Guía completa para la planificación de la mano de obra en 2023

La forma de ver el entorno profesional y el trabajo ha cambiado drásticamente en los últimos tres años. La mayoría de las empresas y organizaciones están dejando atrás los métodos y sistemas tradicionales y aprendiendo a gestionar sus operaciones de forma más eficiente e inteligente.

Además, se ha transformado la forma de gestionar las propias empresas. La pandemia ha afectado a todos los aspectos de nuestras vidas, incluido el ámbito social y económico, lo que ha influido significativamente en la mano de obra.

La Gran Resignación comenzó en 2021, inspirando una ola imparable de solicitantes de empleo y empleados empoderados que exigían mejores condiciones y oportunidades laborales. Eso también inspiró un aumento de las actividades y esfuerzos de sindicalización laboral en múltiples organizaciones y empresas mundiales (por ejemplo, The New York Times, Amazon, John Deere).

Un número asombroso de personas han estado enviando señales claras a los empresarios de que ya están hartos y exigen que las cosas cambien. Las empresas no pueden hacer mucho más que atender estos llamamientos porque su agilidad y continuidad son imposibles sin empleados cualificados que hagan el trabajo.

La importancia de estar al día de las exigencias y expectativas en constante cambio

Por otro lado, encontrar y retener talentos cualificados y garantizar la eficiencia operativa es cada vez más difícil. Pero los directivos deben tener visibilidad y conocimiento del rendimiento de su plantilla.

De lo contrario, tendrán problemas para gestionar los costes laborales y retener a los empleados.

Los empresarios deben disponer de sistemas adecuados para garantizar su mano de obra matches la demanda, o no podrán mejorar continuamente las condiciones de trabajo. Al fin y al cabo, es probable que los empleados abandonen el barco si la empresa no les ofrece un horario predecible que se ajuste a sus necesidades de bienestar y estilo de vida.

Por otro lado, el aumento de la complejidad del cumplimiento expone a las organizaciones a más riesgos y retos a la hora de adelantarse a los requisitos en continuo cambio. Las organizaciones y empresas dependen de un sistema de gestión de la plantilla que les permita anticiparse y prepararse para futuras perturbaciones.

Por eso es esencial planificar la mano de obra.

¿Qué es la planificación de la mano de obra?

El mundo avanza más rápido que nunca con la incesante evolución de la tecnología y las tendencias disruptivas. Hace décadas, las personas tenían una trayectoria profesional más o menos predecible: se incorporaban a organización y pasaban allí la mayor parte de su carrera.

Además, no era de extrañar que una persona pasara toda su vida adulta en el mismo puesto o empresa. Pero ese panorama parece más lejano cada día que pasa, ya que las cosas siguen cambiando rápidamente, con un ímpetu cada vez más acelerado.

Hoy en día, la gente tiene más oportunidades y abandonará su vacantes si no está satisfecha, especialmente con la dirección, el equipo, la carga de trabajo o la falta de crecimiento profesional. Ya no están dispuestos a dedicar su vida y su carrera a una empresa sin recibir lo suficiente a cambio. 

Esa transformación ha aumentado la importancia de una contratación eficaz, principalmente para las pequeñas y medianas empresas. La guerra de talentos sigue haciendo estragos, provocando que talentos estelares queden fuera del mercado en cuestión de días.

Algunas industrias luchan con una mayor falta de solicitantes de empleo disponibles que otras, lo que hace que la elaboración de estrategias sea crucial para superar a la competencia. La mejor manera de asegurarse de ello, atraer candidatos de calidad y retener a los empleados es desarrollar una importante planificación de la mano de obra.

De lo contrario, corre el riesgo de malgastar valiosos recursos en elementos y empresas de contratación innecesarios. Esto significa que la planificación de la plantilla representa el proceso empresarial central que ayuda a los líderes a alinear la estrategia de personal con las necesidades y objetivos de la organización.

Muchos afirman que es el actividad esencial de todo organización, lo que lo convierte en el campo central del compromiso de los ejecutivos. Sin embargo, no es complicado; puedes ajustarlo a la madurez, el tamaño y los recursos de tu empresa.

La planificación de la plantilla puede proporcionarle información sobre el sector y el mercado, lo que le permitirá centrarse en las cuestiones que más afectan a su empresa. También puede ayudarle a crear iniciativas que respalden sus objetivos y acciones a largo plazo.

Por ejemplo, esta planificación de la plantilla puede ayudarle a identificar y abordar la falta de capacidades específicas entre sus empleados y a reforzar sus equipos. Sorprendentemente, solo el 46% de los empleadores utilizan datos para determinar las carencias de competencias en su organización, según la encuesta de 2021 realizada por OMNI y el CIPD.

La misma encuesta reveló que sólo el 36% recopila datos para comprender sus necesidades futuras en cuanto a capacidades y conocimientos de los empleados. No es de extrañar que Gartner descubriera que sólo el 33% de los líderes de RR.HH. califican a sus organizaciones como eficaces a la hora de utilizar datos en la planificación de la plantilla.

Por ello, debe saber qué implica esta empresa y cómo llevarla a cabo.

¿Qué incluye la planificación de la plantilla?

La planificación de los recursos humanos consiste en producir información, evaluarla para conocer la demanda futura de competencias y empleados, y convertirla en múltiples acciones que se basarán en los recursos humanos existentes, cerrarán la brecha y responderán a la demanda. A continuación se describen los dos tipos de planificación de los recursos humanos:

• Planificación estricta de la plantilla: Este enfoque está asociado a los números, ya que pretende ayudarle a comprender cuántas personas y con qué cualificaciones específicas necesitará probablemente. Sin embargo, debes entender estos datos en un contexto relevante.
• Planificación flexible de la mano de obra: Se trata de desarrollar una estrategia que le ayude a determinar cómo evaluará la información. Gracias a este enfoque, puede plantear varias posibilidades antes de llegar a la fase en la que las circunstancias le obligarán a actuar.

¿Cómo debe realizar la planificación de la plantilla?

He aquí algunos consejos esenciales sobre cómo planificar la plantilla.

1. Entender su empresa y su entorno

Primero debe comprender la misión, los objetivos, los valores y las expectativas de su empresa. Así, debe identificar las características cruciales de su entorno y cultura, incluida la dinámica de equipo y la relación entre la cúpula y sus empleados.

Por ejemplo, puede esforzarse por contratar a docenas de personas en poco tiempo o llevar a cabo contrataciones masivas, pero si se trata de una pequeña empresa, debe tener cuidado con la ampliación. Esa empresa requiere una preparación minuciosa y la consideración de cómo encajarán los nuevos empleados en sus equipos y lugar de trabajo actuales.

Contratar a personas que no encajan bien en la cultura de su empresa podría obstaculizar el rendimiento y la productividad de su equipo. De ahí que deba pensar en los detalles y el perfil de los candidatos a los que se dirigirá.

2. Evalúe su mano de obra actual y potencial

Comprenda quiénes son sus empleados, sus puntos fuertes, sus puntos débiles y su potencial. Aproveche sus habilidades y afinidades y determine de qué tipo de formación y de I+D se beneficiarían y ampliarían sus capacidades.

En función de ello, también puede identificar qué habilidades y competencias debe buscar externamente y cómo beneficiarían a su empresa. Evalúe su estructura organizativa e incluya en el análisis la información demográfica pertinente (por ejemplo, niveles, capacidades, experiencia, edad, ocupaciones, posibilidad de jubilación y diversidad). Realice evaluaciones de competencias y compare las necesidades de su plantilla con las competencias disponibles.

No puede definir su punto de partida sin identificar las carencias de competencias y fijar objetivos, ya que es la única forma de seguir y medir los progresos. Asimismo, evalúe los datos de la plantilla para conocer sus actividades y cargas de trabajo actuales.

Esto le ayudará a identificar los programas, temas, capacidades y prioridades cruciales que impulsan su estructura. Además, este análisis le permitirá saber si el motor de sus necesidades de talento son sus objetivos a largo plazo o sus vacantes actuales.

3. Identificar las necesidades futuras de mano de obra

Investigue su sector y las tendencias que influirán en él en el futuro. Eso le ayudará a determinar qué podría necesitar su mano de obra en los próximos años y cómo podría responder a sus demandas.

Considere la posible carga de trabajo futura, las carencias, los requisitos y los desequilibrios de competencias. Eso le ayudará a definir las estrategias y actividades de contratación más eficaces para colmar esas lagunas y hacer frente a las necesidades acuciantes.

Tenga en cuenta que esta parte incluye la identificación de cambios en las prioridades estratégicas, los objetivos y las misiones. Además, implica nuevos tipos de programas, formación y trabajo que podrían afectar a las competencias que necesitará su personal, así como a su carga de trabajo o a vacantes.

Piense en los posibles aumentos, congelaciones y externalizaciones de la contratación. Las transformaciones tecnológicas suelen desempeñar un papel importante en las competencias y el progreso laboral.

Pero las demandas y expectativas de los clientes también afectan a su plantilla al provocar cambios en los procesos, tiempos de producción diferentes y un afán por acelerar las entregas. Incluya en el análisis los requisitos del procedimiento presupuestario y las fuentes de financiación, así como las proyecciones y tendencias de la plantilla.

4. Determinar las carencias futuras de mano de obra en comparación con las necesidades futuras

Considere las necesidades que aparecerán en su sector en el futuro y mídalas con las carencias de competencias que pueden obstaculizar su plantilla. Por ejemplo, las capacidades digitales e informáticas podrían convertirse en innegociables en tu sector dentro de unos años, y puede que tus empleados no dispongan de los recursos necesarios para adquirir esas competencias.

Este paso requiere un análisis de carencias, ya que esta tarea le ayudará a comprender la diferencia entre lo que su empresa tiene actualmente y lo que necesitará en los próximos años. Los resultados le ayudarán a elaborar su plan de dotación de personal operativo.

Estas son algunas de las preguntas que debe plantearse:

• ¿Hasta qué punto están disponibles las capacidades y los grupos de talentos vitales interna y externamente?
• ¿Por qué tiene su empresa carencias específicas de competencias?
• ¿Está desarrollando y fomentando las habilidades y talentos en áreas cruciales a través de la formación de los empleados, y en qué medida?
• ¿Está recopilando datos relevantes sobre la formación, el desarrollo, el rendimiento, la movilidad y la rotación de los empleados?
• ¿Ha definido cómo recopilará los datos del mercado laboral en áreas esenciales para su empresa?
• ¿Dispone su empresa de la estructura necesaria para minimizar las carencias de talento y apoyar la movilidad interna de los empleados?

5. Tomar medidas para responder a la escasez, la inadecuación y los excedentes de talentos

Determine las medidas que tomará para combatir la falta de solicitantes de empleo disponibles, mantenerse por delante de sus competidores y abordar las capacidades incompatibles con su sector. Considera también los pasos que tendrás que dar si tienes más empleados con las mismas habilidades y conocimientos pero con pocos proyectos y tareas compatibles.

La elaboración de un plan de dotación de personal completo es una de las mejores bases para planificar con éxito la plantilla. Le guiará en la comprensión de las necesidades a corto plazo de su empresa, las fuentes de contratación y los puestos específicos.

Los puestos que identifique como cruciales en el plan de dotación de personal deben ser el centro de sus esfuerzos de contratación. Sin embargo, también debe crear un Plan Estratégico de Personal con un largo alcance de hasta siete años.

Este plan le ayudaría a identificar y seguir sus necesidades de contratación a largo plazo y a alinearlas con sus objetivos de talento y organizativos. Pero requeriría actualizaciones y mejoras periódicas. Eche un vistazo a nuestra guía sobre las mejores herramientas de planificación de la plantilla para llevarla a cabo de forma más eficiente.

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6. Aprovechar la tecnología

La tecnología puede ser el mejor apoyo para sus esfuerzos de planificación de la mano de obra debido a sus ricas características y posibilidades. Dado que esta tarea requiere comprender su plantilla e identificar los perfiles de candidatos ideales, necesita sistemas basados en IA con paneles de análisis, reportes y sugerencias pertinentes.

Por ejemplo, un ATS puede ayudarle a identificar a los solicitantes de empleo que se ajusten a sus proyecciones y objetivos de planificación de plantilla permitiendo el análisis sintáctico multilingüe currículos. De este modo, ampliará su alcance y atraerá a diversos candidatos de fuera de las fronteras con capacidades que pueden ayudarle a colmar las lagunas de cualificación de su empresa.

Además, puede utilizar recomendaciones de IA y puntuación de candidatos para encontrar candidatos que cumplan sus criterios y encajen en la cultura de la empresa. Los ATS basados en IA utilizarán filtros inteligentes en match para encontrar candidatos que se ajusten a los requisitos, las expectativas y las características del puesto.

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7. Supervisar y analizar las acciones

Independientemente de las acciones e iniciativas que planee introducir, debe contar con los medios y las estrategias para realizar un seguimiento y evaluarlas. Supervise y evalúe continuamente los avances hacia la eliminación de las carencias de competencias y el cumplimiento de los objetivos de contratación que haya esbozado en el Plan de Recursos Humanos a corto y largo plazo.

Cada vez que se produzca un cambio que afecte a su financiación, puestos, prioridades de trabajo o misión, actualice su plan y decida si ello exige un nuevo enfoque. Es posible que descubra que sus necesidades de personal han cambiado con el tiempo, lo que exige revisiones y métodos diferentes. Por lo tanto, nunca deje de seguir el efecto de sus estrategias de planificación de la plantilla y los cambios que aportan a su empresa.

De lo contrario, no comprenderá el efecto de sus estrategias y si requieren ajustes. Sin embargo, es importante mencionar que debe compartir el análisis de la planificación de la plantilla con sus empleados, directivos, gerentes y otras partes interesadas.

Esto le ayudará a asegurarse de que todo el mundo participa en la toma de decisiones y hace sus aportaciones, lo que se traducirá en más mejoras e información práctica. Las decisiones colectivas también facilitarán la comprensión de posibles carencias y la determinación de la mejor respuesta en caso de problemas.

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La planificación de la plantilla ayuda a su empresa a tomar decisiones basadas en datos, a funcionar sin problemas y a alcanzar los objetivos deseados. Garantiza el cumplimiento de los objetivos de contratación a corto y largo plazo, a la vez que se utilizan los recursos con prudencia y se colman las lagunas de cualificación de la plantilla.

En última instancia, el objetivo de la planificación de la plantilla es garantizar que sus procesos de contratación son correctos y que está contratando a las personas más adecuadas para su empresa. Pero eso también requiere una tecnología fiable y completa que guíe su toma de decisiones y le ayude a garantizar la precisión y eficacia de sus estrategias.

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