Las reuniones individuales son una valiosa oportunidad para que los directivos y los responsables directos de reportes se pongan en contacto, compartan opiniones y planifiquen el futuro. Sin embargo, si estas reuniones no están bien estructuradas y centradas, pueden convertirse fácilmente en aburridas e improductivas actualizaciones de estado. Así que, para ayudarte a preparar tus reuniones 1:1, te guiaremos a través de 16 valiosas preguntas para plantear a los empleados. Con estas preguntas, podrás alcanzar varios objetivos, como dar y recibir feedback, asesorar y orientar, establecer y revisar objetivos, así como fomentar la confianza y la compenetración.
¿Por qué son importantes los 1:1?
En Estados Unidos, sólo el 32% de los empleados están comprometidos con su trabajo [1]. [1] Una de las principales razones de este bajo nivel de compromiso es la falta de feedback y reconocimiento por parte de sus jefes. Si los empleados reciben regularmente comentarios de sus jefes, es más probable que se sientan comprometidos, leales y satisfechos con su trabajo [2]. [2] Estas estadísticas demuestran la importancia del feedback y cómo puede contribuir en gran medida a motivar a los empleados.
Mantener 1:1s te ayuda a:
- Comprenda las necesidades, expectativas y motivaciones de tus empleados y proporcióneles apoyo y orientación personalizados.
- Supervisa el rendimiento, el progreso y el impacto de tus empleados y proporciónales retroalimentación y reconocimiento oportunos y constructivos.
- Identifica los puntos fuertes, los puntos débiles y el potencial de tus empleados y ayúdales a desarrollar sus habilidades, competencias y trayectorias profesionales.
- Genera confianza, compenetración y lealtad con tus empleados y crea una cultura de apertura, honestidad y colaboración.
Cómo hacer 1:1 de forma eficaz
No existe un enfoque único para las reuniones 1:1, ya que los empleados pueden tener necesidades, preferencias y estilos diferentes. Sin embargo, algunas directrices generales pueden ayudarte a llevar a cabo reuniones 1:1 eficaces con tu equipo:
Preparar el escenario
Crea un entorno seguro y abierto para el debate eligiendo una hora, un lugar y un formato adecuados para la reunión 1:1. Para que la reunión sea un éxito, debes hacer lo siguiente.
- Programa la reunión 1:1 con antelación, preferiblemente a intervalos regulares (por ejemplo, semanal o quincenalmente), y comunica al empleado el propósito y el orden del día de la reunión.
- Elige un lugar cómodo y privado para la reunión. Si es offline puedes utilizar una sala de reuniones o de conferencias. Si es virtual, elige una plataforma en línea fiable, como Google Meet o Zoom, en función de las preferencias de ambos.
- Antes de la reunión, reúne los datos pertinentes, como la información de los empleados y los proyectos en los que están trabajando, revise las notas anteriores y establece un orden del día antes de la reunión para tener una idea general de cómo se desarrollará.
Entablar relaciones
La compenetración es la clave para construir una relación sólida entre un miembro de tu equipo y tú. Si tu empleado siente que te interesas por él como persona, no sólo como trabajador, estará más dispuesto a trabajar duro. ¿Cómo se construye esta relación? Puedes hacerlo así:
- Saludar cordialmente al empleado y hacerle algunas preguntas informales sobre su vida personal o profesional. Por ejemplo: ¿Cómo te encuentras hoy? ¿Qué tal el fin de semana? ¿Cómo va tu proyecto?
- Comparte alguna información sobre ti para crear una buena relación con el empleado. Por ejemplo: ¿Qué hiciste el fin de semana?
- Escucha con atención y empatía las respuestas del empleado y muéstra aprecio por su tiempo y esfuerzo.
Exploración de temas
Aquí es donde comienza la verdadera reunión, cuando empiezas a explorar diferentes temas, desde los objetivos hasta la evaluación del rendimiento, el apoyo y el crecimiento profesional y la retroalimentación. A continuación te explicamos cómo organizarla:
- Empieza utilizando la agenda que has creado antes de la reunión como guía para explorar diferentes temas con el empleado (por ejemplo, objetivos, rendimiento, feedback y apoyo).
- Haz preguntas abiertas que animen al empleado a compartir sus pensamientos, sentimientos, opiniones o experiencias. Por ejemplo: ¿Qué es lo que más te entusiasma de tu proyecto actual? ¿Cuáles son algunos de los retos a los que te enfrentas o anticipas? ¿Qué opinas de los comentarios que has recibido?
- También debes proporcionar feedback, ideas o sugerencias al empleado de forma constructiva y equilibrada. Por ejemplo: me gustó cómo gestionaste la situación con el cliente, creo que podrías mejorar tus habilidades de presentación practicando más, y tengo algunas ideas sobre cómo podemos optimizar nuestro flujo de trabajo.
- Evita interrumpir o juzgar las respuestas del empleado y, en su lugar, intenta comprender su punto de vista.
Pasar a la acción
Esta es la fase en la que acuerdas acciones, responsabilidades y plazos específicos para que tú y el empleado hagáis un seguimiento de los temas tratados. Estas son las cosas que tienes que hacer:
- Debes resumir los puntos clave de la conversación y confirmar con el empleado las medidas que deben tomarse. Por ejemplo: "Te enviaré un correo electrónico con más detalles sobre ese proyecto" o "Completarás esa tarea la semana que viene".
- Asigna responsabilidades y plazos claros para cada acción y documéntalos para futuras consultas (por ejemplo, yo me encargaré de revisar tu informe y de darte mi opinión antes del viernes. Tú serás responsable de poner en práctica los comentarios y presentar la versión final antes del lunes. Asegúrate también de que las acciones sean realistas, alcanzables y mensurables).
Cerrar el círculo/después de la reunión
Aquí es donde se pone fin a la reunión y se programa la siguiente 1:1. Hay cosas que debes hacer en esta fase, por ejemplo:
- Expresa tu aprecio y apoyo al trabajo y desarrollo del empleado, (por ejemplo, aprecio su duro trabajo y dedicación. Estoy aquí para apoyarte en todo lo que pueda).
- También debes indicar cuándo será el próximo 1:1 con el empleado y recordarle las acciones que acordaron.
- Envía al empleado un resumen de las notas de la reunión y los puntos de acción. Pídele que confirme o corrija cualquier detalle.
16 preguntas para los empleados en las reuniones individuales
Estas preguntas están diseñadas para ayudarte a comprender mejor los objetivos de tus empleados, evaluar su rendimiento, proporcionarles apoyo y recibir comentarios para su desarrollo. De este modo, podrás abordar todos los temas clave y evitar que tus reuniones se vuelvan aburridas. Manos a la obra.
1. Establecimiento de objetivos
Lo primero que hay que hacer en la reunión individual es preguntar a los miembros del equipo cuáles son sus objetivos a corto y largo plazo. Escucha sus pasiones y deseos y ayúdales a ver cómo se alinean con la visión del equipo o de la organización. Esto fomenta una cultura de crecimiento y desarrollo. He aquí cuatro preguntas centradas en comprender y apoyar los objetivos de los empleados:
¿Cuáles son tus principales objetivos para el próximo trimestre y cómo se alinean con los de nuestro equipo?
- Esta pregunta ayuda a garantizar que los objetivos personales del empleado contribuyen a los objetivos más amplios del equipo y de la organización.
¿Puede describir una aspiración profesional que tengas a largo plazo y cómo piensas trabajar para conseguirla?
- Comprender las aspiraciones a largo plazo te permite ofrecer orientación y oportunidades que se ajusten a la trayectoria de crecimiento del empleado.
¿Hay alguna habilidad o área de conocimiento que quieras desarrollar y cómo puedo ayudarte en ese proceso?
- Estas preguntas pueden ayudarte a obtener información sobre el crecimiento profesional de los empleados y ver cómo puedes apoyarles con recursos u oportunidades de formación.
¿Cómo equilibras sus objetivos a corto y largo plazo, y cómo priorizas tus tareas?
- Esta pregunta te ayuda a comprender cómo planifican y organizan su trabajo los empleados, y si necesitan algún tipo de orientación o apoyo para gestionar su tiempo y sus recursos.
2. Evaluación del rendimiento
La evaluación del rendimiento es una parte importante de la gestión del rendimiento, ya que te permite valorar el progreso de tu empleado, identificar sus puntos fuertes y débiles y planificar su desarrollo futuro. Según una encuesta, el 24% de los trabajadores consideraría la posibilidad de dejar su trabajo si sus jefes les proporcionan una retroalimentación inadecuada sobre su rendimiento. [3] Además, el 30% de las evaluaciones de rendimiento acaban disminuyendo el rendimiento de los empleados [4], lo que indica que muchos directivos carecen de las habilidades o herramientas necesarias para realizar evaluaciones eficaces.
Formular preguntas periódicas de evaluación del rendimiento te ayuda a reconocer los logros y a abordar los retos con prontitud. He aquí cuatro preguntas para facilitar esta tarea.
¿De qué logros del último mes te sientes más orgulloso y qué impacto han tenido en nuestro equipo?
- Reconocer los logros refuerza el comportamiento positivo y destaca las contribuciones al éxito del equipo.
¿A qué retos te has enfrentado recientemente y cómo los has afrontado?
- Esta pregunta te permite conocer los obstáculos a los que se enfrentan y ofrecerles soluciones o apoyo.
¿En qué sentido crees que tu trabajo ha evolucionado o mejorado con el tiempo, y qué factores han contribuido a este crecimiento?
- Reflexionar sobre el crecimiento fomenta la mejora continua y ayuda a identificar estrategias o comportamientos exitosos.
¿Cómo gestionas los comentarios y qué tipo de comentarios te resultan más útiles o motivadores?
- Esta pregunta le ayuda a conocer las preferencias y estilos de feedback del empleado, y cómo utiliza el feedback para mejorar su trabajo.
3. Proporcionar apoyo/crecimiento profesional
El crecimiento profesional es la ventaja más deseada por la gente en el trabajo, según diversos estudios de fuentes acreditadas. Por ejemplo, un estudio de Gallup reveló que el 87% de los millennials, que son la generación más numerosa de la población activa, consideran que las "oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional" son importantes para ellos en un trabajo [5]. [5]
Del mismo modo, una encuesta de Deloitte reveló que es probable que el 42% de los millennials abandonen sus organizaciones porque no aprenden lo suficientemente rápido[6]. [6] Estas conclusiones sugieren que deberías prestar más atención a ofrecer a tus empleados oportunidades para crecer y aprender en sus puestos, así como para alinear sus objetivos profesionales con la visión y la misión de la organización.
Al hacerlo, puedes aumentar el compromiso, la productividad y la retención de tus empleados. He aquí cuatro preguntas destinadas a identificar cómo puedes apoyar mejor a tus empleados y sus carreras profesionales:
¿Qué recursos o herramientas facilitarían o harían más eficaz tu trabajo?
- Esta pregunta descubre posibles lagunas en los recursos que, de subsanarse, podrían mejorar la productividad.
¿Hay algún aspecto concreto de tu trabajo en el que consideres que sería beneficioso recibir más formación o apoyo?
- El apoyo específico puede ayudar a sus empleados a superar retos concretos y mejorar sus capacidades.
¿Cómo puedo ayudarte a alcanzar tus objetivos y a superar los retos que se te presenten en el lugar de trabajo?
- Preguntar directamente cómo prestar apoyo garantiza que se atienden las necesidades específicas de cada empleado.
¿Cómo afrontas el estrés o la presión en el trabajo, y qué puedo hacer para ayudarte a reducirlo o gestionarlo?
- Esta pregunta ayuda a los directivos a identificar cualquier signo de agotamiento o insatisfacción entre sus empleados, y a ofrecerles estrategias o recursos para mejorar su bienestar.
4. Retroalimentación y desarrollo
Las reuniones individuales son un buen momento para hablar con los empleados sobre sus opiniones, tanto para darlas como para recibirlas. Al tener lugar en un espacio privado y de confianza, puedes ser sincero y abierto con los demás. También puede analizar los comentarios en profundidad y asegurarte de que comprendes las perspectivas de cada uno. Esto puede evitar las reacciones negativas que pueden producirse cuando el feedback se da en público. Para iniciar un debate con tus empleados, puedes utilizar algunas de estas preguntas:
¿Cómo puedo mejorar mi estilo de gestión para apoyaros mejor a ti y al equipo?
- Pedir opiniones sobre las prácticas de gestión demuestra humildad y voluntad de crecer.
¿Qué medidas puedo tomar para fomentar un entorno de equipo más colaborativo y positivo?
- Esta pregunta demuestra el compromiso del directivo con la creación de una cultura saludable en el lugar de trabajo.
¿Hay alguna decisión o medida que haya tomado que crea que podría haberse tomado de otra manera?
- Alentar la crítica de las decisiones de gestión fomenta una cultura abierta en la que se valora la retroalimentación.
¿Cuáles son algunas de las cosas que aprecias o disfrutas de trabajar conmigo y con el equipo?
- Esta pregunta te ayudará a obtener comentarios positivos y a reforzar los puntos fuertes y los valores de tu equipo.
Utilizando estas plantillas, podrás llevar a cabo reuniones 1:1 significativas que no sólo mejoren el rendimiento de tu equipo, sino que también contribuyan a tu desarrollo como líder. Recuerda que el objetivo de estas preguntas no es solo recabar información, sino también actuar en consecuencia, creando un entorno de trabajo dinámico en el que la mejora continua sea la norma.
Conclusión
En conclusión, celebrar reuniones periódicas 1:1 con tus empleados es importante para una gestión eficaz y para fomentar un entorno de trabajo positivo. Como directivo, si formulas las preguntas adecuadas, podrás obtener información valiosa sobre las necesidades, aspiraciones y preocupaciones de tus empleados, lo que en última instancia redundará en un mayor compromiso y productividad. Estas 16 preguntas para hacer a los empleados durante las reuniones individuales ofrecen un punto de partida para entablar conversaciones significativas que promuevan la comunicación abierta, fortalezcan las relaciones e impulsen el éxito del equipo. Mediante la aplicación sistemática de estas prácticas, podrás crear una cultura de confianza y apoyo que, en última instancia, se traducirá en empleados más felices y motivados.
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Citas
1. Gallup
4. Marketsplash
5. Gallup
6. Deloitte
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