Guía completa de herramientas de contratación: Cuáles son las más adecuadas para usted

Elegir la mejor herramienta de contratación para su empresa puede ser una tarea desalentadora. Hay muchas herramientas entre las que elegir, y cada una tiene sus pros y sus contras. Con tanta información disponible, puede ser difícil saber por dónde empezar.

En este artículo, le explicaremos qué debe tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de contratación para su empresa.

¿Qué es una herramienta de contratación?

Una herramienta de contratación es un software que permite a las empresas publicar vacantes, gestionar candidatos, filtrar solicitantes y hacer muchas otras cosas relacionadas con la contratación. Hoy en día existen en el mercado muchos tipos diferentes de herramientas y programas informáticos de contratación, algunos muy especializados y otros que abarcan una amplia gama de actividades de contratación.

Si su empresa necesita una forma eficaz de encontrar solicitantes de empleo cualificados para puestos vacantes en su organización o departamento, entonces necesitará una plataforma que pueda ayudarle a buscar nuevos talentos, publicar vacantes, y gestionar su reserva de candidatos. Por otro lado, si eres una agencia de contratación, entonces debes buscar una herramienta que pueda centralizar todas las interacciones con tus clientes, así como todos los puntos mencionados anteriormente.

Las necesidades varían en función de organización y de las circunstancias, como hemos visto con el auge del trabajo a distancia.

¿Por qué necesita mi empresa una herramienta de contratación?

¿Sabía que se tarda una media de 36 días en cubrir una vacante? Aunque son muchos los factores que contribuyen al éxito general a la hora de encontrar la persona adecuada, todo empieza cuando los responsables de contratación publican un anuncio de empleo, buscan candidatos y los examinan entre cientos de currículos. Esto lleva mucho tiempo valioso, y si el candidato no acepta la oferta de empleo, después de todo lo dicho y hecho, se vuelve al punto de partida.

Las herramientas de contratación son la solución perfecta para los reclutadores que necesitan publicar rápida y fácilmente un anuncio de empleo, identificar candidatos cualificados mediante filtros de búsqueda, clasificar currículos por puntuación de relevancia del candidato... aprovechando las últimas tecnologías para garantizar que el tiempo se invierte de forma eficiente.

software de reclutamiento no sólo puede ayudar a aumentar la visibilidad de su vacantes en Internet, como los portales de empleo o las redes sociales, sino que también ayuda a las empresas a asegurarse de que se dirigen a los canales más pertinentes a través de análisis, es decir, los que aportarán los mejores candidatos para cada puesto.

Aunque hemos enumerado algunas de las muchas opciones disponibles, las herramientas de selección de personal adecuadas para su empresa pueden diferir de las de otras empresas en función de sus necesidades individuales y de los objetivos de la empresa. En esta guía te explicamos cómo elegir la mejor herramienta de reclutamiento para tu empresa.

Retos y soluciones a la contratación

Si no está seguro de qué tipo de software de reclutamiento debería buscar, es aconsejable que considere los retos a los que se enfrenta habitualmente en su campo. Por ejemplo, ¿le cuesta encontrar candidatos de calidad o intenta encontrar una forma de gestionar las candidaturas sin pasarse todo el día en ello? Comprender cuáles son los problemas a los que más se enfrenta su equipo de contratación le ayudará a descubrir las características más esenciales que debe buscar cuando busque su herramienta de contratación.

Reto nº 1: La gestión de aplicaciones ocupa demasiado tiempo

Si la gestión de sus aplicaciones le lleva demasiado tiempo, le conviene encontrar un software que le ayude a ser más eficaz. Algunas de las funciones que puede tener en cuenta son:

• Un programa único que puede gestionar todos los detalles del proceso de solicitud, desde la solicitud inicial hasta la incorporación. De este modo, no tendrá que buscar manualmente en varios programas la información que necesita.
• Selección automatizada para que no tenga que perder el tiempo buscando en currículos que no son relevantes para el puesto vacante.
• La capacidad de realizar búsquedas avanzadas o de recibir recomendaciones de la IA es clave para aprovechar su base de datos de candidatos. De este modo, puedes encontrar candidatos simplemente buscando una cualificación o habilidad específica que posea el candidato, lo que reduce enormemente el tiempo de búsqueda.
• Respuestas automatizadas para los correos electrónicos de los candidatos, para que no tenga que escribir cada correo a mano. Esto puede incluir correos electrónicos para los candidatos que pasen a la fase de entrevista, correos electrónicos de rechazo o incluso plantillas de ofertas de trabajo, solicitudes de consentimiento para el tratamiento de datos,...

Reto nº 2: Desea mejorar sus habilidades de contratación a través de la analítica

Si se da cuenta de que su estrategia de contratación carece de análisis o de decisiones basadas en datos, le interesará encontrar funciones que le ayuden a reimaginar su estrategia de contratación, entre ellas:

• Examinar la productividad de su proceso de contratación y averiguar qué áreas consumen demasiado tiempo o dinero para ver dónde puede mejorar el proceso.
• Realizar un seguimiento analítico de los sitios de empleo para ver de dónde procede la mayor parte del tráfico, de dónde viene la gente y cuánta gente ve tus ofertas de empleo.
• Análisis de la participación para ver cuántos visitantes se convierten en solicitantes y qué páginas influyen en su decisión.

Reto nº 3: Quiere atraer a candidatos de alto nivel

Si se esfuerza por encontrar candidatos de calidad para sus puestos vacantes, es posible que desee centrarse en las características del software, entre las que se incluyen:

• Integraciones de bolsas de trabajo función para que puedas publicar todos tus anuncios en varios sitios sin tener que visitar cada uno de ellos manualmente.
• Bolsas de trabajo personalizables en las que puede añadir información sobre su empresa y funciones para atraer a candidatos de calidad.
• Integración de marketing en redes sociales que publicará automáticamente su vacantes en aplicaciones de redes sociales populares como Facebook, Instagram o LinkedIn.
• Descripciones de empleo SEO-friendly para que los candidatos adecuados puedan encontrar su empresa cuando utilicen los motores de búsqueda para su próximo empleo.

¿Cuáles son las principales características de una buena herramienta de contratación?

Antes de elegir una herramienta de contratación, debe considerar cuidadosamente qué características son las más importantes para su empresa. Esta es nuestra lista de componentes imprescindibles que toda solución de contratación necesita:

• Hace que su proceso de contratación sea más eficiente: Lo primero que debe ofrecer cualquier herramienta o proceso de contratación es la eficiencia: función . Debe proporcionar a su equipo una manera fácil de publicar vacantes o encontrar el talento adecuado rápidamente sin ningún tipo de molestia o frustración. El objetivo es ayudar en el proceso de contratación, no dificultarlo.
• Adaptable a las necesidades de su lugar de trabajo: La herramienta de reclutamiento adecuada debe proporcionar a su empresa la capacidad de adaptarse y crecer según sea necesario. Por ejemplo, si usted es una pequeña empresa que busca un sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Si bien es posible que sólo tenga que realizar el seguimiento de unas pocas docenas de solicitantes en esta ronda, a medida que su empresa y sus necesidades crezcan, debe tener la capacidad de asumir un umbral más alto de solicitantes de manera eficiente, proporcionando la capacidad de escalar con su empresa.
• Proceso fácil de implantar: Debe elegir una solución de contratación que sea fácil de implementar y rápida de configurar. Nadie quiere perder el tiempo cuando se trata de encontrar la herramienta adecuada para su negocio, por lo que necesita algo que se pueda implementar rápidamente con un mínimo de molestias o frustración por su parte. Las soluciones basadas en la nube son la opción obvia, ya que sólo requieren un navegador web y una conexión a Internet para empezar.
• Capacidad para gestionar el cumplimiento de la contratación: Las mejores herramientas de contratación garantizan el cumplimiento de las leyes de contratación, como las leyes de privacidad (GDPR, PDPA,...) o las normativas de igualdad de oportunidades de empleo.
• Ofrece flexibilidad: Al elegir una herramienta de reclutamiento, debe seleccionar una que ofrezca a su empresa la flexibilidad de personalizarla en función de las necesidades específicas de su empresa o sector. Esto puede abarcar desde la modificación de las fases de contratación, la personalización de los formularios de solicitud o incluso la elección de la información que se desea destacar al visualizar el perfil de un candidato.

Cómo elegir la mejor herramienta de contratación para su empresa

Ahora que ya sabe qué tipo de herramientas de selección de personal existen en el mercado y por qué tiene sentido contar con una, es el momento de analizar cómo elegir la mejor herramienta de selección de personal para su empresa. Estos son los pasos más importantes que debe dar para elegir las herramientas de contratación adecuadas.

1. Entender las necesidades de su empresa

El primer paso para elegir las mejores herramientas de selección de personal para su empresa es saber qué necesita. ¿Cuáles son los principales problemas de su actual proceso de contratación? ¿Hay algún proceso que la tecnología podría hacer más eficiente? ¿Necesita integrarse con otros productos de software?

La forma más sencilla de identificar dónde necesita más ayuda su empresa es comprender en qué partes del recorrido del cliente necesita que le ayude una herramienta de contratación. Las áreas más comunes incluyen:

• Marketing de contratación: ¿Pasa mucho tiempo anunciando sus puestos o intentando que más candidatos se interesen por ellos? Si es así, puede que necesite herramientas de contratación que le ayuden con su marketing de contratación.
• Solicitud de empleo: ¿Le resulta difícil clasificar a los candidatos, o tarda demasiado en recibir currículos de los candidatos? Si es así, puede que haya llegado el momento de utilizar un sistema de seguimiento de candidatos que le ayude a gestionarlos.
• Contratar: ¿Le parece que una vez que contrata a un nuevo empleado, hay muchas hojas de cálculo, papeleo y materiales de orientación que revisar? Si es así, puede que haya llegado el momento de trabajar con una plataforma de incorporación o gestión de empleados que le ayude a aliviar el estrés de la incorporación.

Una vez que sepa qué tipos de problemas existen en su empresa, encontrar una solución será más fácil.

2. Identifique las características de la herramienta de contratación que son importantes para usted

Una vez que conozca los principales puntos débiles de su empresa, es hora de identificar las características que es importante tener en una herramienta de contratación. Es posible que utilices productos diferentes para cada paso del proceso de compra o que utilices un producto para todas las áreas.

En cualquier caso, es esencial comprender las diferentes funciones que ofrece cada software y cómo pueden contribuir a su éxito general en relación con sus mayores retos de contratación.

3. Evaluar y comparar empresas de herramientas de contratación

Ahora que ya sabe qué tipo de herramientas de contratación existen y las funciones que ofrecen, es el momento de elegir cuál es la más adecuada para su empresa.

Algunas empresas pueden no disponer de muchos recursos o presupuesto, mientras que otras pueden estar dispuestas a invertir más en su proceso de contratación. Independientemente del lugar que ocupe su empresa en este espectro, aquí tiene cuatro puntos clave en los que fijarse a la hora de evaluar los distintos productos:

• Planes de precios: Cuando busque planes de precios, asegúrese de que entiende exactamente cuánto le costará cada función y si se ajusta a su presupuesto. Aunque los planes de precios de algunos programas son transparentes y fáciles de entender, la mayoría de las opciones disponibles no hacen públicos sus precios y exigen la compra de costosos complementos para las funciones básicas. También hay que tener en cuenta los costes de implantación, ya que algunas empresas pueden cobrarte una cantidad considerable antes incluso de que pruebes el software.
• Integraciones: ¿Se integra bien el producto con otros sistemas de software que utilice en su empresa?
• Informes y análisis: Muy importantes, ya que le permitirán mejorar sus procesos actuales. ¿Qué tipo de informes ofrece el producto? ¿Hasta qué punto es fácil generar reportes, y hasta qué punto puede usuarios profundizar en sus datos?
• Atención al cliente: ¿En cuánto tiempo puede hablar con un representante de atención al cliente? ¿En qué zonas horarias se puede contactar con el servicio de atención al cliente? ¿Cuáles son los recursos disponibles en usuarios , como artículos en documentación o guías en vídeo? ¿Te gusta el lenguaje que utilizan al hablar de sus productos, o te sientes perdido en la página documentación que no parece útil? ¿Se ofrece formación a todos los usuarios antes de lanzar el nuevo software?

Todas estas preguntas son fundamentales a la hora de evaluar las distintas herramientas de contratación para asegurarse de que elige la más adecuada para las necesidades de su empresa.

4. Demuestre o pruebe sus principales herramientas de contratación

Una vez que se haya decidido por unos cuantos productos que parezcan que pueden funcionar para su empresa, el siguiente paso es hacer una demostración o probarlos.

Esto no significa contratar un servicio de pago en cuenta , sino probar las características del producto durante el periodo de prueba gratuito sin gastar dinero. Esto le ayudará a hacerse una mejor idea del tipo de experiencia que ofrece cada herramienta de contratación y de cómo puede facilitarle directamente la vida a la hora de contratar empleados.

Cuando compares diferentes herramientas, no te centres únicamente en cuál tiene más funciones o es más bonita sobre el papel, porque a veces estas cosas no son tan cruciales como disponer de un software sencillo y funcional.

5. Implemente su nueva herramienta de contratación

Una vez que haya encontrado la herramienta de contratación que mejor se adapte a su empresa, es hora de implantarla en sus sistemas actuales. Esto puede incluir el cierre completo del sistema antiguo y la puesta en marcha inmediata del nuevo, o la integración lenta del nuevo sistema en su lugar de trabajo actual. La migración de los datos debe ser un punto importante de discusión con el proveedor de software para no perder su actual base de datos de candidatos. Asegúrese de que se imparten sesiones de formación a su equipo para garantizar una transición fluida.

¿Cuáles son los distintos tipos de herramientas de contratación disponibles?

Hay muchas herramientas disponibles en términos de herramientas y software de contratación. Sin embargo, en función de sus necesidades y sus objetivos, es posible que entre en una o varias categorías del tipo de herramientas que necesita para su empresa.

Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS)

Los sistemas de seguimiento de candidatos, también conocidos como ATS, son herramientas diseñadas para ayudarle en todo el proceso de contratación. Actúan como una plataforma todo en uno y algunas plataformas incluyen algunas de las herramientas que se enumeran a continuación. Los ATS incluyen muchas funciones, pero en esencia están diseñados para centralizar todas las solicitudes y gestionar a los candidatos a lo largo del proceso de contratación. Por ejemplo, facilitan la gestión de la base de datos de candidatos, la colaboración, la comunicación, la publicación de anuncios de trabajo, la selección de candidatos, y la lista continúa. Algunos ATS incluyen incluso herramientas CRM para que las agencias puedan gestionar sus clientes potenciales, clientes, vacantes y candidatos desde un único software.

Bolsas de trabajo

Las bolsas de trabajo son una herramienta de contratación que permite a los empresarios publicar ofertas de empleo de forma gratuita o a bajo coste. Estas herramientas de contratación ayudan a seleccionar a los candidatos en función de los requisitos previos que especifique la empresa y envían los candidatos elegibles para que los examinen los empresarios. Tanto las pequeñas como las grandes empresas utilizan esta herramienta para encontrar a los candidatos adecuados sin demasiadas complicaciones.

Software de evaluación de candidatos

El software de evaluación de candidatos es una herramienta de contratación que se centra en mejorar la experiencia del candidato y reducir el tiempo de contratación permitiendo a los empleadores crear pruebas dentro de su sistema. Este software permite a los responsables de selección de personal poner a prueba a los candidatos en cuanto a habilidades específicas o requisitos del puesto para determinar si se ajustan a las necesidades de su empresa. Este tipo de herramientas de prueba pueden utilizarse en diversos sectores, ya sea en un campo técnico como el de los analistas o programadores, o en puestos de atención al cliente en el comercio minorista o la hostelería.

Software de entrevistas

El software de entrevistas es una herramienta de contratación que permite a los reclutadores crear, gestionar y distribuir entrevistas directamente desde el software de contratación. Esto mejora la experiencia del candidato, ya que puede realizar la entrevista cuando le resulte más cómodo y enviar sus respuestas por vídeo o voz. Esto ayuda a su equipo a determinar si se trata de un candidato que merece la pena, a la vez que ahorra tiempo a su equipo entrevistando a varios candidatos.

Software de gestión de las relaciones con los candidatos

El software de gestión de las relaciones con los candidatos es una herramienta de selección de personal que permite a los reclutadores hacer un seguimiento de toda la información y las actividades de los candidatos. Puede ser una forma excelente para que los empleadores se aseguren de estar siempre al día sobre el estado de cada candidato, ya que les ayuda a mantenerse organizados con los expedientes y solicitudes de los candidatos potenciales. Este software suele funcionar con otros programas como los ATS. Aunque se puede utilizar solo, este software esencial sigue requiriendo mucha actualización diaria y esfuerzo por parte del equipo que lo utiliza.

Encuentre las herramientas de contratación adecuadas para su empresa

Disponer de todas estas herramientas de contratación puede ser de gran ayuda para su empresa. Permiten a los reclutadores y responsables de contratación encontrar candidatos cualificados más rápidamente de lo que lo harían sin ellas. Además, al elegir uno o varios software para cada paso del proceso de contratación de su empresa, los empleadores podrán atraer nuevos talentos al tiempo que reducen los costes y el tiempo de contratación.

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