Cómo evitar los errores más comunes al crear una agencia de contratación

Si está pensando en montar una agencia de contratación, debe saber que no es tan sencillo como contratar a un reclutador, conseguir clientes y buscar candidatos. Sabías que el 50% de las nuevas empresas fracasan a los cinco años de funcionamiento?

Hay que tener en cuenta muchas cosas. Averiguar cuál es tu modelo de negocio y cómo ampliarlo, elegir un nombre adecuado para tu agencia, analizar a la competencia y cumplir la normativa local e internacional son solo algunas de ellas.

Puede ser abrumador manejar tantos aspectos diferentes de la organización, pero puedes encontrar la manera de estar en la otra mitad del porcentaje de éxito al iniciar y hacer crecer tu negocio.

Si planificas tu estrategia con antelación y aprendes de los errores comunes que otros han cometido, obtendrás los frutos de tu nueva empresa en términos de satisfacción y éxito financiero. Solo tienes que saber cuáles son los errores más comunes y hacer todo lo posible por evitarlos a toda costa.

Siga leyendo para descubrir cuáles son esos errores comunes.

(RELACIONADO: Cómo montar una agencia de contratación en 2020)

7 errores que hay que evitar al crear una agencia de colocación

Error 1 - No tener una USP bien planificada

La propuesta única de venta o USP (Unique selling proposition) no debe subestimarse. Es útil para todo tipo de negocios, y eso sigue siendo cierto en el caso de la contratación. Si quiere destacar en el mercado y hacer que su agencia de contratación sea más prominente, debe establecer una sólida.

La primera forma de evitar este error es conocer a la competencia. Cuando sepa qué más está operando, sabrá qué más puede ofrecer. Aproveche esta búsqueda para identificar las lagunas del mercado.

También puede escuchar lo que necesitan y quieren los consumidores. Puedes hacer encuestas para respaldar tu estudio de mercado. Intenta hablar con varios grupos de personas: profesionales, personas que buscan empleo, empresarios y otros.

Esto puede marcar la diferencia. Por ejemplo, puede que te des cuenta de que cada vez aparecen más hoteles en tu zona. Averigüe si es necesaria una agencia de colocación. ¿Hay muchos competidores? ¿Qué les da ventaja? ¿Qué más puedes ofrecer?

Piense en ello mientras estudia su modelo de negocio. Saber cuáles son tus elementos diferenciadores y establecer una marca fuerte por la que la gente recuerde tu agencia será clave para triunfar.

Error 2 - Tener demasiados "gastos generales"

Según Freshbooks, "los gastos generales se refieren a todos los gastos indirectos de la gestión de una empresa. Estos gastos continuos apoyan tu negocio pero no están vinculados a la creación de un producto o servicio."

Está bien ir a por todas cuando se pone en marcha una empresa. Sin embargo, no es el caso desde el punto de vista monetario. Hay que recordar que los recursos son limitados y que no hay que agotarlos de inmediato.

Los gastos generales de contratación pueden incluir las nóminas de los empleados, diversos impuestos, indemnizaciones, alquiler de oficinas, equipamiento adicional, gastos de publicidad, etc.

Aunque todos ellos son importantes para impresionar al mercado y a los clientes potenciales, es vital no invertir demasiado en ellos antes de tiempo. Pueden agotar lo que tienes y convertirse en un gran problema más adelante. 

Puedes empezar con una oficina pequeña que sea suficiente para ti y tus reclutadores. Y, hablando de reclutadores, asegúrate de que el número de tus empleados es el justo para que puedas empezar con buen pie.

Lo óptimo es tener menos gastos generales en los primeros años. Cuando veas la necesidad de escalar, es cuando amplías tu territorio. Es entonces cuando gastas más en esos gastos para poder atender satisfactoriamente a los clientes.

Error 3 - No integrar la tecnología

Esto es bastante habitual en las empresas de nueva creación. En las primeras etapas, tener sólo unos pocos reclutadores y unos pocos clientes sólo implica trabajo manual. Es lógico. Toda la operación es bastante sencilla y no hay muchos datos que procesar.

Sin embargo, hay que pensar en ello como una inversión. Incluso en los primeros pasos de tu negocio, deberías utilizar software de reclutamiento como sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Es una gran herramienta para almacenar y gestionar candidatos desde el primer momento.

Tomemos el ejemplo de Manatal. Nuestro ATS ayuda en última instancia a buscar candidatos a través de múltiples canales y canaliza todas las solicitudes entrantes en una plataforma centralizada.

Como todo se almacena en línea, usuarios puede acceder a todos los datos en cualquier momento y lugar, incluso años después. Esto hace que sea más organizado hacer un seguimiento de todas las actividades relevantes para la estrategia de contratación.

También facilita y optimiza el proceso de contratación proporcionando una solución todo en uno que utiliza diversas herramientas y funciones. Esto mejora enormemente las operaciones cotidianas al ofrecer a usuarios una experiencia sin fisuras, desde la búsqueda de candidatos hasta la obtención de reportes y análisis.

Otros programas y herramientas que puede utilizar son los de cribado y evaluación, los creadores de páginas profesionales, etc.

Genial, ¿verdad? Y, a la larga, verás lo valioso que es. No tendrás que hacer tareas laboriosas y repetitivas, y además todo lo que necesites estará almacenado en línea. Despídete de los documentos físicos que pueden perderse o extraviarse.

Si su agencia de contratación empieza con esto o integra la tecnología con antelación, verá una enorme diferencia en sus resultados.

Puede leer más sobre nuestra opinión en software de reclutamiento aquí.

Error 4 - No maximizar su base de datos

Más o menos, si quieres montar tu agencia de colocación, debes tener tu propia base de datos o red profesional.

Gracias a sus años de experiencia laboral, es probable que usted y su reclutador se hayan topado con varias personas con talento. Puede que incluso dispongas de tu propia base de datos, que ya habías recopilado con anterioridad. No la descuides.

Incluso si puede obtener fácilmente datos de candidatos directamente de fuentes como LinkedIn, puede ser más rentable si maximiza al máximo sus capacidades de contratación.

Cuando intenta cubrir un puesto, no tiene por qué hacerlo alguien totalmente nuevo. Puede ser alguien que ya conozca o un candidato que haya rechazado anteriormente. Esta nueva vacante puede ser adecuada para ellos en esta ocasión.

No sólo eso, sino que también ahorrará más tiempo si maximiza su base de datos. Ya tienes la información que necesitas de estas personas. Sabes cuáles son sus habilidades y experiencia, entiendes lo que buscan en un puesto y en una empresa, además de conocer sus expectativas salariales.

Deje que sus reclutadores tomen todas las posibilidades que hay para asegurar más ventas para su negocio. Nunca querrá contrataciones fallidas porque le costarán mucho. Sin embargo, si les forma bien, seguro que su personal será capaz de encontrar formas y satisfacer las necesidades de sus clientes.

No olvide utilizar bien su base de datos desde el principio. Si integra esto en su estrategia de contratación, habrá un sistema a seguir. Las operaciones de tu equipo actual serán mucho más fluidas, y lo mismo ocurrirá con los futuros reclutadores a medida que tu negocio se amplíe.

Error 5 - Tener un precio elevado

Por supuesto, si quieres ser una agencia de contratación de éxito, tienes que tener muchos clientes.

La primera impresión es la última. No lo olvide. Si empiezas asustando a tus clientes potenciales con un precio alto, nadie recurrirá a tus servicios. Lo que más miedo da es el boca a boca. 

La gente habla y habla rápido. Si esto llega a su red, será difícil para usted y su equipo encontrar gente con la que trabajar. Por eso tiene que pensar muy bien el precio de su servicio.

En uno de nuestros artículos anteriores hemos hablado del coste de las agencias de contratación. Puedes utilizarlo como guía para hacerte una idea de cómo fijar el precio:

Deloitte mencionó que el coste medio por contratación es de 4.000 dólares. Puede ser más bajo o más alto, dependiendo de la función y de cómo se lleven a cabo los procesos de contratación.

Hay numerosos factores que afectan a estos dígitos. Ellos son:

• Número de puestos por cubrir
• Tipo de industria que debe cubrirse
• Tipo de puesto
• Tipo de contratación (a tiempo completo, a tiempo parcial, etc.)
• El salario previsto para el puesto de trabajo
• ... ¡y muchos más!

Undercover Recruiter añade que las agencias de contratación suelen cobrar entre el 15% y el 25% del salario del primer año del posible empleado.

Hay muchas opiniones al respecto, así que investiga por tu cuenta. Analiza el mercado y mira cómo fijan el precio de sus servicios tus rivales.

Decide de forma que sepas que es justo para el mercado sin menoscabar tu valor. Si estás seguro de que puedes ofrecer resultados excelentes, puede ser una buena justificación. 

Error 6 - No estar asegurado legalmente

Nadie quiere enfrentarse a un problema legal. Es un quebradero de cabeza y puede convertirse en algo grave si no se pone el remedio adecuado.

Cuando ponga en marcha su agencia de contratación, asegúrese de que está a salvo de este tipo de problemas y de que cuenta con seguridad jurídica. Debes tener la garantía de que tus datos y los de los clientes y candidatos están protegidos.

¿Cómo puede hacerlo? Tenemos herramientas de reclutamiento que pueden ayudarte en este sentido. Aquí en Manatal, ayudamos a los profesionales de adquisición de talento en la seguridad de la información y el cumplimiento de los datos con las regulaciones locales e internacionales como el GDPR, CCPA, PDPA, y otros.

¿Cómo ayuda esto?

• Automatizar la recogida del consentimiento de los candidatos para el tratamiento de datos a través de correos electrónicos
• Modificación y seguimiento del estado de consentimiento de candidato directamente desde su correspondiente perfil.
• Compruebe el estado de autorización de todo su base de candidatos
• Modifique, extraiga y suprima definitivamente los datos cuando lo soliciten los candidatos
• Comparta la política de privacidad y las condiciones de cumplimiento de su organización en su página de bolsa de empleo.
• Obtenga el consentimiento para el tratamiento de datos cuando los candidatos presenten su candidatura a través de la página de bolsa de empleo.
• Cumplimiento de reportes y análisis
• Cifrado de primer nivel y copias de seguridad diarias de las bases de datos del sistema
• ... ¡y muchos más!

Esta es una casilla importante que debería estar en tu lista de control. Algún día se lo agradecerá.

Error 7 - Sólo intentar "seguir la corriente"

Por mucho que "tocar de oído" parezca una buena idea, no será suficiente. Claro. Es bueno ser receptivo y adaptarse al entorno, pero hay que contar con una estructura o metodología.

Puede que piense que montar una empresa de contratación y dirigirla es sencillo y directo. Podría decirse que no hay muchas operaciones sofisticadas implicadas. Sin embargo, hay más de lo que parece.

Tienes que pensar en tu modelo de negocio, en el crecimiento y la satisfacción de tus empleados, en las tendencias de contratación previsibles en los próximos años, en los costes de todas tus actividades, en lo que debes tener como reclutador y mucho más... ¡básicamente en todo lo que hay en esta lista!

Si no te preparas y piensas en estas cosas, te encontrarás con problemas para los que no estarás preparado. Perderás tiempo y esfuerzo intentando resolver un problema, lo que puede llevarte a la ruina. Es un escenario estresante.

Puedes evitarlo si no intentas "improvisar" todo. Si te preparas en todos los sentidos, podrás ahorrarte todos los problemas y pasar de fase sin problemas. Podrás dejar satisfechos a los clientes, negociar bien con los candidatos y convertirte en un puente eficaz entre ellos.

A medida que vayas creando tu propio negocio, te darás cuenta de la importancia de ir un paso por delante en el juego. Esto no sólo te beneficiará en las ventas, sino también en términos de autorrealización.

Anticipar el éxito futuro como agencia de contratación de nueva creación

Ahora que tiene esto en su lista, puede evitar innumerables problemas que otros han experimentado. Las luchas serán inevitables, pero hay muchas que seguro que puedes saltarte. Con todo esto en tu arsenal, te alegrarás de estar subiendo la escalera sin dudas ni inestabilidad. 

Recuerde que poner en marcha una agencia de contratación puede ser arduo, pero con la orientación y la preparación adecuadas, podrá ofrecer con éxito resultados notables a sus clientes a medida que vaya creciendo.

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