Todo lo que necesita saber para configurar su CRM de contratación de personal

Los candidatos suelen estar en el centro de las cuestiones de contratación. Sin embargo, las empresas de contratación son igual de importantes. Sin ellas, las agencias de contratación difícilmente tendrían trabajo o garantizarían la continuidad del negocio.

Pero la mayoría de los debates se centran en fomentar relaciones positivas con los solicitantes de empleo y atraer a los adecuados. Sin embargo, todo reclutador experimentado sabe que convertir clientes potenciales en clientes y desarrollar colaboraciones duraderas son algunos de los pilares del éxito de una agencia de contratación.

Una comunicación eficaz garantiza que los profesionales de RR.HH. y selección de personal sepan qué perfil de candidato encajaría en la vacante, dónde buscarlo y cómo dirigirse a él. Sin embargo, los consultores de contratación suelen tener muchas responsabilidades abrumadoras, por lo que es difícil hacer un seguimiento de todo y mantener informados a candidatos y clientes.

Y por eso aprovechan las herramientas tecnológicas para agilizar las conversaciones y el intercambio de datos. El software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es la opción número uno de los profesionales de la contratación que quieren garantizar una colaboración fluida con sus clientes. 

No es de extrañar que el mercado mundial de software CRM alcance probablemente los 94.400 millones de dólares en 2027. Eso explica por qué el crecimiento de este mercado de software no se está ralentizando. Las empresas con equipos de ventas, departamentos de marketing y servicio de atención al cliente son las que más utilizan este tipo de software: usuarios . Pero todas demandan funciones similares, como la gestión de contacto , el seguimiento de interacciones, la programación, los recordatorios, la supervisión de proceso de trabajo , la automatización de ventas y una base de datos central. 

Por lo tanto, el CRM tiene características inestimables que permiten a las agencias y empresas de contratación acelerar los procesos y reforzar las conexiones con los solicitantes de empleo y los clientes. Esto es lo que debes saber sobre este software.

¿Qué es un CRM de contratación?

La gestión de las relaciones con los clientes (CRM) representa herramientas que permiten a las empresas y agencias de contratación gestionar sus clientes potenciales, clientes y consumidores. Ayuda a los reclutadores y gestores de contratación a organizar datos, almacenar interacciones y mejorar la comunicación para impulsar las ventas y la productividad.

Este software también proporciona información valiosa que sienta las bases para estrategias más eficientes y una mejor colaboración con clientes potenciales y existentes. Suele ofrecer análisis en profundidad y reportes que ayudan a desarrollar conexiones positivas y obtener los mejores resultados. 

Aunque comparte acrónimo con Candidate Relationship Management, estos dos sistemas son diferentes. La gestión de las relaciones con los clientes sirve para seguir y gestionar las interacciones y el trabajo con los clientes y socios de una agencia de contratación.

Por otro lado, el software para candidatos ayuda a los reclutadores a gestionar las relaciones con los solicitantes de empleo y a supervisar la contratación proceso de trabajo. Ambos sistemas tienen sus ventajas, pero el primero es la mejor solución para conseguir nuevas colaboraciones empresariales sin afectar a la calidad de las mismas. 

Las investigaciones han demostrado que más de casi un tercio de las empresas afirman que un CRM les da acceso a mejores datos sobre los clientes. Pero este software también mejora la relación y la gestión de clientes potenciales, aumenta la satisfacción del cliente y mejora la estandarización del flujo de trabajo. 

CRM usuarios sigue aumentando, pero el software también es cada vez más accesible y flexible. Como resultado, cada vez más usuarios acceden a estas herramientas desde múltiples dispositivos.

Hoy en día, las agencias de contratación también pueden elegir diferentes soluciones, ya que el software local ha dejado de ser la única opción. Gracias a ello, las agencias de contratación no tendrán problemas para configurar su CRM ni para aprender a utilizarlo. Los proveedores se encargan del mantenimiento y las actualizaciones, garantizando que el software funcione sin problemas ni fallos.

Así, el CRM basado en la nube permite a las agencias de contratación suscribirse únicamente a las características y funcionalidades que necesitan. Pueden evitar adquirir características que no se ajusten a sus requisitos de contratación. 

Las funciones de CRM dependen de proveedores, pero las más comunes son la gestión de contacto , la gestión de clientes potenciales, la previsión de ventas, el análisis de ventas y reportes y los cuadros de mando. Estos sistemas son multifuncionales y ofrecen numerosas ventajas a las agencias de contratación.

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Ventajas de utilizar CRM

1. Permite el seguimiento del ciclo de vida del cliente

Toda relación requiere un esfuerzo mutuo, mantenerse en contacto y recordar fechas e información importantes. Los reclutadores deben fomentar conexiones estrechas y estables con sus clientes potenciales y clientes, no solo con los solicitantes de empleo.

De lo contrario, podrían perder la oportunidad de cerrar el trato y establecer alianzas significativas. Por eso, las agencias de contratación deben comprender las necesidades y expectativas de sus clientes y tenerlas en cuenta a la hora de aplicar nuevas estrategias. 

La mejor manera de conseguirlo es seguir su progreso a lo largo del embudo de ventas y tener todos los datos en un solo sitio proceso de trabajo. De este modo, los reclutadores pueden detectar posibles problemas antes de que se agraven e introducir los ajustes necesarios. 

El CRM de contratación les permite añadir un nuevo contacto al sistema y memorizar los puntos cruciales de su comunicación desde el primer día. Además, esto facilita el paso de prospectos y clientes a distintas fases a medida que avanzan las operaciones. 

Esto es necesario para mantener informados a los clientes y ofrecer una incorporación exhaustiva a los candidatos. Sin embargo, un CRM integral también ofrece perfiles detallados de los clientes. 

Estas herramientas son útiles, ya que permiten a los reclutadores ir más allá de las opciones de hacer clic y arrastrar. En su lugar, disponen de un conjunto completo de información en un solo lugar, lo que agiliza los procesos y garantiza una mejor toma de decisiones.

Por lo tanto, el CRM de contratación permite a las agencias de contratación crear una red de clientes en un panel de control de fácil acceso y encontrar datos relevantes. De este modo, pueden actualizar las interacciones pasadas y presentes según les convenga.

2. Centralización de las comunicaciones

La contratación puede resultar complicada, sobre todo en las primeras fases, cuando los reclutadores inician nuevas contactos y amplían su red. Por eso es más que necesario disponer de los datos y la información pertinentes en una sola plataforma.

Esta es una de las características más potentes de un CRM de contratación. Permite a los reclutadores almacenar todo en un solo lugar, comunicar mensajes a las partes pertinentes y organizar contactos...

En lugar de utilizar varios sitios web simultáneamente, los reclutadores pueden hablar con sus clientes potenciales y clientes a través de una única plataforma gracias a la integración del correo electrónico. De este modo, las conversaciones no se dispersarán por varias aplicaciones y recibirán todos los mensajes en su CRM. 

Pero una comunicación eficaz también incluye anticiparse a los plazos y acuerdos críticos. El CRM de contratación permite a los reclutadores sincronizar actividades y asegurarse de no perderse eventos, reuniones, presentaciones y conferencias. 

Por lo tanto, es una forma excelente de mantener informados a los compañeros de equipo y asegurarse de que todos están de acuerdo. Al fin y al cabo, la transparencia y la participación equitativa son esenciales para una colaboración sana. 

3. Seguimiento de análisis de ventas

Un CRM de contratación eficaz debe proporcionar información valiosa a los responsables de la contratación, permitiéndoles utilizar las métricas clave de forma significativa. Esto también es necesario para conseguir nuevas ventas y llevar a cabo operaciones con éxito.

Por ejemplo, el CRM permite a los responsables de contratación saber cuánto tiempo necesitan para hacer pasar a cada cliente por las etapas de proceso de trabajo , comprender cómo han llegado a ellas y el porcentaje de éxito y fracaso.

No es de extrañar que un software CRM pueda mejorar significativamente las ventas. Eso crea un efecto en cadena positivo, que garantiza un negocio próspero y un mayor rendimiento. 

4. Mejora de la colaboración

Fomentar conexiones duraderas depende del trabajo en equipo. De ahí que sea crucial mantener una comunicación abierta con los compañeros y asegurarse de que todos puedan participar por igual.

El CRM de contratación permite a los profesionales de RRHH invitar a colaborar a sus clientes y puntos de contacto a través de un portal designado invitado . Pero también permite a la dirección y a los responsables de la toma de decisiones relevantes supervisar el progreso del equipo, lo que se traduce en un feedback constructivo.

Así, los compañeros de equipo tienen acceso a todos los detalles del proyecto, lo que les permite tomar el relevo sin problemas si el responsable de contratación no puede hacerlo. Como resultado, la comunicación con clientes y candidatos no se resiente y la colaboración sigue fluyendo.

5. 5. Aumento de la productividad

Los reclutadores pueden trabajar más rápido cuando un CRM de reclutamiento les permite tener todas las herramientas y datos necesarios en un solo lugar. Reciben información muy valiosa que les permite tomar decisiones mejor informadas al comprender las necesidades de sus clientes. 

Gracias a ello, pueden centrarse en aspectos más significativos de la contratación y cultivar relaciones positivas con los clientes. No es de extrañar que la productividad aumente cuando se utiliza un CRM. 

6. Mejor comprensión

Las agencias de contratación no deben preguntarse si sus equipos de ventas deben realizar un esfuerzo adicional o si su trabajo está proporcionando resultados estelares. Recruitment CRM ofrece una visión sobre el terreno y de alto nivel del rendimiento de los representantes.

Gracias a ello, los responsables de la toma de decisiones conocen los detalles relativos a las tasas de conversión individuales y a nivel de equipo en función de las fases, la velocidad y el tamaño de las operaciones. De este modo, pueden desarrollar un enfoque basado en datos para la gestión de equipos y garantizar que los reclutadores conviertan las oportunidades en clientes. 

7. Establece la base para conexiones duraderas

Al proporcionar análisis e información relevantes y facilitar la comunicación, el CRM de contratación ayuda a las agencias de contratación a garantizar una experiencia de cliente estelar y a desarrollar conexiones duraderas. Como resultado, sus negocios se vuelven más estables y productivos. 

Glosario CRM imprescindible

Estos son los términos relacionados con CRM que las agencias de contratación deben conocer antes de suscribirse:

• Candidatos potenciales - Los candidatos potenciales son las personas y empresas que han expresado interés en sus servicios. Podrían considerar colaborar con usted y contratarle para encontrar al mejor candidato para su vacante. Si han encontrado su agencia de contratación gracias a sus esfuerzos de marketing, este lead es un Lead de Marketing Cualificado (MQL). Por otro lado, un SQL (Qualified Sales Lead) interactuó con usted gracias a su equipo de ventas. 
• Fuente - Todos los contactos que consigue proceden de algún sitio. Diversas fuentes permiten a las empresas y los profesionales descubrir su agencia de contratación, como referencias, ferias comerciales, asistentes a seminarios web, formularios de sitios web, redes sociales o resultados de búsquedas en Internet.
• contacto - contactos representa a las personas que su CRM añadirá a la plataforma y guardará su nombre, apellidos y correo electrónico. Sin embargo, también puede incluir otra información, como los ingresos anuales de la empresa, el nombre de la empresa, el cargo, etc.
• Trato - Los tratos u oportunidades representan ventas potenciales y la conversión de clientes potenciales en clientes. Un trato pasa por múltiples etapas del proceso de ventas antes de llegar a ese nivel. Por lo tanto, debes conectarlo con contactos y asegurarte de que sabes hasta dónde has llegado con los clientes potenciales para vender tus servicios. 
• Etapa de negociación: el proceso de ventas consta de varias fases. Sin embargo, la llamada exploratoria es la primera fase en la mayoría de los casos, e incluye a tus representantes hablando con los clientes potenciales para cerrar el trato. 
• proceso de trabajo - El CRM de contratación facilita las cosas organizando las fases de los acuerdos. Por lo tanto, cada miembro del equipo de ventas debe tener el suyo, lo que les permite realizar un seguimiento del progreso y comprender lo cerca que está un cliente potencial de convertirse en cliente.
• actividad - Los correos electrónicos, las llamadas, los registros de nuevos contratos y otras actividades que realizan los miembros de tu equipo de ventas entran dentro del término actividad. 

La importancia de desarrollar una estrategia de CRM

La estrategia de gestión de las relaciones con los clientes representa el plan que las agencias y empresas de contratación desarrollan para mejorar la colaboración que sus equipos de ventas, departamentos de marketing y atención al cliente mantienen con clientes potenciales y clientes. Sin embargo, también se trata de cómo utilizan sus sistemas CRM para hacer crecer el negocio y mejorar la comunicación. 

Por eso es necesario desarrollar primero una estrategia de CRM antes de utilizar el software. Además de proporcionar una hoja de ruta, es más fácil hacer un seguimiento de los objetivos y mantener el rumbo. 

Aunque el CRM de contratación ofrece numerosas funciones, es posible que no las necesite todas. Considere primero sus necesidades de contratación y cómo mejorará las conexiones con los clientes. 

Piense también en los rasgos, interacciones y comportamientos de los clientes que afectan a su negocio y utilícelos para identificar CRM reportes y análisis relevantes. Identifique a su cliente ideal, sus necesidades, sus objetivos y los lugares que frecuenta.

Comprenderá qué tipo de clientes desea incorporar a la plataforma y cuáles prefiere evitar. Pero también descubrirás cómo llegar a ellos y utilizar el CRM de captación para retenerlos. 

Por último, esboce el recorrido del cliente. Piense en cómo suele ponerse en contacto su cliente ideal con su agencia de contratación. 

¿Cuántos puntos de contacto han necesitado antes de ponerse en contacto con usted, convertirse en cliente y ampliar la colaboración? Tu base de datos de clientes se ampliará y transformará el recorrido del comprador con el tiempo.

Pero su CRM de contratación le permitirá seguir estos cambios y responder con eficacia. Después de establecer su estrategia, es hora de descubrir cómo utilizar su software.

Cómo configurar y utilizar un CRM de contratación de personal

Implante un CRM de contratación en su plataforma de sistemas

Si opta por un CRM de contratación basado en la nube, todo lo que necesita es lanzarlo en su plataforma de sistemas y ponerlo en marcha. proveedores se encarga del alojamiento, lo que le permite ahorrarse las molestias de implantar un software y depender de un equipo informático para su mantenimiento.

En su lugar, puede iniciar sesión en cuenta justo después de suscribirse. El siguiente paso es almacenar su contactos.

Conecte su CRM de contratación con su correo electrónico y calendario

Aproveche al máximo las funciones de CRM vinculándolo con su correo electrónico y calendario, y con otras aplicaciones compatibles con la plataforma. Así tendrás todos los datos necesarios en un solo lugar, accesibles y listos para usar. Con Manatal, usuarios puede instalar una extensión de Chrome que le permita importar LinkedIn contactos directamente al CRM. 

Añada su equipo de ventas

Los representantes de su equipo de ventas deben conocer la plataforma lo antes posible para garantizar datos precisos y actualizados. Así, les permite familiarizarse con las funciones y utilizarlas de forma más eficiente. 

Por lo tanto, su prioridad debería ser añadir usuarios . Pero antes de hacerlo, consiga su apoyo aclarando cómo su CRM de contratación ayudará a los equipos de ventas a añadir más valor al negocio y a conseguir nuevos clientes.  

Si no consigue vender las ventajas del software, es posible que sus representantes no estén dispuestos a utilizarlo. Es aconsejable pedir a los vendedores con más éxito que compartan sus experiencias y aboguen por el CRM para que sus colegas estén más dispuestos a experimentar con la plataforma. 

Personalice su CRM de contratación ajustes

Alinee su plataforma CRM de contratación con sus objetivos y procesos de ventas. Asegúrese de que refleja las etapas del recorrido del cliente, ya que eso hace que la experiencia del usuario sea más intuitiva. Manatal, por ejemplo, te permite ofrecer una mejor experiencia a los clientes -así como a los miembros de tu equipo de ventas-, ya que el software se adapta a los procesos que se han puesto en marcha. 

Por eso primero debe comprender estas fases. Plantéate dedicar unas semanas a analizar tu proceso de ventas y hacer un seguimiento de cómo los clientes potenciales entran en contacto con tus servicios. 

Por ejemplo, identifique cuál pudo ser la razón que convenció a un cliente para elegirle a usted en lugar de a otra agencia de contratación. Descubra cuánto tardaron en ponerse en contacto con usted y convertirse en cliente. 

Importe su contactos

Tal vez esté utilizando hojas de cálculo u otro software de reclutamiento. Pero tu nuevo CRM puede transferir la contactos a su plataforma, normalmente como un archivo CSV. Alternativamente, los CRM de contratación como Manatal ofrecen organizar la migración de tus datos cuando se realiza la transición desde una plataforma anterior.

Como resultado, conservas información crucial y obtienes un flujo de trabajo fluido. 

Segmente a sus clientes

Es esencial adaptar la comunicación a cada cliente realizando una segmentación. Así atenderás mejor sus necesidades y evitarás utilizar plantillas. 

Identifique a sus clientes a largo plazo y a los nuevos. Decida cómo debe ser el proceso para cada contacto y etiquételos con precisión. 

Integrar otras herramientas de contratación y comunicación

Un CRM de contratación eficiente tiene una API abierta y permite la integración con otras plataformas que le ayudan a agilizar los procesos. De esta forma, construyes un sistema interconectado y aprovechas las ventajas de otras apps directamente en tu CRM.

Personalice su panel de control y asegúrese de que su equipo puede utilizarlo eficazmente

El panel de control de su CRM debe ofrecerle una visión global de sus colaboraciones y del rendimiento de su equipo. Esto le permite mantener a todo el mundo en sintonía y proporcionar la dirección, la retroalimentación y la orientación más eficaces. 

El cuadro de mandos debe servir como panel de control que le permita adaptarlo a sus necesidades específicas. Elija las estadísticas que desea ver, personalice las métricas de actividad y descubra cómo su CRM puede ofrecerle información más personalizada. 

Puesta en marcha notificaciones

Elige los notificaciones que quieres recibir entrando en ajustes y decidiendo lo que es necesario para los procesos de tu equipo y la colaboración con los clientes. Establece diferentes recordatorios que te aseguren no olvidarte de ninguna reunión, trato o cliente y adelantarte a los plazos.

Configurar funciones y permisos

Cada miembro del equipo tiene tareas y responsabilidades diferentes. Por eso debes gestionar las funciones y los permisos y dar acceso a información específica solo a las personas designadas. 

Habilitar Analytics & reportes

Los datos desempeñan un papel fundamental en el éxito de la contratación y la colaboración con los clientes. Por lo tanto, establezca reportes y analíticas y elija la frecuencia con la que los recibirá.-

Configurar su CRM no tiene por qué ser una tarea desalentadora. Céntrese en las funciones que se aplican a las necesidades de su empresa e identifique cómo debe ayudarle la plataforma a alcanzar sus objetivos. 

Considere la posibilidad de adoptar un CRM basado en la nube en lugar de uno local, ya que ofrece un panel de control más intuitivo. Así, pagará por las funciones que necesite y podrá utilizarlas nada más suscribirse. El CRM de contratación de Manatal es un SaaS avanzado y asequible que ofrece numerosas funciones y permite la integración de varias apps y plataformas.

Descubra cómo Manatal puede ayudarle a mejorar la colaboración con sus clientes y aumentar la eficiencia de su equipo iniciando su prueba de 14 días prueba gratuita.