Cómo crear una agencia de contratación en 8 sencillos pasos

Muchas agencias de contratación nuevas tienen dificultades para diferenciarse de las ya establecidas, como Adecco, Robert Half, Kelly Services y Randstad, lo que a menudo se traduce en elevados costes de marketing y un lento proceso de captación de clientes. Forjarse una reputación de fiabilidad y calidad lleva tiempo y, sin un argumento de venta único y claro, atraer a los primeros clientes y candidatos puede ser todo un reto. Sin embargo, si te preguntas cómo crear una agencia de contratación a pesar de estos obstáculos, te guiaremos a través de los pasos esenciales para superar estos retos y sentar las bases de un negocio de contratación de éxito.

8 pasos para crear una agencia de contratación

Paso 1: Averiguar tu nicho de contratación

Para saber cómo crear una agencia de contratación hay que empezar por realizar un minucioso estudio de mercado para identificar los factores que influyen en el éxito e identificar tu nicho. Es esencial comprender el sector antes de lanzarse a él. Incluso los profesionales con experiencia se benefician de mantenerse al día sobre las tendencias del mercado para tomar decisiones con conocimiento de causa. Una vez que hayas reunido la información necesaria, decide qué tipo de agencia de contratación vas a crear, teniendo en cuenta tus conocimientos, tu red de contactos y tus experiencias anteriores con candidatos.

Aquí tienes herramientas y estrategias gratuitas que puedes utilizar para identificar un nicho:

Tendencias de Google

Qué hace:
Muestra las tendencias de búsqueda y las comparaciones para sectores específicos o puestos de trabajo.

Modo de empleo:

• Busca términos como "contratación tecnológica", "remoto vacantes" o puestos específicos como "científico de datos".
• Compara términos para ver qué sectores o funciones están de moda en las distintas regiones.

Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU. (BLS)

Qué hace:
Proporciona datos sobre sectores con crecimiento del empleo, salario medio y demanda de funciones específicas.

Cómo utilizarlo:
Utiliza los datos del sector o el Manual de Perspectivas Ocupacionales para buscar sectores específicos o funciones laborales relevantes para el enfoque de su agencia de contratación.

En qué fijarse:

• Tendencias del empleo: Identifica el crecimiento o el declive del empleo en sectores específicos, lo que ayuda a predecir la futura demanda de talento.
• Datos salariales: Consulta los rangos salariales por región y ocupación para orientar los paquetes retributivos de los candidatos.
• Tasas de desempleo: Analiza las tasas de desempleo nacionales o regionales para comprender la salud y la demanda del mercado laboral.
• Proyecciones de empleo: Revisa las proyecciones de empleo a largo plazo (por ejemplo, las tendencias de crecimiento a 10 años) para calibrar dónde aumentarán o disminuirán las necesidades de contratación.
• Diferencias regionales: Céntrate en las zonas geográficas con una demanda creciente en los sectores a los que se dirige para descubrir posibles oportunidades de mercado.

O*NET en línea

Qué hace:
Ofrece información detallada sobre los puestos de trabajo, incluidas las competencias requeridas y la demanda.

Cómo utilizarlo:
Examina las ocupaciones por sector o demanda (vacantes previstas)

Indeed Contratación de datos de laboratorio

Qué hace:
Sigue las tendencias del mercado laboral

Cómo utilizarlo:
Busca sectores o puestos de trabajo con una demanda creciente pero una competencia limitada.

Glassdoor

Qué hace:
Proporciona información sobre las tendencias del mercado de trabajo y la satisfacción de los empleados en las industrias.

Modo de empleo:

Glassdoor for Employers ofrece información gratuita sobre datos salariales, tendencias de contratación y reseñas de empresas, pero gran parte de los datos detallados y las funciones de análisis avanzado son de pago. Por ejemplo, el acceso a reportes y a información más detallada sobre las tendencias en el lugar de trabajo suele requerir la suscripción a Glassdoor for Employers, que suelen utilizar las empresas para mejorar sus procesos de contratación.

No obstante, puedes acceder gratuitamente a una gran cantidad de información sobre salarios, opiniones de empresas y tendencias básicas del mercado laboral a través de la plataforma general Glassdoor

Operadores de búsqueda de Google

Qué hace: Ayuda a refinar las búsquedas de tendencias de contratación específicas.

Modo de empleo:

• Utiliza consultas como:
  • "industrias de mayor crecimiento 2024" site:.gov
  • "tecnología emergente vacantes"
  • "industrias con escasez de talento"

Tipos de servicios de contratación especializados que ofrecer

• Contratación de ejecutivos: Se especializa en la contratación de profesionales de alto nivel, como directores ejecutivos y directores, con honorarios del 25-35% del salario del primer año del candidato.
• Contratación temporal: Cubre puestos a corto plazo para cargas de trabajo o proyectos fluctuantes, con honorarios que oscilan entre el 20 y el 75% de la remuneración.
• Contratación vertical o especializada: Se dirige a sectores específicos o funciones especializadas, aprovechando los conocimientos y las redes de contactos.
• Contratación masiva: Apoya la contratación de grandes volúmenes, agilizando la contratación, las evaluaciones y la incorporación con tarifas basadas en el rendimiento.
• Contratación social: Utiliza las redes sociales para buscar candidatos a través de referencias, con honorarios que oscilan entre el 15% y el 25% del salario del candidato.

Para gestionar las relaciones con los clientes y ahorrar tiempo en el mantenimiento de tu base de datos de clientes y candidatos, el software CRM de contratación de Manatal ofrece una solución todo en uno. Realiza un seguimiento y organiza las interacciones con los clientes, mantiene perfiles detallados de los candidatos y actualiza las ofertas de empleo para garantizar la eficacia de matches entre candidatos y oportunidades. Si deseas conocer más estrategias para atraer y retener clientes para tu agencia, hemos elaborado una guía completa sobre cómo conseguir clientes para una agencia de contratación.

Buscar candidatos no tiene que ser difícil.

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Paso 2: Investiga el mercado y la competencia

Una vez que decidas el mercado y el tipo de agencia de contratación que deseas establecer, evalúa a tus principales competidores. Nunca entres en un juego sin conocer sus reglas y a quién te vas a encontrar mientras intentas construir tu posición y conseguir clientes.

He aquí herramientas, métodos y pasos prácticos gratuitos para investigar a los competidores y realizar un análisis estratégico a la hora de establecer una agencia de contratación:

Consultas de búsqueda en Google:

• "site:"
• Búsqueda dentro de sitios web específicos. Por ejemplo: site:linkedin.com agencias de colocación.
• "intitle:"
• Buscar páginas con palabras clave en el título. Ejemplo: intitle:"[nicho] agencia de contratación".
• "inurl:"
• Buscar páginas con palabras clave en la URL. Ejemplo: inurl:servicios [nicho] personal.
• "-" (Menos)
• Excluir términos. Ejemplo: "contratación de ejecutivos" -site:jobboard.com.
• "O"
• Buscar varios términos. Ejemplo: "contratación de ejecutivos" O "dotación de personal para puestos directivos".

LinkedIn:

• Analiza las páginas de las empresas competidoras para ver los sectores de actividad de los clientes, las ofertas de empleo y las conexiones de los empleados.
• Fíjate en la participación de los seguidores para evaluar el alcance de su audiencia y los niveles de actividad .

Reseñas en línea (por ejemplo, Glassdoor, Trustpilot):

• Revisa los comentarios de clientes y candidatos para identificar los puntos fuertes y débiles de los servicios de la competencia.

Análisis DAFO de las agencias de contratación

• Evaluar los puntos fuertes y débiles de tus competidores te ayuda a identificar áreas en las que puedes superarlos y descubrir oportunidades de mercado. He aquí algunos métodos clave que puedes utilizar para evaluar:

Plantilla gratuita de análisis DAFO para agencias de contratación

Similarweb (versión gratuita)

• Navega hasta Similarweb.
• Introduce el dominio de un competidor en la barra de búsqueda.
• Consulta datos sobre fuentes de tráfico, datos demográficos de la audiencia y rendimiento del sitio web.

En qué fijarse:

• Visión general del tráfico: Muestra las visitas mensuales estimadas, lo que le ayuda a calibrar el tamaño de la audiencia.
• Fuentes de tráfico: Revela de dónde procede el tráfico (por ejemplo, directo, búsqueda, social) para identificar los canales clave.
• Intereses de la audiencia: Muestra con qué otros sectores o categorías se relacionan los visitantes, revelando oportunidades de mercado más amplias.
• Páginas más visitadas: Destaca las páginas más visitadas, indicando qué contenidos o servicios despiertan más interés.
• Geografía: Desglosa el tráfico por ubicación, lo que ayuda a identificar los puntos fuertes o las lagunas del mercado regional.

SEMRush (uso gratuito limitado)

• Utiliza la herramienta Visión general del dominio de SEMrush para analizar a tus competidores introduciendo la URL de su sitio web. Esto mostrará sus palabras clave de mayor rendimiento, tráfico orgánico, backlinks y anuncios de pago.

En qué fijarse:

• Palabras clave orgánicas: Identifique las palabras clave por las que están clasificando los competidores.
• Backlinks: Comprueba la calidad y cantidad de los backlinks para conocer su credibilidad.
• Tendencias del tráfico: Busca patrones de tráfico al alza o a la baja para calibrar el crecimiento o el declive.
• Anuncios de pago: Analiza tu estrategia de búsqueda de pago para ver si están invirtiendo en campañas PPC.

Nota: Para utilizar SEMrush para el análisis de la competencia, es necesario registrarse para acceder a la mayoría de las funciones, incluida la herramienta de descripción general de dominios y la información detallada sobre palabras clave orgánicas, vínculos de retroceso y anuncios de pago_. SEMrush ofrece acceso limitado a determinadas funciones, como la herramienta_ Visión general del dominiopero sólo puedes realizar unas pocas búsquedas al día sin registrarte. No obtendrás información completa sobre las palabras clave, los vínculos de retroceso o las tendencias de tráfico de la competencia a menos que te registres.

3. Diferencia tu agencia

Métodos y pasos:

• Identificar lagunas:
  • Busque sectores desatendidos o servicios de valor añadido exclusivos de los que carezcan los competidores, como la preparación personalizada de candidatos o el apoyo adicional posterior a la colocación.
• Utilizar el marco de las 4 P:
  • Productos: ¿Tus servicios son más personalizados?
  • Los precios: ¿Puedes ofrecer estructuras de precios competitivas o flexibles?
  • Lugar: Diríjete a mercados de contratación geográficos o remotos que los competidores no hayan saturado.
  • Promoción: Aprovecha las redes sociales o crea contenidos de liderazgo intelectual para llegar a tu público con mayor eficacia.

4. Seguimiento de los movimientos de los competidores

Rastrea a tus competidores en LinkedIn:

Supervisa las páginas de LinkedIn de los competidores para ver para qué puestos están contratando, así como las regiones y especializaciones en las que se están centrando. Esto puede ayudar a identificar cambios en tu enfoque de negocio o áreas de crecimiento.

Configurar las alertas de Google:

Crea alertas para competidores clave a fin de recibir notificaciones cuando se les mencione en la web. Esto te permitirá detectar rápidamente cualquier noticia, oportunidad o tendencia relevante que puedas aprovechar.

Paso 3: Poner en orden tus finanzas

Identificar los costes clave

Poner en marcha una agencia de contratación conlleva varios gastos esenciales. Necesitarás cuenta para equipos de oficina, herramientas digitales, salarios de empleados, seguros, costes de marketing y, posiblemente, servicios profesionales. Además, debes tener en cuenta los gastos recurrentes de software de reclutamiento, los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y las suscripciones a portales de empleo, que pueden variar mucho en función de las herramientas que elijas para agilizar tus operaciones.

Evaluar los recursos disponibles

Es fundamental conocer tus recursos financieros disponibles. Haz balance de sus ahorros, posibles préstamos e inversiones. Considera si puedes necesitar financiación externa, como préstamos de crédito o ayudas estatales para pequeñas empresas. La creación de una hoja de cálculo presupuestaria detallada te ayudará a hacer un seguimiento de los costes iniciales de puesta en marcha, los gastos operativos mensuales y las previsiones ingresos, ofreciéndote una visión clara de tu situación financiera.

Explorar opciones financieras

Una vez que sepas cuánto dinero necesitas, explora tus opciones financieras. Los préstamos tradicionales, las subvenciones y los programas gubernamentales, como los que ofrece la Pequeña Empresa administración (SBA), podrían ofrecer condiciones favorables para las pequeñas empresas. Si optas por buscar inversores, prepárate para presentar un plan bien estructurado que muestre cómo contribuirán los fondos al crecimiento de tu agencia de contratación.

Plan de crecimiento sin grandes endeudamientos

Evita endeudarte demasiado en las primeras etapas de tu empresa. Depender demasiado de préstamos o inversores puede poner a prueba tu flujo de caja y reducir la rentabilidad. Considera alternativas como el crowdfunding o el bootstrapping para mantener el control sobre las finanzas de tu empresa. Mantener un endeudamiento manejable garantiza que puedas reinvertir los beneficios en el crecimiento de tu agencia, en lugar de cargar con obligaciones de reembolso.

Obten asesoramiento profesional

Consultar a un asesor financiero o contable es esencial para asegurarse de que tu presupuesto es realista y sus proyecciones financieras sólidas. Un experto puede ayudarte a evitar errores costosos y a optimizar tu planificación financiera. Un presupuesto bien organizado y respaldado por un asesoramiento profesional te permitirá afrontar con confianza los retos financieros que supone poner en marcha una agencia de contratación.

Etapa 4 Legalidades

Es importante conocer las leyes y normativas que rigen el sector de la dotación de personal, del mismo modo que se investiga el mercado y la competencia. No seguir estas normas puede acarrear problemas legales que podrían perjudicar a su agencia. Un paso clave es conseguir la licencia adecuada para agencias de empleo que necesitan las autoridades locales o nacionales para operar legalmente. Esto le ayudará a asegurarse de que cumple la legislación laboral, las normas fiscales y las normas del sector.

Además de obtener las licencias adecuadas, debes estar al día de las últimas normas que afectan al sector. Muchas agencias contratan a expertos jurídicos para mantenerse informadas, pero como propietario, es importante que también dediques tiempo a comprender estas normativas. Por ejemplo, las agencias de contratación deben seguir leyes de protección de datos como el GDPR para proteger la información personal.

Paso 5: Desarrollar un plan de negocio sólido

Un plan de empresa sólido es crucial para sentar las bases de tu agencia de contratación. Hemos tratado muchos aspectos de este plan en pasos anteriores, y ahora es el momento de recopilarlo todo en un documento estructurado. Esto es lo que debe incluir tu plan:

1. Resumen ejecutivo:
   Presenta un resumen conciso de la misión, la visión y los objetivos de tu agencia. Esta sección debe reflejar los conocimientos adquiridos en los pasos anteriores, como la comprensión de tu mercado objetivo y la competencia.
2. Análisis del mercado:
   Consulta los métodos de investigación que hemos comentado antes, como el uso de Google Trends, SimilarWeb y LinkedIn, para analizar tu mercado, la competencia y las oportunidades potenciales. Estos datos te ayudarán a comprender la demanda del mercado y a identificar las lagunas que puedes explotar.‍
3. Servicios ofrecidos:
   Defina los servicios de contratación que ofrecerá. Desde la selección de personal especializado hasta la contratación temporal, ya deberías tener una idea clara de lo que distingue a tu agencia gracias a la investigación de la competencia que hemos realizado en el paso 2.‍
4. Estrategia de marketing y ventas:
   Desarrolla las tácticas de marketing de las que hemos hablado antes, como el SEO, el marketing en redes sociales y la creación de contenidos. Crea medidas prácticas para atraer tanto a clientes como a candidatos.
5. Plan financiero:
   Basándote en el presupuesto y las proyecciones financieras del paso 3, esboza los costes de puesta en marcha, las previsiones de ingresos y los gastos corrientes. Establece objetivos financieros e indicadores clave de rendimiento (KPI), asegurándote de que están en consonancia con las estrategias y los recursos que has identificado.
6. Plan operativo:
   Detalla el aspecto operativo de tu empresa, como las tecnologías que utilizarás (CRM, software de reclutamiento), la configuración de la oficina y los planes de contratación. Esta sección se basará en las herramientas y recursos operativos que hayas explorado.
7. Evaluación de riesgos:
   Identifica los riesgos potenciales para su negocio, como cambios en el mercado o presiones financieras, y propón estrategias para mitigarlos. Esto coincide con el análisis de la competencia y los pasos de planificación financiera.
8. Hitos y métricas:
   Establece objetivos claros para el primer año, como la captación de clientes, los objetivos de ingresos y los indicadores clave de rendimiento (KPI). Utiliza la información recopilada en los pasos anteriores para establecer hitos realistas y viables.

Paso 6: Construye tu red

Asistir a conferencias del sector es una excelente manera de ampliar tu red de contactos y hacer crecer tu agencia de contratación. Estos eventos brindan la oportunidad de conocer a clientes potenciales, candidatos y profesionales del sector, al tiempo que te mantienen al día sobre las tendencias y las nuevas tecnologías de la contratación.

Las conferencias te permiten entablar relaciones significativas, aprender de expertos y descubrir nuevas herramientas que pueden agilizar las operaciones de tu agencia. Asistir con regularidad posiciona a tu agencia como un actor bien informado y creíble en el sector.

Si deseas más información sobre las conferencias de contratación, consulta nuestra guía de conferencias de contratación...

Paso 7: Contratar al personal adecuado

Ahora, necesitas crear un equipo estelar para hacer crecer tu negocio. Puesto que eres una agencia de contratación emergente, necesitas tener estas cuatro funciones clave en tu equipo de contratación.

Sin embargo, evita abandonar a los reclutadores junior. En lugar de eso, detecta los puntos fuertes de cada reclutador y ayúdale a prosperar, ya que de ese modo también te estarás haciendo un gran favor a ti mismo. Contar con las personas adecuadas te ayudará a integrar toda tu estrategia de búsqueda de candidatos y cosecharás los frutos antes de lo que imaginas.

Paso 8: Crear una agencia de contratación

Después de planificar, investigar y sentar las bases, es hora de poner en marcha oficialmente tu agencia de contratación. Este paso implica la ejecución de la estrategia, el inicio de las operaciones y la puesta en marcha de todos los preparativos. He aquí cómo empezar:

1. Registra tu empresa - Asegúrate de que tu agencia está legalmente registrada y cumple todas las normativas locales. Obtén las licencias y permisos necesarios y decide la estructura de la empresa (por ejemplo, empresa unipersonal, sociedad, SRL)‍.
2. Prepara tu oficina y tus herramientas - Establece un espacio de trabajo profesional, ya sea una oficina física o una configuración remota, y equípalo con herramientas esenciales como software CRM de contratación, bolsas de trabajo y materiales de marketing.‍
3. Construya su presencia en línea: lanza tu sitio web y crea perfiles en las redes sociales para mostrar tqus servicios, publicar ofertas de empleo y conectar con clientes y candidatos. Tu presencia en Internet es una primera impresión vital para tu marca.
4. Acércate a tu red - Utiliza tu actual contactos para dar a conocer tu agencia. Póngase en contacto con antiguos colegas, candidatos y clientes potenciales para presentarles sus servicios y empezar a entablar relaciones.‍
5. Promociona tus servicios: aprovecha las estrategias de marketing digital y tradicional para atraer a clientes y candidatos. Invierte en publicidad dirigida, campañas de correo electrónico y SEO para asegurarte de que tu agencia llega al público adecuado.
6. Empieza a reclutar - Empieza a buscar candidatos y a cubrir puestos basándote en tu nicho y en las necesidades de tus clientes. Utiliza tu sistema CRM para seguir el progreso, comunicarte con los clientes y gestionar los flujos de trabajo de forma eficiente.

Aspectos a tener en cuenta al crear una agencia de contratación

Por mucho que te apasione montar tu agencia de colocación, tu planificación financiera determinará hasta qué punto son realistas tus objetivos. Ten en cuenta los costes de instalación de la oficina, incluidos Internet, prestaciones sociales, dispositivos y software esencial.

Una vez que hayas decidido los servicios que vas a ofrecer, tómate tu tiempo para determinar cuidadosamente las tarifas de tus servicios. Además, planifica cuidadosamente tu presupuesto publicitario. Empieza con una estrategia semestral para asignar tu inversión de forma eficaz. Investiga los mejores canales de marketing para tu público objetivo, ya sean opciones tradicionales como anuncios en periódicos o revistas o plataformas digitales como redes sociales y sitios web. Céntrate en los canales que ofrezcan el mejor alcance y retorno de la inversión para maximizar tus esfuerzos publicitarios.

Conclusión

En conclusión, poner en marcha una agencia de contratación puede ser una tarea muy satisfactoria y fructífera si se hace bien. No está exenta de riesgos, pero con una planificación cuidadosa, la tecnología adecuada para apoyar a tu agencia y una estrategia bien elaborada es posible maximizar tu probabilidad de éxito. Una vez que lo tengas todo listo, es hora de poner en marcha tu agencia.

Cita:

1. El equilibrio

Preguntas frecuentes

P: ¿Es rentable montar una agencia de colocación?

R: Sí, montar una agencia de colocación puede ser rentable. Las agencias de colocación suelen ganar una comisión por colocar con éxito a los candidatos, y hay una demanda constante de servicios de dotación de personal en todos los sectores. La clave de la rentabilidad radica en establecer relaciones sólidas con clientes y candidatos, además de contar con un modelo de negocio eficaz. Ser bueno en selección de personal tampoco está de más.

P: ¿Cómo consiguen clientes las agencias de contratación?

R: Las agencias de contratación consiguen clientes a través de redes, aprovechando el sector contactos, el marketing y la creación de una sólida reputación. También pueden contactar directamente con clientes potenciales, asistir a eventos empresariales o asociarse con otras organizaciones de sus sectores objetivo.

P: ¿Es difícil crear una agencia de colocación?

R: Crear una agencia de colocación puede ser difícil, pero no imposible. Requiere un buen conocimiento del mercado, un plan de negocio sólido, capital inicial y una red de contactos eficaz. Tener experiencia o conocimientos previos en contratación es útil, pero es posible tener éxito con los recursos y la determinación adecuados.

P: ¿Cómo se crea una buena estrategia de contratación?

R: Para crear una buena estrategia de contratación, primero debes comprender las necesidades de tu mercado objetivo y de los sectores a los que sirves. Céntrate en crear una reserva de talento, establecer objetivos claros, utilizar los canales de contratación adecuados y ofrecer una experiencia excelente al candidato. Evaluar y ajustar periódicamente tu estrategia le mantendrá alineado con las tendencias del sector.

P: ¿Cómo registrar tu empresa de contratación?

R: Para registrar tu empresa de contratación, debes elegir una estructura jurídica (como empresa unipersonal, sociedad colectiva o sociedad anónima), registrarte ante las autoridades locales o nacionales pertinentes y obtener las licencias y permisos empresariales necesarios. También tendrás que crear una cuenta financiera.

P: ¿Qué licencias se necesitan para montar una empresa de selección de personal?

R: Las licencias necesarias dependen de tu ubicación y de los servicios que ofrezcas. Normalmente, necesitarás una licencia comercial, un registro fiscal y, potencialmente, una licencia de agencia de contratación especializada. Consulta a las autoridades locales para conocer los requisitos específicos de tu zona. Hemos tratado este tema con más detalle en nuestra guía sobre cómo obtener una licencia para agencias de colocación.

P: ¿Cuáles son los recursos esenciales para los nuevos reclutadores o propietarios de agencias?

R: Los recursos esenciales incluyen software de reclutamiento (ATS), un CRM, herramientas de marketing para promocionar tus servicios, acceso a una amplia red de candidatos y clientes, formación en procesos de contratación y un plan de negocio claro. Construir un buen sistema de apoyo de mentores y profesionales con experiencia también es beneficioso.