS la IA

Impulsado por la IA, el sistema de sistema de seguimiento de candidatos es capaz de automatizar el proceso y te permite hacer las cosas con unos pocos clics. Una vez que tenga listos los anuncios de empleo, Manatal puede ayudarle a compartirlos en más de 2.500 canales, como Indeed, LinkedIn, Monster, CareerJet, JobStreet, etc., con un solo clic.

Y para asegurarse de que cubre los puestos vacantes con el talento adecuado sin ningún sesgo, las Recomendaciones de IA de Manatal escanean las descripciones de los puestos y extraen rápidamente las habilidades y requisitos clave. A continuación, cruza los resultados con tu reserva de talento en función de las habilidades, la experiencia y la formación para identificar a los candidatos que mejor encajan en el puesto, teniendo en cuenta su sexo y origen étnico.

Gestión de la contratación

Para los reclutadores, hacer malabarismos entre los responsables de contratación y los candidatos es uno de sus mayores retos. Sin una gestión adecuada, todas las partes podrían acabar teniendo una experiencia accidentada. Con el CRM de Reclutamiento de Manatal, eso ya no será un problema. Puede seguir y gestionar fácilmente a sus clientes o al responsable de contratación desde la fase de prospección hasta el cierre. También puede colaborar con sus clientes, concederles acceso a los datos de los candidatos para que dejen sus opiniones sobre las personas de las que les gustaría saber más, y mantenerlos informados 24 horas al día, 7 días a la semana, con la función de mensajería de Manatal.

Informes y análisis

Por último, pero no por ello menos importante, el proceso más esencial al final de cada campaña de contratación es echar la vista atrás al rendimiento y pinpoint a los errores para elaborar una estrategia más sólida. Con reportes & Analytics función de Manatal, puedes tener una visibilidad completa de cada métrica clave de tu contratación, realizar un seguimiento de dónde han ido bien las cosas, ver quién de tu equipo ha cometido errores y encontrar una solución adecuada para tu próxima campaña.

MÁS INFORMACIÓN: Manatal's reportes & Analytics

Conclusión

Una herramienta eficaz es imprescindible en una guerra por el talento tan acalorada como la actual. Y un sistema de seguimiento de candidatos es una potente herramienta que puede ayudar a los responsables de contratación y a los profesionales de RRHH a gestionar el proceso de contratación de principio a fin.

La capacidad de ayudarles a encontrar y atraer candidatos cualificados, aumentar el compromiso de los candidatos, mejorar la eficacia y reducir los costes, optimizar el proceso de incorporación y mejorar la calidad y cantidad de su reserva de talentos, convierte a ATS en una herramienta esencial para todos los profesionales de la contratación y los recursos humanos.

Al utilizar un potente ATS como Manatal, puede aprovechar sus innovadoras funciones para hacer que el proceso de contratación sea más fácil, más rápido y mejor para todos los implicados.

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