EP113: Cloudreach - Cómo pueden afectar a la contratación los procesos de AT rotos

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Esta transcripción ha sido editada para mayor claridad.

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Lydia: Bienvenidos al podcast All-In Recruitment de Manatal, donde exploramos las mejores prácticas, aprendizajes y tendencias con líderes del espacio de reclutamiento. Si te gusta nuestro contenido, suscríbete a nuestros canales en YouTube y Spotify y permanece atento a nuestros episodios semanales.

Soy su anfitriona, Lydia, y hoy está con nosotros Raj Ghir, recientemente en Cloudreach. Bienvenido al programa, Raj.

Raj: Hola Lydia, gracias por recibirme. Es un placer estar aquí.

Optimizar el proceso de contratación haciendo más con menos Mentalidad

Lydia: ¿Cómo ha sido tu trayectoria en Adquisición de Talento hasta ahora? Te apasiona este campo. Cuáles son algunas de las principales observaciones que has hecho recientemente sobre el sector?

Raj: Llevo en el mundo de la selección de personal unos 10 años. Empecé en una agencia, trabajando con varias empresas tecnológicas. Siempre ha habido muchas empresas tecnológicas. Creo que a lo largo de mi trayectoria, me he inclinado más hacia el lado de la experiencia del candidato y el deseo de ofrecer un buen servicio, pero también de colaborar con los responsables de contratación y las partes interesadas para ofrecer un proceso realmente bueno.

Creo que mi trayectoria me está llevando de forma natural a puestos más internos como socio de adquisiciones y a convertirme más en socio de nivel sénior, que fue mi puesto más reciente. Creo que me ayudó a impulsar esa pasión y a centrarme en lo que quiero hacer en torno a la contratación centrada en el ser humano, centrándome en la experiencia del candidato y en todo lo que hacemos, además de intentar optimizar los procesos.

En cuanto a la observación, todos sabemos lo que ha pasado en los últimos años, con los despidos y mucha gente estupenda sin trabajo. Lo que he observado, en términos de tendencia, es que las empresas quieren centrarse en hacer más con menos, por así decirlo, por lo que no necesariamente contratan grandes equipos de AT como hemos visto en el pasado. Sin duda, he observado un aumento de la tecnología de contratación, más empresas de tecnología de contratación que se acercan y, obviamente, un gran impulso en torno a la IA.

Es un tema que está dando mucho que hablar en estos momentos. Y sí, lo que he observado es cómo podemos utilizar la tecnología no sólo para agilizar los procesos, sino para mejorar el proceso en general. Así que, sí, es un momento muy interesante para la contratación y algo que hay que explorar más.

Lydia: Sí, y observando la tendencia, como has dicho, se trata de más tecnología y diferentes formas de crear estos procesos dentro de tus equipos e incluso dentro de organización. También se trata de tratar con las diferentes partes interesadas.

En relación con esto, ¿qué áreas prioriza a la hora de trabajar con las distintas partes interesadas dentro de una empresa?

Raj: Creo que, en mi caso, lo que buscas es atraer a grandes talentos. En mi caso, siempre me centro en los datos del proceso de contratación, en las diferentes tasas de conversión y en cosas como "el tiempo de contratación", "en qué te puedes centrar" y "¿hay algún cuello de botella o problema?". Siempre me centro en lo que es desde la perspectiva del candidato, cuando estamos construyendo o entregando un proceso. Quiero centrarme mucho en eso.

Intento centrarme mucho en cómo nos comunicamos con los candidatos en cada etapa, cómo se les mantiene informados y comprometidos a lo largo de nuestro proceso, lo que creo que es muy importante para ofrecer una experiencia positiva. Las cosas en las que nos centramos en Cloudreach, estamos buscando cosas como paquetes de candidatos, especialmente en el mundo donde hay mucha más contratación remota y entrevistas de vídeo cuando comienzan el proceso, para ayudarles a entender cómo es ese proceso de entrevista, qué esperar, cosas sobre la cultura de la empresa, y no sólo decir cosas que es un gran lugar para trabajar, sino realmente darles cosas tangibles para ver en términos de ¿cómo trabajamos? ¿Cómo nos comunicamos? ¿Cómo se recompensan los buenos resultados?

Creo que es muy importante ofrecer un discurso completo a los candidatos. Así que creo que eso es algo en lo que realmente trato de centrarme cuando se trata de vivir la experiencia de un candidato. Pero creo que también hay cosas que podemos hacer entre bastidores que pueden ayudar a mejorar la eficiencia.

Lo primero en lo que siempre intento centrarme es en la conversación inicial con los responsables de contratación. Ese briefing de funciones, ¿cómo nos alineamos con los responsables de contratación desde el principio para ayudarnos a ofrecer un gran proceso? Desarrollé algo aquí en Cloudreach que nos centró en una plantilla que permitía a los reclutadores capturar toda la información que pudieran y casi tratar este documento como un recurso para cualquier papel en particular. De nuevo, es un lugar que puedes utilizar para acceder a toda la información sobre tu estrategia de contratación y cómo estás reclutando para un puesto en particular. O algo que se puede utilizar como plantilla en el futuro.

Otras cosas sobre cómo podemos acelerar la incorporación de candidatos a la parte superior del embudo. Una de las cosas que descubrimos fue lo que llamamos "sprints de talento", en los que un grupo de personas del equipo se reúne y busca un puesto concreto para ayudar a aumentar el número de personas que entran en el proceso. Luego nos centramos en cosas como la formación de los entrevistadores, en intentar mantener unos estándares más altos y, como he dicho antes, en hacer un seguimiento de los datos para asegurarnos de que todo lo que estamos haciendo funciona.

No es implementar un montón de cosas, y al final no funciona. Para mí, esas son las principales prioridades que trato de priorizar: cómo podemos alinearnos, cómo podemos ofrecer procesos excelentes y mantener siempre la experiencia del candidato al frente de todo lo que hacemos.

Garantizar la equidad y la coherencia entre todos los candidatos con entrevistas estructuradas

Lydia: Hablando de las experiencias de los candidatos, volvamos a la experiencia más básica, o más bien la experiencia por defecto, que es el proceso de entrevista.

Desde su punto de vista, o su experiencia hasta ahora, las diferentes iniciativas o las diferentes plantillas que ha creado, ¿cuáles son algunos de los componentes clave de un proceso de entrevista eficaz, especialmente para que lo sigan los reclutadores?

Raj: En mi opinión, la dirección cornerstone de un proceso de entrevistas eficaz se reduce a dos aspectos: la estructura y la imparcialidad. Cuando se examina la estructura, lo que se busca es cómo evaluar a los candidatos de forma objetiva, pero también justa. En todos los lugares en los que trabajo, una cosa que tiene que ser realmente primordial a la hora de ofrecer esa estructura es desarrollar un tarjetas de puntuación conciso y detallado.

Por lo tanto, tener criterios establecidos, como qué aspecto tiene una buena (contratación) y cómo estamos puntuando algo, es muy fácil de seguir para los entrevistadores y los responsables de contratación. Permite que todos los candidatos del proceso sean entrevistados de forma justa y de la misma manera. No queremos crear un proceso que difiera de un candidato a otro. Así que creo que eso, en primer lugar, es muy importante, y tener esa estructura, creo que se presta a que los responsables de contratación no se desvíen demasiado de ella y hagan preguntas a un candidato que no se pueden hacer a otro.

Tenemos que intentar que sea lo más justo posible. Y creo que eso contribuye a estructurar la forma en que damos nuestra opinión a los candidatos. Contar con esa estructura nos permite, como reclutadores, volver a los candidatos que han tenido éxito o que no lo han tenido, con comentarios muy detallados sobre los puntos en los que se han quedado un poco cortos y los puntos de mejora, pero manteniendo las cosas lo más estructuradas posible.

Una vez más, todo lo que hacemos con ese material no consiste únicamente en marcar una casilla y asegurarnos de que hemos hecho una cosa, sino en proporcionar información realmente sólida y práctica que respete esencialmente el esfuerzo y el tiempo de los candidatos.

Así pues, creo que disponer de esa estructura ofrece a todos los candidatos una oportunidad justa de impresionar, pero también nos permite a los responsables de la contratación comprender realmente qué es lo que estamos evaluando. Estás eliminando la opinión en la medida de lo posible, y utilizando todo en términos de enfoque de datos para tomar una decisión. Creo que los datos son la base sobre la que hay que centrarse y, a partir de ahí, mejorar las cosas.

Utilizar los comentarios de los candidatos para mejorar los procesos de contratación

Lydia: Ahora, obtener la opinión de los candidatos, en teoría, suena como que va a suceder y tiene todo este bucle de retroalimentación. Pero en realidad, ¿qué probabilidades hay de que un candidato te dé su opinión después de la entrevista?

Raj: Creo que es complicado y no se puede esperar que todos los candidatos lo hagan. Pero creo que en gran parte se debe a la experiencia que tienen a lo largo del proceso. Para mí, es más probable que los candidatos te den su opinión si han tenido una experiencia positiva o si algo no ha ido bien. Pero creo que también es importante mantener una conversación abierta durante todo el proceso.

Así que no se trata de que salgan de un proceso y luego les pidas opinión. Creo que en tus conversaciones con los candidatos, construir esa relación crea ese diálogo abierto. Creo que abre a los candidatos y los relaja un poco. Así, al final del proceso, si preguntas, es más probable que obtengas esa respuesta. Pero, de nuevo, no se puede esperar que los candidatos la den siempre, pero creo que es una buena manera de obtenerla, y puedo hablar de ello con más detalle.

Pero para mí, recibir comentarios de candidatos que fueron objetivos es, creo, uno de los mejores comentarios que puedes recibir como reclutador. Si alguien consigue el trabajo, es probable que siempre recibas comentarios muy positivos. Y quizá no sea la más honesta, pero creo que tener esa franqueza también puede permitirte obtener opiniones no tan positivas, algunas negativas, pero cosas que puedes utilizar en el futuro.

Lydia: Por lo tanto, en términos de evaluación de una evaluación en las diferentes habilidades de entrevista que tiene para su equipo, los que están dentro de su equipo de reclutamiento, ¿cómo hacer para evaluar la eficacia de sus habilidades de entrevista?

Raj: Creo que lo más importante es crear una cultura en la que el equipo se sienta cómodo compartiendo lo que ha funcionado y lo que no. Creo que la clave es estar abierto a los comentarios.

Para mí, lo más importante es que nadie es perfecto. Nadie va a ser capaz de hacerlo todo bien el 100% de las veces, y todos vamos a cometer grandes errores o hacer cosas que quizá no hayamos aprendido todavía. Para mí, aprender de las experiencias es fundamental. Imparto sesiones de formación al equipo con bastante regularidad para mantenerles al día de las normas y de lo que esperamos. Pero tampoco pretendo saberlo todo, así que aprendo del equipo y capto cosas que han funcionado bastante bien.

Pero, además, toda la información que recibimos de los candidatos es útil. Para mí, eso es muy importante. Y lo que hemos intentado hacer aquí en Cloudreach también es incorporar eso en guías y plantillas que incluso los recién llegados al equipo puedan utilizar para ver cuáles son las mejores prácticas. No queremos necesariamente que la gente trabaje con un guión a la hora de entrevistar, sino que entienda qué técnicas pueden funcionar mejor que otras. Y, de nuevo, hay que hacerlo lo más personal posible. Pero creo que tener esa apertura para aprender siempre y estar abierto a los comentarios, aunque a veces sean negativos, ayuda a mejorar siempre.

Lydia: Es sin duda un elemento cultural dentro del equipo de contratación poder crear ese hábito o rutina en la que todo el mundo esté abierto a recibir comentarios y esté dispuesto a darlos sin dudarlo.

Raj: Sí, y creo que también se reduce a la relación con el director de contratación y el director con el que estás contratando. ¿Entiendes bien el puesto para el que estás contratando? Así también puedes hacer las preguntas adecuadas. Antes, la gente se apresuraba a buscar gente y entrevistarla, pero si te tomas el tiempo necesario al principio del proceso para alinearte de verdad con tu jefe de contratación. Así, cuando les presentas candidatos, estás evaluando las mismas cosas que ellos buscan. Y creo que también supone una gran diferencia a la hora de mejorar la forma de entrevistar.

Cómo los procesos de adquisición de talento defectuosos dañan la marca del empleador

Lydia: Hemos hablado de las habilidades de entrevista u otras expectativas no alineadas entre los directores de contratación y los reclutadores. Ahora bien, ¿cómo afectan los procesos de AT rotos como este tanto a los candidatos como a la empresa?

Raj: Sí, definitivamente lo he notado mucho más, posiblemente porque la gente se ha hecho oír mucho más ahora en las redes sociales y LinkedIn. Pero creo que, en última instancia, un proceso de AT defectuoso puede tener un gran impacto negativo tanto en los candidatos como en la empresa. Desde el punto de vista de los candidatos, en última instancia, están recibiendo una mala experiencia a través de un proceso defectuoso. Obviamente, se sienten frustrados y, en última instancia, tienen una percepción negativa de la empresa. Yo mismo, cuando he estado buscando trabajo, por experiencia propia, te deja un mal sabor de boca cuando una empresa tarda dos o tres semanas en darte su opinión, y suele ser una respuesta genérica.

Y viéndolo desde ambos lados de la valla, por así decirlo, mucho se reduce a una falta de proceso, una falta de conciencia en términos de cómo afecta al negocio, tener un proceso roto. Creo que, desde el punto de vista de la empresa, a veces es evidente que se pierden talentos potencialmente muy buenos. El tiempo que se tarda en contratar tiende a aumentar, lo que conlleva un incremento de los costes, sobre todo si hay que cubrir una vacante. Y, en última instancia, perjudica a su marca como empleador.

La gente, especialmente en Internet, habla mucho más de las experiencias negativas que de las positivas. Y lo último que quieres como reclutador es esa percepción de tu empresa. Así que, cuando te diriges a otros candidatos y han leído un post sobre tu empresa que no es tan positivo, empiezas con el pie izquierdo. Y creo que, si todo lo que haces como reclutador, si siempre estás pensando en cómo eso va a afectar al candidato más que cualquier otra cosa, creo que es un muy buen punto de partida. Se puede trabajar muy duro para hacer un proceso eficiente, pero si no se piensa en la experiencia del candidato, casi puede tener un efecto perjudicial.

Utilizar los datos para resolver los cuellos de botella en la contratación y optimizar su eficacia

Lydia: Así que, cuando se trata de datos, Raj, ¿cómo utilizas esos datos para contar la experiencia del candidato que estás buscando? ¿Cuál es el objetivo de esa experiencia? Es decir, ¿cómo utilizas esos datos para visualizar o imaginar el tipo de experiencia del candidato que idealmente te gustaría alcanzar?

Raj: Es una gran pregunta. Creo que los datos en los que me centro tienen dos vertientes. Una es como colaborador individual, contratando para funciones concretas. Hay dos áreas en las que tiendo a fijarme. Una es la medición del tiempo, es decir, el tiempo total de contratación, desde el momento en que se empieza a buscar personal para un puesto hasta que alguien acepta una oferta o se incorpora. Y aunque ese es un buen punto de partida, la clave está en cómo desglosarlo en los distintos segmentos del proceso de contratación. Creo que es entonces cuando puedes empezar a construir una historia. Puede que te vaya muy bien con el tiempo de búsqueda y que en dos semanas hayas encontrado grandes candidatos. Pero si el tiempo para entrevistar lleva semanas y semanas, se trata de analizar áreas concretas del proceso para averiguar por qué se tarda tanto. ¿Cuáles son los cuellos de botella? Creo que así es como puedes empezar a construir una historia.

Pero aún más importante es observar las tasas de conversión de una etapa a otra. Entonces, cuando envías mensajes a muchos candidatos, ¿sólo un pequeño porcentaje vuelve a ti? Y si es así, ¿hay alguna razón? ¿Hay que revisar la forma de enviar los mensajes, por ejemplo? ¿O está hablando con muchos candidatos y, cuando los presenta a los responsables de contratación, la mayoría son rechazados? Así que, de nuevo, creo que es así como empiezas a construir una historia. Los números están muy bien, pero si nos limitamos a mirarlos, especialmente desde la perspectiva de un director de recursos humanos, los números por sí solos no significan mucho. Creo que a veces en la contratación hacemos mucho hincapié en las cifras. Pero a menos que contemos una historia que el directivo pueda entender y que tenga sentido para él, parece casi inútil hacerlo.

Así pues, creo que si se comprende en qué puntos los plazos de contratación o de obtención de métricas tardan más de lo que deberían, pero también se analiza si hay etapas concretas en las que muchos candidatos abandonan, se puede entrar en ese detalle. En mi opinión, la mejor manera de transmitir una historia a los directivos depende del nivel de esfuerzo. Como reclutador, mi trabajo consiste en facilitar la vida a los directivos. No quiero complicarles la vida con lo que hacemos. Por lo tanto, si nos damos cuenta de que tienen que realizar muchas entrevistas, por ejemplo, y eso les aleja de su trabajo diario, es una buena forma de llegar a ellos, porque eso es lo que no quieren hacer, ¿verdad? Entonces, ¿qué podemos hacer para solucionarlo? ¿Tenemos que alinearnos mejor desde el principio? ¿Hay una falta de comprensión de la función por parte del reclutador, por ejemplo? O, incluso más allá de eso, durante las entrevistas, ¿los candidatos están fallando en una entrevista en particular? ¿Y se debe a que es demasiado difícil o a que los candidatos no están suficientemente preparados?

Así que, sí, creo que mirar datos y demás podría ser todo un podcast porque es súper interesante. Creo que siempre hay que tenerlo en cuenta. Como reclutador, siempre debes entender, individualmente o como equipo, cómo te estás desempeñando. Una cosa que hizo Cloudreach fue hacer que todos nuestros datos fueran transparentes, para que cualquiera del equipo pudiera entrar y mirar a otro reclutador y decir: "Oh, ¿por qué lo están haciendo mucho mejor que yo?". Pero no se trata de golpearte en la cabeza con ello. Se trata de decir: "Vale, todos queremos mejorar, así que utilicemos los datos internos que tenemos para que todo el mundo sea lo mejor posible". Así que sí, es realmente, creo, un aspecto importante para mejorar la experiencia general en el proceso.

Equilibrar la tecnología y el toque humano, transformar la adquisición de talentos

Lydia: Has aludido a que la tecnología de la contratación está transformando realmente el espacio de la AT y creando un conjunto totalmente diferente de habilidades para un reclutador ahora. Con la llegada de las tecnologías de contratación y el énfasis en los datos y ahora la IA en el proceso de contratación, ¿cómo cree que ha cambiado el papel de un profesional de la contratación o la adquisición de talento?

Raj: Creo que con la IA y la tecnología, todo es fantástico con las cosas que están saliendo. Pero, creo que la clave que hay que recordar y la forma en que yo lo veo también, es que, esencialmente, estas son sólo herramientas. Y siempre se habla de que la IA va a sustituir o reemplazar al reclutador y todo lo demás. Pero la forma en que yo lo veo es que tenemos que utilizar esta tecnología porque está ahí para hacernos la vida más fácil a través de la eficiencia y la automatización de tareas repetitivas.

Sin embargo, sólo considero que la tecnología es útil si nos permite, como reclutadores, centrarnos en lo que creo que es la parte más importante de nuestro trabajo, que es establecer relaciones, ya sea con los candidatos o con nuestros interlocutores internos y responsables de contratación. Así que, de nuevo, estaba hablando mucho más sobre cómo se espera que los socios de AT hagan más con menos, y creo que ahí es donde se reduce a lo inteligentes que podemos ser con la tecnología que tenemos a nuestra disposición ahora.

Las cosas sencillas como las herramientas de programación que permiten a los candidatos elegir su propio tiempo y hacer un montón de cosas para un mayor autoservicio, que creo, de nuevo, es un camino. Creo que probablemente deberíamos explorar más en términos de nuestro proceso de contratación, tratando de hacerlo más accesible a los candidatos. Así que aquí hay una tecnología que podemos utilizar para ayudar con eso. Algunas tecnologías realmente interesantes que han surgido más recientemente están en torno a la toma de notas AI, que creo que es lo que he visto y por lo que he utilizado yo mismo un cambio de juego.

Así que, de nuevo, no preocuparse por tener que escribir notas donde se podría perder alguna información clave, tener AI escribir sus notas para usted, para que pueda centrarse sólo en la conversación, en la persona en frente de usted. Así que creo que, como reclutadores, podemos mostrar más valor en lo que hacemos con un toque más personal. ¿Podemos ofrecer una experiencia mucho mejor a los candidatos a través de nuestras interacciones con ellos? Pero, por otro lado, ¿hacemos un buen uso de los datos? Tenemos que transmitir esos datos a los directivos para que nos ayuden a mejorar y aumentar la eficiencia.

Así que sí, creo que las otras dos cosas para mí, los reclutadores necesitan ser mucho más alfabetizados en datos, por lo que entender lo que los datos les estaban diciendo y cómo pueden entonces construir una historia para entregar a los gerentes, pero también realmente centrarse en cómo estamos construyendo relaciones, cómo cada interacción con un candidato deja de hacer preguntas. Una vez más, la tecnología y la inteligencia artificial deben utilizarse como herramientas que nos permitan hacerlo lo mejor posible.

Lydia: Y por último, Raj, ¿cuál es tu historia de reclutamiento favorita o más memorable?

Raj: Son unos cuantos, pero creo que es difícil elegir un momento en particular. Para mí, los momentos más memorables son siempre las reacciones de los candidatos. Creo que, sobre todo, los candidatos que no llegaron a vacantes con nosotros. Obviamente, no todo el mundo con el que hablas consigue un trabajo. Así que creo que para mí los momentos más memorables son cuando los candidatos se ponen en contacto con nosotros para darnos su opinión positiva sobre la experiencia, incluso cuando no han conseguido el trabajo.

Creo que es más memorable cuando en realidad no lo has pedido. He tenido un par de ejemplos en los últimos años en los que me han dejado recomendaciones de LinkedIn, pero ni siquiera las he pedido, simplemente para hablar de la experiencia que han tenido conmigo y de cómo les he ayudado, aunque puede que no hayan dicho en concreto "he conseguido el trabajo". Me refuerza a mí mismo de por qué me apasiona la experiencia del candidato. Me hace pensar que lo que hago, aunque no sea perfecto, funciona. Así que diría que ese es probablemente para mí el momento más memorable de mi carrera en la selección de personal. Siempre pido feedback, pero cuando recibes algo inesperado...

Lydia: Sí, definitivamente gratificante.

Raj: Es muy bonito. Y creo que ha sido duro durante unos años para los reclutadores con todo lo que está pasando. Así que creo que esos pequeños focos de positividad a los que intentan aferrarse lo máximo posible. Significa que estamos haciendo algo bien, lo cual nos parece estupendo.

Lydia: Por lo tanto, muchas gracias por su tiempo y estas ideas generosas, en particular, mirando lo que está roto dentro de un proceso de contratación, o tratando de encontrar maneras en que podemos mejorar eso y cómo mirar a la tecnología. Gracias de nuevo, Raj. Y para aquellos que nos estén escuchando, que quieran tal vez entablar una conversación contigo, o charlar sobre alguno de estos temas con un poco más de detalle, ¿dónde pueden ponerse en contacto contigo?

Raj: Creo que el mejor lugar para conectar conmigo es LinkedIn. Tengo muchas ganas de hablar con la gente sobre este tema. Y sí, muchas gracias por tenerme en el podcast. Ha sido un placer.

Lydia: Gracias, Raj. Hemos estado conversando con Raj Ghir, antiguo Socio Senior de Adquisición de Talento en Cloudreach. Gracias por acompañarnos, y recuerda suscribirte para estar al tanto de más episodios semanales de All-In Recruitment.