Disponer de un sistema de gestión de reclutamiento no es sólo una opción interesante, sino una necesidad. Un sistema de gestión de reclutamiento puede ayudarte a agilizar el proceso de contratación, atraer y comprometer a los mejores candidatos y mejorar los resultados de la contratación. Pero, ¿qué es exactamente y cómo funciona? En este artículo responderemos a estas y otras preguntas.
Qué es la gestión de reclutamiento
La gestión de reclutamiento es el proceso de encontrar, evaluar y contratar a los mejores talentos para tu organización. Consta de varios pasos y actividades cuyo objetivo es optimizar el sistema de contratación y garantizar una experiencia de contratación fluida y eficaz.
El proceso implica utilizar un conjunto de herramientas, como un sistema de gestión de la contratación (RMS) o un software de contratación, para automatizar y simplificar el sistema de contratación. Estas herramientas pueden ayudarte con tareas como la creación y publicación de anuncios de empleo, la gestión y comunicación con los candidatos, la programación y realización de entrevistas, y el envío de comentarios y actualizaciones a los solicitantes.
La gestión de la contratación también requiere el uso de un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), que es un software que te ayuda a clasificar y organizar las solicitudes que recibes para tus ofertas de empleo. Un ATS puede ayudarte a filtrar a los candidatos no cualificados, clasificar y puntuar a los solicitantes y seguir su evolución a lo largo del sistema de contratación.
¿Cómo funciona un sistema de gestión de la contratación?
Un sistema de gestión de la contratación agiliza y automatiza las distintas fases del proceso de contratación. A continuación se indican algunas de las características y funciones clave de un sistema de gestión de la contratación:
1. Anuncios de empleo
Con un sistema de gestión de la contratación, puedes crear y publicar sin esfuerzo descripciones de puestos de trabajo en varios portales de empleo, plataformas de redes sociales y su sitio de empleo. El sistema permite personalizar las ofertas de empleo para dirigite a públicos específicos y atraer a candidatos más cualificados.
Consulta nuestra guía sobre el uso de sistemas de contratación para la publicación de ofertas de empleo.
2. Búsqueda de candidatos
Tras la publicación de ofertas de empleo, un sistema de gestión de la contratación ayuda a descubrir candidatos pasivos que quizá no estén buscando trabajo activamente, pero que son ideales para tus vacantes. Emplea varios métodos, como las bases de currículuos , las referencias y las redes de talentos, y algunos sistemas utilizan la Inteligencia Artificial (IA) para clasificar a los candidatos en función de su compatibilidad con el puesto.
He aquí 14 estrategias de búsqueda de personal que puedes utilizar con un sistema de contratación en funcionamiento.
3. Selección de candidatos
El sistema de gestión de la contratación facilita la selección de candidatos, un proceso que filtra a los solicitantes no cualificados o irrelevantes utilizando criterios como palabras clave, habilidades, formación y experiencia. También se dispone de herramientas de evaluación como pruebas, cuestionarios y entrevistas en vídeo para evaluar las capacidades y la adecuación de los candidatos.
4. Gestión de candidatos
Este sistema permite una eficiente organización y la gestión de los candidatos a lo largo del proceso de contratación. Funciones como las etiquetas, las notas, las valoraciones y las canalizaciones ayudan a clasificar y supervisar el progreso de los candidatos, mientras que las herramientas de automatización, como las plantillas de correo electrónico y los recordatorios, garantizan una comunicación eficaz.
5. Programación de entrevistas
La coordinación de entrevistas se simplifica con un sistema de gestión de la contratación, que ofrece funciones como calendarios, franjas horarias de disponibilidad, confirmaciones y opciones de reprogramación para agilizar el proceso de entrevistas y evitar conflictos de programación.
6. Decisión de contratación
Para tomar decisiones de contratación informadas e imparciales, el sistema ofrece reportes, cuadros de mando, análisis y formularios de opinión para comparar y evaluar a los candidatos. Herramientas de colaboración como comentarios, chats y votaciones implican al equipo de contratación en el proceso de toma de decisiones.
7. Incorporación
El sistema de gestión de la contratación garantiza una experiencia de incorporación fluida para los nuevos empleados, proporcionándoles toda la información y los recursos necesarios. Listas de comprobación, formularios, documentos y vídeos ayudan a familiarizar a los nuevos empleados con la cultura y las expectativas de la empresa, mientras que las herramientas de automatización asignan funciones, responsabilidades y objetivos.
Ejemplos de sistemas de gestión de la contratación
Los sistemas de gestión de la contratación están diseñados para agilizar el proceso de contratación y pueden variar en funcionalidad, características y ventajas, atendiendo a las diversas necesidades y preferencias de usuarios. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de sistemas de gestión de la contratación que ofrecen capacidades únicas:
1. Bolsas de empleo y agregadores
Estas plataformas actúan como un tipo de sistema de gestión de la contratación, agregando ofertas de empleo de diversas fuentes, como empresas, reclutadores y agencias. Permiten a los candidatos buscar oportunidades de empleo utilizando palabras clave, ubicación, sector y otros criterios. Para las empresas y los reclutadores, estos sistemas ofrecen un amplio abanico de candidatos potenciales y facilitan el seguimiento de las candidaturas.
2. Sistema de seguimiento de candidatos (ATS)
Un ATS es un sistema integral de gestión de la contratación que ayuda a empresarios y reclutadores a gestionar todo el proceso de contratación. Con un ATS, puede publicar ofertas de empleo, recopilar y almacenar currículos, escanear y filtrar candidatos, clasificar y puntuar a los solicitantes, realizar un seguimiento de los candidatos y comunicarse con ellos, programar entrevistas, recopilar opiniones, generar reportes detallados, y mucho más, todo ello con unos pocos clics.
3. Software de gestión del capital humano (HCM)
El software HCM es un sistema polifacético de gestión de la contratación que no sólo da soporte al proceso de contratación, sino también a otras áreas clave de la gestión de recursos humanos, como la nómina, las prestaciones, el rendimiento, el aprendizaje y el desarrollo. Permite la integración de datos y procesos en diversas funciones y plataformas de RRHH, mejorando la funcionalidad y el rendimiento generales.
4. Sistemas de Inteligencia del Talento (SIT)
Un SIT es un sistema avanzado de gestión de la contratación que aprovecha la Inteligencia Artificial (IA) y el Aprendizaje Automático (AM) para optimizar el proceso de contratación. Es capaz de buscar candidatos en múltiples canales, como las redes sociales, los perfiles en línea y currículos. Además, un SIT puede enriquecer los datos de los candidatos con detalles sobre habilidades, personalidad y ajuste cultural, y asignar los candidatos a las vacantes de empleo en función de su idoneidad y potencial.
5. Plataformas de marketing de contratación (RMP)
Un RMP es un sistema de gestión de la contratación que se centra en atraer y captar candidatos a través de diversas estrategias y canales de marketing. Un RMP puede ayudarte a crear y distribuir contenido de marca, como páginas de empleo, páginas de destino, blogs, vídeos y publicaciones en redes sociales. También puede ayudarte a medir y optimizar la eficacia de tus campañas de contratación, por ejemplo mediante el seguimiento de métricas como impresiones, clics, conversiones y coste por contratación.
6. Software de entrevista por vídeo (VIS)
Un VIS es un sistema de gestión de la contratación que permite realizar entrevistas de vídeo en directo o pregrabadas con los candidatos. Un VIS puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero reduciendo los gastos de viaje, los conflictos de programación y los problemas técnicos. También puede ayudarte a mejorar la experiencia del candidato ofreciéndote una forma cómoda y flexible de mostrar la cultura y los valores de tu empresa. Algunos VIS también ofrecen funciones como programación automática, grabación de vídeo, transcripción, puntuación y comentarios.
7. Empleado referidos Software (ERS)
Una ERS es un sistema de gestión de la contratación que aprovecha las redes de contactos de tus empleados para buscar y recomendar candidatos cualificados. Un ERS puede ayudarte a aumentar la calidad y la cantidad de tu reserva de talento, así como a reducir el tiempo de contratación y el coste por contratación. También puede ayudarte a impulsar el compromiso y la retención de los empleados recompensándoles por sus recomendaciones. Algunos ERS también ofrecen funciones como la gamificación, el intercambio social y el análisis.
8. Software de evaluación de empleados (EAS)
Un EAS es un sistema de gestión de la contratación que ayuda a evaluar las aptitudes, capacidades y personalidad de los candidatos mediante diversas pruebas y evaluaciones. Un EAS puede ayudarte a medir la adecuación y el potencial de los candidatos para puestos específicos, así como a identificar sus puntos fuertes y sus áreas de mejora. Algunos EAS también ofrecen funciones como videoentrevistas, comentarios e informes.
9. Software de automatización de la contratación (RAS)
Un RAS es un sistema de gestión de la contratación que automatiza las tareas repetitivas y lentas del proceso de contratación, como la búsqueda, selección, programación y captación de candidatos. Un RAS puede ayudarte a ahorrar tiempo y recursos, mejorar la calidad y diversidad de tu reserva de talento y mejorar la experiencia del candidato. Algunos RAS también ofrecen funciones como chatbots, análisis e integraciones.
10. Software de análisis de la contratación (RAS)
Un RAS es un sistema de gestión de la contratación que proporciona información y recomendaciones basadas en datos para optimizar el proceso de contratación y sus resultados. Un RAS puede ayudarte a seguir y medir indicadores clave de rendimiento, como el tiempo de contratación, el coste por contratación, la calidad de la contratación y la retención. También puede ayudarte a identificar y abordar cuellos de botella, lagunas y oportunidades en tu estrategia de contratación. Algunos SRA también ofrecen funciones como cuadros de mando, puntos de referencia y análisis predictivos.
Ventajas de utilizar un sistema de gestión de la contratación
La implantación de un sistema de gestión de la contratación puede ofrecer numerosas ventajas a tu organización, entre ellas:
- Ahorro de tiempo y dinero: Un sistema de gestión de la contratación reduce significativamente el presupuesto y el tiempo dedicados a tareas manuales y repetitivas como publicar vacantes en múltiples plataformas, filtrar currículos, y enviar correos electrónicos.
- Mejora de la calidad y la cantidad de candidatos: Al aprovechar una reserva de talento más amplia y diversa, un sistema de gestión de la contratación utiliza algoritmos basados en datos para match candidatos con los requisitos del puesto, reduciendo así los prejuicios en el proceso de contratación.
- Mejora de la experiencia del candidato: Un sistema de gestión de la contratación proporciona un proceso de solicitud fácil de usar, lo que permite una comunicación rápida y fluida con los candidatos, así como información y actualizaciones puntuales.
- Impulso de la marca del empleador: Con funciones como una página de empleo con marca, un sistema de gestión de la contratación ayuda a mostrar la cultura, los valores y las ventajas de su empresa, creando una impresión positiva en los posibles candidatos.
- Aumento de la eficacia de la contratación: El sistema permite realizar un seguimiento y medir el rendimiento de la contratación, identificar los cuellos de botella y las áreas de mejora, y optimizar tu estrategia de contratación, lo que conduce a una mayor eficiencia en la contratación y una mayor probabilidad de éxito en las contrataciones.
Elegir el sistema de gestión de la contratación adecuado
Con tantas opciones disponibles en el mercado, ¿cómo elegir el sistema de gestión de la contratación adecuado a tus necesidades? He aquí algunos factores que debes tener en cuenta a la hora de seleccionar un sistema de gestión de la contratación:
- Tus objetivos y retos de contratación: En primer lugar, debes identificar tus objetivos y retos de contratación, como el número y tipo de puestos que necesitas cubrir, la calidad y diversidad de los candidatos que deseas atraer, la rapidez y eficacia de tu proceso de gestión de la contratación, etc. A continuación, busca un sistema de gestión de la contratación que pueda ayudarte a abordar estos objetivos y retos con eficacia.
- Tu presupuesto y tus recursos: También debes tener en cuenta tu presupuesto y tus recursos, como la cantidad de dinero que puedes gastar en un sistema de gestión de la contratación, el número y el nivel de cualificación de los miembros de su equipo de contratación, la integración y compatibilidad de tus sistemas existentes, etc. A continuación, puedes buscar un sistema de gestión de la contratación que se ajuste a tu presupuesto y recursos sin comprometer la calidad ni la funcionalidad.
- Tu experiencia y satisfacción: Por último, debes tener en cuenta tu experiencia y satisfacción, como la facilidad de uso y accesibilidad del sistema de gestión de contratación, el nivel de personalización y flexibilidad que ofrece, la calidad y frecuencia de la atención al cliente y las actualizaciones que proporciona, etc. Esto te permitirá buscar un sistema de gestión de la contratación que pueda proporcionarte una experiencia positiva y satisfactoria.
Uno de los mejores sistemas de gestión de la contratación que puede satisfacer todos estos criterios es Manatal. Es un ATS basado en la nube que viene con la capacidad de ayudarte a optimizar tu gestión de reclutamiento y asegurar la contratación exitosa con los mejores talentos. Estas son algunas de las características clave de Manatal:
- Búsqueda de candidatos: Manatal te permite buscar candidatos en varias plataformas como LinkedIn, Facebook, Indeed, etc. con un solo clic. También puedes crear y publicar tus anuncios de empleo en más de 2.500 canales, como Indeed, LinkedIn, Monster, CareerJet, JobStreet, etc.
- Enriquecimiento del candidato: Con Manatal, puedes ir más allá del análisis de currículos y crear perfiles completos de candidatos con datos de LinkedIn y más de 20 plataformas sociales.
- Recomendaciones de IA: Manatal utiliza IA para unir a candidatos con ofertas de trabajo en función de su puntuación de ajuste, que se calcula en base a varios factores como habilidades, experiencia, ubicación, expectativas salariales, etc. También utiliza la IA para sugerir candidatos similares para cada vacante. De esta forma, puedes encontrar los mejores talentos en tu base de datos y evitar perderte ningún candidato potencial.
- Gestión de candidatos: Manatal te permite gestionar tus candidatos de forma sencilla e intuitiva. Puedes utilizar funciones como arrastrar y soltar, acciones masivas, automatización de correo electrónico, etc. para mover a los candidatos a través de las diferentes etapas del proceso de contratación. También puedes utilizar funciones como etiquetas, notas, clasificaciones, etc. para organizar y realizar un seguimiento de la información y el progreso de los candidatos.
- Programación de entrevistas: A través del uso de Manatal, puedes programar entrevistas con candidatos y gerentes de contratación de una manera sin complicaciones.
Conclusión
A medida que el sector de la adquisición de talento se vuelve más y más desafiante, el sistema de contratación se ha convertido en un conjunto esencial de herramientas que pueden ayudarte a gestionar tu proceso de contratación y tus necesidades de reclutamiento de forma rápida y eficiente. Puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero, mejorar la calidad y la cantidad de candidatos, mejorar la experiencia del candidato, impulsar tu marca de empleador, aumentar tu eficiencia y eficacia en la contratación e incorporar a tus nuevos empleados sin problemas.
Sin embargo, no todos los sistemas de contratación son iguales. Debe saber qué buscar a la hora de elegir un sistema de contratación que se adapte a tus necesidades. Algunos de los factores que debes tener en cuenta son tus objetivos y retos de contratación, tu presupuesto y recursos, y tu experiencia y satisfacción.
Uno de los mejores sistemas de contratación que puede cumplir todos estos criterios es Manatal. Con su motor de IA, junto con funciones innovadoras diseñadas específicamente para ayudarte a agilizar tu proceso de contratación, atraer y adquirir a los mejores talentos puede hacerse simplemente con unos pocos clics.
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