Cómo mejoran la productividad los sistemas de seguimiento de candidatos

En los últimos años, empresas de todos los sectores han recurrido a los datos para impulsar la productividad y el rendimiento. Para los reclutadores y los equipos de RRHH que buscan superar la escasez de talento, un sistema de seguimiento de candidatos pone en marcha un flujo único de datos críticos sobre estrategias de reclutamiento. Esto permite a las empresas recopilar datos y organizar las perspectivas en función de sus habilidades.

Un sistema de seguimiento de candidatos de alta calidad puede acelerar el proceso de contratación, especialmente cuando está basado en inteligencia artificial. Las empresas y los reclutadores ahorran tiempo al no tener que clasificar manualmente cientos o incluso miles de solicitudes que no cumplen los requisitos básicos para los puestos vacantes.

Aunque la información de los candidatos puede guardarse en varios sistemas, sólo los mejores sistemas de seguimiento de candidatos pueden realizar un seguimiento de todas las interacciones y permitir que usuarios las recupere fácilmente. 

Esto facilita la búsqueda y el filtrado de currículos y otra información sobre las candidaturas para acortar el tiempo que se tarda en cubrir un puesto.

A lo largo del proceso de contratación, la colaboración se simplifica con comentarios y notas sobre un posible candidato en un sistema de seguimiento de candidatos. Algunas de estas soluciones facilitan a los ocupados reclutadores y responsables de contratación la colaboración desde un dispositivo móvil.

La inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural son dos de las tecnologías más avanzadas empleadas por los mejores sistemas de seguimiento de candidatos. Estas tecnologías examinan algorítmicamente currículos en busca de palabras clave matches y otros patrones mediante diversas técnicas.

Fundamentalmente, los sistemas de seguimiento de candidatos permiten una comunicación multicanal que puede realizarse simultáneamente. Por ejemplo, permiten a los reclutadores publicar un único anuncio de empleo en varias bolsas de trabajo a la vez. A continuación, ayuda a clasificar la multitud de solicitudes que llegan, puntuando a los candidatos en función de los requisitos previos que son fundamentales para el puesto. 

Para las pequeñas y medianas empresas, una mejora tecnológica como ésta reduce el tiempo dedicado al trabajo manual y aumenta considerablemente la posibilidad de tomar decisiones de contratación basadas en datos.

Empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de los sistemas de seguimiento de candidatos, pero las que contratan a menudo a nuevos empleados u obtienen un gran número de candidatos para cada puesto son las que los encontrarán más útiles.

Es probable que un sistema de seguimiento de candidatos ofrezca un alto retorno de la inversión para las empresas de alto crecimiento que buscan ampliar sus equipos y operaciones. Para las pequeñas empresas o startups en fase de alto crecimiento, el ATS se convierte en una herramienta inestimable que agiliza los procesos de contratación tediosos o complejos que requieren más recursos. 

Ventajas de un sistema de seguimiento de candidatos

1. Permite dedicar más tiempo a tareas de valor añadido

El uso de un sistema automatizado de seguimiento de candidatos tiene varias ventajas, pero uno de los factores más importantes que impulsan a los reclutadores a invertir en un ATS es que ahorra tiempo.

Todo este proceso puede completarse en cuestión de segundos en lugar de horas, gracias a la eliminación de la publicación manual y el listado en sitios de empleo, así como la clasificación de los solicitantes.

2. Proporciona una visión global y centralizada

Una visión única de todos los puntos de datos de contratación elimina esencialmente los silos de datos y la posibilidad de conjuntos de datos contradictorios procedentes de múltiples partes que trabajan en una campaña de contratación. 

Al integrar todos los datos en un único panel de control, los reclutadores, los responsables de contratación y los clientes podrán revisar los resultados de todo el proceso. Ni que decir tiene que las operaciones se agilizan y las decisiones se toman con mayor conocimiento de causa. 

Piensa en lo mucho más productivo que puedes ser si ya no tienes que lidiar con varios correos electrónicos cuentas, hojas de cálculo y la necesidad de llevar un registro de citas y notas, ya que todo queda registrado en una única plataforma.

3. Simplifica la publicación de ofertas de empleo

Un sistema de seguimiento de candidatos le permite publicar un anuncio de empleo en muchas plataformas con un solo clic.

Las ofertas de empleo pueden publicarse simultáneamente en diferentes bolsas de trabajo sin tener que publicarlas individualmente en distintas plataformas. 

Además, puede facilitar información como la descripción del puesto, la remuneración, la ubicación y las prestaciones.

Un sistema de seguimiento de candidatos también le permite personalizar su página profesional, que es un canal importante para los solicitantes de empleo que quieren saber más sobre la empresa y su cultura de trabajo. 

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4. Mejora de la calidad de los candidatos 

Cada vez más empresas emplean una amplia gama de medidas para definir la calidad de sus nuevos trabajadores. Con un ATS basado en IA, los candidatos más cualificados reciben una puntuación en función de los requisitos y filtros preestablecidos. 

Esto optimiza el proceso de selección y ofrece a los responsables de contratación una visión más profunda de la calidad de los candidatos que solicitan un puesto desde cualquier canal, en función de los criterios establecidos. 

Esto puede ayudar de dos maneras. Por un lado, le permite examinar la eficacia de una campaña de empleo en un canal específico y, por otro, le ayuda a identificar con antelación a los candidatos mejor cualificados. 

5. Fomenta la comunicación interdepartamental

Una mala comunicación entre los distintos departamentos, como el de selección de personal y el de contratación, puede causar graves complicaciones a lo largo del proceso de contratación.

Un sistema de seguimiento de candidatos facilita la comunicación entre los responsables de contratación y otras personas implicadas en el proceso de contratación. También permite enviar mensajes a un gran número de destinatarios a la vez y distribuir las tareas según un calendario predeterminado. Todos los miembros del equipo pueden participar en el proceso y aportar comentarios y valoraciones sobre cada candidato.

El portalinvitado de Manatal función permite a las distintas partes trabajar juntas a la perfección durante todo el proceso de contratación. Los equipos de RRHH o de contratación pueden invitar a los responsables de contratación a ver o participar en el proceso. Al mismo tiempo, las agencias de contratación pueden compartir los perfiles de los candidatos con sus clientes directamente en la plataforma. 

A menudo, en un trabajo de ritmo acelerado, las interrupciones en la comunicación provocan tiempos muertos, planes de acción estancados y una mayor insatisfacción. Al permitir el acceso a Manatal, invitados podrá mantener a todo el mundo informado y seguir el progreso de los candidatos.

6. Acelera las decisiones

La contratación es uno de los aspectos más críticos de la salud financiera de una empresa, e incluso el más mínimo paso en falso puede tener un impacto significativo en los costes, la productividad y el rendimiento.

Por lo tanto, con todo el mundo informado a través de un sistema de seguimiento de candidatos -y todas las solicitudes y procesos accesibles en un único lugar-, los empresarios pueden hacerse una mejor idea del proceso de contratación.

Una vez implantado el sistema de seguimiento de candidatos, todo el proceso de contratación -desde la recepción de solicitudes hasta el examen de idoneidad, la concertación de entrevistas y, por último, la selección del mejor candidato- se vuelve mucho más eficaz.

Además, el uso de las funciones automatizadas de contacto mejora el proceso de contratación, permitiendo el seguimiento general y la transferencia de candidaturas. 

En pocas palabras, un sistema de seguimiento de candidatos simplifica los numerosos procedimientos de su agencia de contratación, permitiéndole tomar decisiones basadas en datos con mayor certeza.

7. Más impacto de su inversión

Cuando se trata de soluciones de contratación, es difícil saber dónde asignar los fondos. Una confusión de este tipo puede llevar a la empresa a despilfarrar mucho dinero, lo que a su vez genera pérdidas.

Una empresa puede gastar en publicar anuncios de empleo en múltiples medios y canales cuando podría haberlo hecho mejor, por ejemplo, en una red social bien orientada.  

Ver datos inmediatos sobre el rendimiento de sus anuncios de empleo en los distintos canales le permitirá tomar decisiones de mayor impacto sobre cómo gastar su presupuesto para obtener los mejores resultados.

8. Mejora de la experiencia del candidato

Un proceso eficaz de contratación y presentación de candidaturas es la clave del éxito de su empresa.

Estos mismos candidatos pueden hablar favorablemente de su empresa, lo que le ayudará a alcanzar una posición más fuerte en el mercado.

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9. Generación automática de informes

Una de las muchas ventajas de utilizar un sistema de seguimiento de candidatos es la posibilidad de controlar todo el proceso de contratación de principio a fin.

Para controlar el progreso del proyecto, se recopilan datos de las distintas fases del flujo de trabajo, incluidas las listas de empleo. El análisis del rendimiento de las redes sociales puede realizarse mediante un sistema de seguimiento de candidatos.

Esto ayuda a las empresas a identificar y optimizar los fallos e ineficiencias de los procesos. En pocas palabras, agiliza el proceso de contratación y facilita la búsqueda y contratación de nuevos empleados. Una de las características más importantes de cualquier programa de contratación es la capacidad de automatizar tareas repetitivas.

¿Cómo ahorra tiempo y dinero a una empresa un sistema de seguimiento de candidatos?

No se trata de si un sistema de seguimiento de candidatos le ahorrará tiempo y dinero, sino de cuánto. Hay muchas formas en las que un sistema de seguimiento de candidatos puede ahorrar tiempo y dinero a una empresa. 

Entre ellas figuran:

• Evite los anuncios de empleo remunerados cuando ya disponga de candidatos adecuados en su reserva de talento. Si un puesto está vacante debido a la rotación de personal, puede haber candidatos que podrían incorporarse directamente al nuevo puesto sin necesidad de un periodo prolongado de formación o adaptación. Si no se tiene en cuenta a esos candidatos porque no están buscando trabajo activamente, se está perdiendo una fuente de talento que puede ahorrar costes.

• Reducir el número de candidatos que necesita entrevistar. Si un candidato no puede superar una primera criba, no tiene sentido seguir entrevistándole, a menos que tenga habilidades o cualificaciones especiales que le hagan destacar entre otros candidatos para puestos similares. De este modo, es más fácil y rápido identificar a los que tendrán éxito en su proceso de contratación.

Ni que decir tiene que también le ahorrará tiempo dedicado a revisar físicamente documentos de solicitud como currículos o CV, cuya lectura puede resultar tediosa en primer lugar. 

Si los miembros de su equipo dedican la mayor parte de su semana laboral a otras tareas, como rellenar formularios para los solicitantes, significa que está perdiendo la productividad potencial que generan sus empleados.

Según cifras publicadas en este artículo de Harvard Business Review, las grandes empresas priorizan la producción (hacer más con el mismo número de recursos) sobre la eficiencia (hacer lo mismo con menos). ¿Cómo caracterizarías a ambas a la luz de esto?

A pesar de sus aparentes similitudes, estas dos técnicas pueden tener implicaciones radicalmente distintas en el éxito a largo plazo de una empresa y en el rendimiento de sus inversiones.

Los resultados del estudio recogido en el artículo demostraron que los trabajadores desean ser más productivos, pero las organizaciones suelen obstaculizar la consecución de este objetivo. Tras encuestar a 300 altos ejecutivos de grandes empresas de todo el mundo, descubrieron que los que adoptaban una mentalidad de eficiencia eran más de un 40% más productivos.

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Reflexiones finales

Con el uso de herramientas de sistemas de seguimiento de candidatos, el tiempo que se tarda en completar una solicitud puede reducirse drásticamente. Las empresas encontrarán que la técnica racionalizada es mucho más eficiente, sobre todo cuando se trata de un gran número de candidatos.

Encontrar nuevo personal para su empresa puede ser un proceso difícil, por lo que querrá estar seguro de elegir la opción correcta. El uso de un sistema de seguimiento de candidatos puede ahorrar mucho tiempo y trabajo a los reclutadores y responsables de contratación y la forma en que su organización recluta y aumentar su cuenta de resultados.

Manatal ofrece a los reclutadores y equipos de RRHH una forma de reducir las tareas manuales y mejorar la productividad. Con una puntuación de candidatos basada en IA y un panel de control de datos único para una mayor colaboración y toma de decisiones, nuestro ATS es una inversión estratégica que ayuda a los equipos a mejorar la productividad y ahorrar costes.

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