Escribir un correo electrónico profesional de rechazo después de una entrevista puede ser una tarea difícil. Quieres transmitir la noticia al tiempo que mantienes una relación positiva con el candidato. Aquí tienes diez consejos que te ayudarán a escribir un correo de rechazo que sea profesional y empático a la vez.
Mantener una imagen positiva de la empresa
Un correo electrónico de rechazo bien redactado no sólo mostrará respeto por el candidato, sino que también defenderá la reputación de su empresa. Un correo electrónico profesional refleja una empresa que valora la franqueza y la compasión en sus comunicaciones.
Cómo redactar un correo electrónico de rechazo que deje una impresión positiva
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1. Recopilación de información clave
Antes de escribir el correo electrónico, tómate tu tiempo para reunir la información necesaria y asegurarte de que tienes un conocimiento sólido del candidato y de sus puntos fuertes y débiles.
Revisar la solicitud del candidato y las notas de la entrevista
Revise el material de solicitud del candidato y las notas de la entrevista que usted o sus colegas hayan tomado. De este modo, demostrarás que conoces a fondo sus antecedentes y ayudarás a personalizar el correo electrónico de rechazo.
Mientras revisa la solicitud del candidato, tome nota de cualquier logro o experiencia destacada que le haya impresionado. Mencionarlos en el correo electrónico de rechazo puede ayudar al candidato a sentirse valorado y apreciado, aunque no haya conseguido el puesto.
Además, revisar las notas de la entrevista puede ayudarle a identificar las áreas en las que el candidato puede haber tenido dificultades o en las que ha destacado. Esta información puede utilizarse para proporcionar comentarios constructivos en el correo electrónico de rechazo.
Determinar los puntos clave del correo electrónico
Pinpoint las principales razones del rechazo y determinar si esta información debe compartirse en el correo electrónico. Es esencial no dar demasiados detalles, pero ofrecer comentarios constructivos puede ayudar al candidato a mejorar en futuras entrevistas.
Cuando proporcione comentarios, sea específico y ofrezca sugerencias para mejorar. Por ejemplo, si el candidato tiene dificultades para responder a preguntas de comportamiento, sugiérale que practique con un amigo o familiar las respuestas a preguntas habituales en las entrevistas.
También es importante ser empático en el correo electrónico de rechazo. Recibir un rechazo puede ser duro, y reconocer los esfuerzos del candidato y agradecerle su tiempo puede ayudar mucho a mantener una relación positiva.
Recuerda que el rechazo es una parte natural del proceso de búsqueda de empleo, y es importante tratarlo con profesionalidad y amabilidad. Puedes ayudar al candidato a sentirse respetado y valorado, aunque no haya conseguido el trabajo, dedicando tiempo a preparar un correo electrónico de rechazo bien pensado.
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3. La línea de asunto
El asunto de un mensaje de correo electrónico es como la portada de un libro: es lo primero que ve el destinatario y puede hacer que se interese o no por seguir leyendo. Por lo tanto, es crucial aportar claridad de un vistazo y establecer el tono adecuado.
Evitar la ambigüedad
Evite utilizar líneas de asunto ambiguas o engañosas, ya que pueden crear confusión o falsas expectativas. Por ejemplo, si envías un correo electrónico a un candidato para concertar una entrevista, asegúrate de incluir la palabra "entrevista" en el asunto. Del mismo modo, si envías un correo electrónico a un candidato para informarle de una decisión de contratación, asegúrate de incluir la palabra "decisión" en el asunto. Esto ayudará al candidato a entender el propósito del correo electrónico y a responder en consecuencia.
Establecer el tono del correo electrónico
La línea de asunto debe ser transparente pero respetuosa, ya que marca el tono del correo electrónico en general. Evite utilizar frases demasiado negativas que puedan hacer que el candidato se sienta abatido. Por ejemplo, en lugar de utilizar una línea de asunto como "Lamentamos informarle", pruebe con algo como "Una actualización de su solicitud". Esto transmite la misma información de una forma más neutra y menos desalentadora.
También es importante tener en cuenta la relación que tienes con el destinatario. Si envías un correo electrónico a un colega o a alguien con quien tienes una buena relación, puedes utilizar un tono más informal o juguetón en el asunto. En cambio, si te diriges a alguien que no conoces bien o a alguien con autoridad, es mejor pecar de formalidad.
4. Reconocer el esfuerzo y el tiempo dedicado por el candidato
Es importante reconocer el tiempo y el esfuerzo que el candidato ha invertido en el proceso de solicitud y entrevista, lo que demuestra que aprecias su interés por tu empresa.
He aquí algunos ejemplos que puede tomar como guía.
"Gracias por dedicar tiempo a solicitar el puesto y por participar en el proceso de entrevista. Entendemos la cantidad de trabajo que supone prepararse para una entrevista y apreciamos el esfuerzo que ha realizado" o "Queremos reconocer el proceso de la entrevista y cómo puede ser una experiencia angustiosa. Le agradecemos su disposición a participar en la entrevista y que haya sido abierto y sincero con sus respuestas.
Mostrando aprecio por su interés en la empresa
"Queremos expresarle nuestra gratitud por su interés en nuestra empresa. Aunque hemos decidido seguir adelante con otros candidatos, queremos que sepa que valoramos su interés por nuestra empresa y apreciamos el tiempo y el esfuerzo que ha dedicado al proceso de solicitud y entrevista.
Le animamos a que siga persiguiendo sus objetivos profesionales y le deseamos lo mejor en sus futuros empeños."
5. Dar la noticia del rechazo con tacto
La parte más difícil de escribir un correo electrónico de rechazo es dar la noticia en sí. Es esencial emplear el tono adecuado para minimizar la decepción y mantener la profesionalidad.
Aunque puede resultar tentador limitarse a escribir un mensaje breve y directo, dedicar tiempo a elaborar una respuesta reflexiva y empática puede contribuir en gran medida a preservar la autoestima y la reputación del candidato.
Cortesía y respeto
Al escribir un correo electrónico de rechazo, es importante elegir las palabras con cuidado. Utiliza un lenguaje educado y respetuoso e intenta empatizar con los sentimientos del candidato. Reconoce el esfuerzo y el tiempo que han dedicado a su solicitud y expresa tu gratitud por su interés en el puesto.
Por ejemplo, podría empezar el correo electrónico diciendo algo como: "Gracias por tomarse el tiempo de solicitar el puesto. Apreciamos su interés por nuestra empresa y el esfuerzo que ha dedicado a su solicitud."
Evitar frases demasiado negativas
Al dar la noticia, evite centrarse en defectos o debilidades. En su lugar, haga hincapié en que la decisión fue difícil y que había muchos candidatos cualificados, incluido el destinatario. Esto puede ayudar a suavizar el golpe y minimizar cualquier sentimiento negativo.
Por ejemplo, podría decir algo como: "Hemos recibido muchas candidaturas sólidas y la decisión ha sido difícil. Lamentablemente, hemos decidido seguir adelante con otros candidatos en este momento."
Recuerde que dar la noticia del rechazo nunca es fácil, pero tomarse el tiempo necesario para elaborar una respuesta reflexiva y empática puede marcar una diferencia significativa en la experiencia del candidato y en su percepción de la empresa.
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6. Retroalimentación constructiva
Si lo considera oportuno, proporcione al candidato un comentario reflexivo que pueda ayudarle a crecer profesionalmente y eliminar cualquier confusión persistente sobre el rechazo.
Proporcionar comentarios constructivos es una parte esencial del proceso de contratación. No solo ayuda al candidato a entender por qué no ha sido seleccionado, sino que también le aporta información valiosa sobre sus puntos fuertes y las áreas en las que puede mejorar.
Destacar los puntos fuertes
Comience mencionando los puntos fuertes del candidato y lo que le impresionó durante el proceso de entrevista. Esto refuerza sus atributos positivos y ayuda a suavizar el impacto del rechazo. También demuestra que reconoces su potencial y valoras sus habilidades y experiencia.
Podría decir algo como: "Nos impresionaron sus excelentes dotes de comunicación y su capacidad para trabajar bien en equipo. Tu experiencia en gestión de proyectos también fue impresionante y apreciamos las ideas que compartiste durante la entrevista."
Ofrecer sugerencias de mejora
Comparta amablemente cualquier área en la que el candidato podría mejorar o desarrollarse más para ser considerado para futuras oportunidades. Sea específico, pero enmarque sus sugerencias de forma positiva y constructiva. Recuerda centrarte en el futuro y ofrecer sugerencias de mejora en lugar de quedarte en el pasado.
Por ejemplo, puede decir algo parecido a: "Aunque su experiencia en gestión de proyectos es impresionante, hemos observado que podría beneficiarse de un mayor desarrollo de sus dotes de liderazgo. Le sugerimos que se plantee hacer un curso de liderazgo o buscar un mentor que le ayude a desarrollarse en este ámbito. Esto te ayudará a convertirte en un candidato aún más fuerte para futuras oportunidades".
Recuerde que proporcionar comentarios constructivos no sólo es beneficioso para el candidato, sino también para la empresa. Ayuda a construir una reputación positiva y demuestra que valoras a tus candidatos y su crecimiento profesional.
7. Animar al candidato a presentar su candidatura en el futuro
Puede que algunos candidatos no encajen perfectamente en los puestos vacantes esta vez, o que haya tenido que elegir entre varios candidatos igualmente adecuados. Puede que sean el talento adecuado para otros puestos que se abran en el futuro. Por lo tanto, es importante animarles a probar otras oportunidades en su empresa en el futuro.
He aquí un ejemplo de mensaje que puede incorporar:
"Aunque hemos decidido seguir adelante con otros candidatos en este momento, le animamos a que considere la posibilidad de solicitar otros puestos en nuestra organización. Sus cualificaciones y experiencia pueden ser más adecuadas para un papel diferente, y nos encantaría tener la oportunidad de trabajar con usted en el futuro."
Mencionar posibles vacantes
"Como empresa en crecimiento, buscamos constantemente personas con talento para unirse a nuestro equipo. Le animamos a que eche un vistazo a nuestra bolsa de trabajo para ver si hay alguna vacante que pueda interesarle. Además, estaremos encantados de mantener tu currículum en nuestros archivos para futuras consideraciones."
Recomendar oportunidades para establecer contactos
"Entendemos que encontrar el trabajo adecuado puede ser un reto, y queremos apoyarle en todo lo que podamos. Ofrecemos una variedad de eventos y recursos para establecer contactos que pueden ayudarle a familiarizarse con nuestra organización y sus oportunidades. Nuestras ferias de empleo, programas de tutoría y grupos de contactos en línea son sólo algunos ejemplos de los recursos que ofrecemos para ayudarle a tener éxito.
Gracias de nuevo por su interés en nuestra organización. Le deseamos lo mejor en su búsqueda de empleo y esperamos tener la oportunidad de trabajar con usted en el futuro.
Atentamente,
El equipo de contratación"
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8. Cierre profesional del correo electrónico
El párrafo final debe reiterar su agradecimiento por los esfuerzos del candidato y proporcionar información en contacto para cualquier pregunta de seguimiento.
Reiterar el agradecimiento
Agradece una vez más al candidato su interés por tu empresa y el tiempo que ha dedicado durante el proceso de entrevista, contribuyendo así a reforzar un mensaje positivo en todo el correo electrónico.
Proporcionar información a contacto para preguntas de seguimiento
Proporcione al candidato un correo electrónico o un número de teléfono de contacto en caso de que tenga preguntas o dudas adicionales, lo que demuestra una profesionalidad continua y respeto por sus necesidades.
9. Corrección y edición del correo electrónico
Antes de enviar el correo electrónico de rechazo, revise y edite cuidadosamente el contenido para garantizar la claridad, la precisión y la profesionalidad.
Gramática y ortografía correctas
Corrige el correo electrónico en busca de errores ortográficos, gramaticales y de puntuación. Un correo electrónico pulido y sin errores reflejará tu competencia y profesionalidad.
Comprobar el tono y el contenido
Lee el mensaje en voz alta para asegurarte de que el tono es profesional y empático. Corrige cualquier expresión o frase que pueda parecer dura o excesivamente crítica.
10. Enviar el correo electrónico a tiempo
Por último, es importante enviar el correo electrónico de rechazo con prontitud una vez tomada la decisión, ya que esto demuestra respeto por el tiempo del candidato y le permite avanzar en su búsqueda de empleo.
Evitar retrasos innecesarios
No posponga el envío del correo electrónico de rechazo. Los candidatos apreciarán una comunicación a tiempo, aunque la noticia sea decepcionante.
Demostrar respeto por el tiempo del candidato
Al enviar el correo electrónico con prontitud, demuestra que valora el tiempo del candidato y que comprende los retos de la búsqueda de empleo. Esta consideración ayuda a reforzar una imagen positiva de su empresa, incluso ante el rechazo.
Racionalice sus correos electrónicos de contratación con Manatal
Es justo decir que escribir un correo electrónico de rechazo requiere tiempo y esfuerzo. Para los reclutadores que manejan muchas responsabilidades a la vez, podría ser difícil para ellos centrarse en la elaboración de un correo electrónico de alta calidad y empujar el proceso de contratación hacia adelante. Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) basado en IA como Manatal puede poner fin a este problema.
Manatal permite automatizar tareas como la selección de candidatos y la acumulación de candidatos. La plataforma de contratación también consolida el embudo de contratación en un único panel de control, lo que facilita el seguimiento y la gestión del progreso.
Cuando se trata de crear correos electrónicos de alta calidad, Manatal tiene más de 100 plantillas de correo electrónico listas para usar. Esto incluye correos electrónicos de referencias, correos electrónicos generales de RRHH, correos electrónicos de ofertas de trabajo, correos electrónicos de reclutamiento, así como correos electrónicos de rechazo, y mucho más.
Podrás organizar tu campaña de emailing y enviar tus mensajes de forma masiva sin tener que preocuparte de que falten destinatarios. Con envío masivo de correos electrónicos función de Manatal, su lista de destinatarios se organizará fácilmente en carpetas. Sólo tienes que seleccionar los destinatarios, escribir un correo electrónico y enviarlo rápidamente.
Además, Manatal realiza un seguimiento automático de las bajas y actualiza el estado de suscripción para garantizar que los mensajes lleguen siempre a los destinatarios correctos.
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Reflexiones finales
Escribir un correo electrónico profesional de rechazo después de una entrevista puede ser una tarea delicada, pero siguiendo estos diez consejos, puedes asegurarte de que tu mensaje sea respetuoso, compasivo y profesional. Mantenga una línea de comunicación abierta con los candidatos rechazados para dejar abierta la posibilidad de futuras oportunidades dentro de su organización y fomentar una reputación positiva en el mercado laboral.
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