8 pasos para crear una agencia de contratación

El rápido crecimiento de la economía mundial está impulsando la creación de nuevas empresas y la expansión de las existentes. La gente está dando el paso audaz y convirtiendo sus visiones en realidad, lanzando startups o estableciendo empresas. Esta oleada de expansión empresarial supone una gran oportunidad para el sector de la contratación, ya que las empresas y organizaciones tienen una necesidad exponencialmente creciente de nuevos talentos. 

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Con puestos vacíos a la espera de ser ocupados mientras muchos candidatos buscan mejores oportunidades profesionales, se puede afirmar con seguridad que las agencias de contratación son más cruciales que nunca. Para quienes estén dispuestos a dar el paso y lanzar su agencia de contratación, hemos elaborado una guía completa para maximizar sus posibilidades de éxito.

Sin más preámbulos, aquí tienes ocho pasos clave para poner en marcha tu agencia de contratación.

8 pasos críticos que debe dar para lanzar su agencia de contratación

Paso 1: Determine su nicho

Antes de emprender un negocio, investiga el mercado y comprende los factores que afectan a tu futuro éxito. Eso te ayudará a decidir qué dirección tomar y a elegir tu nicho.

Aunque puede optar por poner en marcha una agencia de contratación de amplio alcance que busque solicitantes de empleo en todos los niveles e industrias, los datos le mostrarán si ese mercado está sobresaturado. En ese caso, quizá prefieras minimizar el riesgo y limitar tu enfoque operativo, optando por algo más especializado.

Por lo tanto, si aún no es un veterano en recursos humanos, es mejor que sepa en qué se está metiendo antes de abrir una empresa. Conocer los hechos relevantes y los puntos de vista relacionados con el sector te ayudará a ser más cuidadoso y a asegurarte de que no te precipitas ni pasas por alto ningún detalle.

Aunque tenga mucha experiencia en el campo de los RRHH, las últimas novedades de reportes harán que su toma de decisiones se base en datos y dará lugar a un negocio con mayores probabilidades de éxito. Una vez que reúna la información necesaria para tomar una decisión bien fundamentada, es hora de determinar qué tipo de agencia de contratación desea establecer.

Tal vez podría ser una agencia centrada en TI o un equipo de dotación de personal orientado al comercio minorista. Tenga en cuenta su red de contactos, sus conocimientos y su experiencia a la hora de elegir un mercado para prestar sus servicios.

Piense también en los candidatos con los que trabajó en el pasado o con los que mantuvo contacto. - ¿Son recién licenciados o veteranos? Hágase estas preguntas para obtener información que le ayude a posicionar mejor su empresa.

He aquí una lista de los cinco tipos de servicios de contratación que suelen ofrecer las agencias en el mercado.

1. Contratación de ejecutivos 

También conocido como "caza de directivos", el reclutamiento de directivos es un tipo de servicio de contratación que busca candidatos altamente cualificados para puestos de responsabilidad o ejecutivos en distintos sectores, como directores generales, directores, etc. Se trata de candidatos pasivos que ya cuentan con enormes conocimientos y experiencia en su campo. Al mismo tiempo, el reclutamiento de ejecutivos también selecciona y contrata especialistas o candidatos altamente cualificados para puestos de trabajo específicos y competitivos, como los mejores científicos de datos.

Normalmente, las empresas u organizaciones confían en las principales agencias de contratación de ejecutivos como Korn Ferry International, N2Growth, JB Hired, Heidrick & Struggles, Egon Zehnder, Spencer Stuart para su búsqueda de ejecutivos. Los cazatalentos suelen buscar talentos que trabajen para competidores u organizaciones del mismo sector. Una vez identificados los candidatos y confeccionada la lista de preseleccionados, la agencia de contratación de directivos se pondrá en contacto con los candidatos y les ofrecerá la oportunidad de incorporarse al equipo de su cliente. Las empresas de contratación de ejecutivos suelen apoyar a sus clientes durante todo el proceso de contratación, la fase de oferta y se mantienen en contacto con el candidato después de la incorporación para asegurarse de que todas las partes estén satisfechas.

La tarifa típica de los servicios de contratación de ejecutivos oscila entre el 25 y el 35% de los ingresos anuales totales del candidato durante su primer año de servicio. Los contratos también pueden incluir un anticipo para que la agencia de headhunting inicie la búsqueda y derechos de exclusividad (lo que significa que solo se ofrece una agencia para trabajar en el puesto).

2. Contratación temporal

Como su nombre indica, este servicio de contratación gira en torno al empleo para empresas u organizaciones que necesitan mano de obra en una función específica durante un tiempo limitado. Este tipo de contratación se realiza mediante un contrato fijo. La demanda de empleo temporal surge cuando una empresa necesita mano de obra adicional en respuesta al aumento de la carga de trabajo o cuando los empleados a tiempo completo están de baja por maternidad y/o enfermedad. En algunos casos, las empresas necesitan personal temporal para proyectos especiales que requieren un conjunto de competencias específicas durante un periodo limitado. 

Las agencias de trabajo temporal, como Manpower, Randstad, Adecco, Aquent o Kelly, anuncian los puestos vacantes a través de sus sitios web, plataformas de redes sociales, portales de empleo y envío masivo de correos electrónicos. Una vez localizados los candidatos, las agencias realizan comprobaciones de antecedentes y entrevistas y, por último, ofrecen contratos de trabajo. Una vez contratados los candidatos, estas agencias suelen encargarse de las nóminas y las prestaciones de los empleados.

Los honorarios regulares del servicio de contratación temporal oscilan entre el 20% y el 75% de la remuneración del personal temporal. 

3. Contratación vertical / nicho 

La contratación vertical se refiere a la contratación para un mercado específico, como las agencias especializadas en el sector de la contratación de personal informático. La contratación de nichos va un paso más allá y se limita aún más. Por ejemplo, una agencia que se centra en "Directores ejecutivos para empresas sin ánimo de lucro".

Tenga en cuenta que estas empresas se dedican específicamente a servir a su mercado objetivo y no operan fuera de su ámbito, aparte de los grandes grupos de agencias de contratación que tendrán equipos especializados en determinadas funciones o sectores. 

Por ello, las agencias de contratación que ofrecen servicios de contratación vertical deben tener experiencia y conocimientos de mercados e industrias específicos. El atractivo para las empresas de recurrir a estos tipos de contratación radica en el hecho de que estos reclutadores cuentan con una sólida red y experiencia en su sector.

Cuando se trata de nichos específicos, el problema para la mayoría de los reclutadores es que, por lo general, no son demasiado estrechos, sino más bien no lo suficientemente estrechos. Profundizar en un nicho elegido le permitirá obtener los beneficios de la credibilidad, el reconocimiento del nombre y el impulso.

Algunos ejemplos de agencias especializadas son Aquaculture Talent, que se especializa en acuicultura o productos del mar vacantes, y Niche Recruitment, que se centra en puestos digitales, creativos, de marketing, oficinas centrales y gestión, y RRHH.

Los honorarios varían según la agencia y la especialización, pero normalmente estas agencias cobran un porcentaje del paquete anual de cada candidato colocado.

4. Reclutamiento masivo 

Para ejemplificar lo que es la contratación masiva, tomemos por ejemplo empresas de comercio electrónico de rápido crecimiento como Amazon. El rápido crecimiento de estas empresas genera una gran demanda de nuevos trabajadores de almacén y conductores de reparto. Este es el reto que pretenden abordar las agencias de contratación masiva: la contratación de un gran número de personas para puestos tanto permanentes como contractuales en un breve plazo de tiempo.

Una empresa que lleva a cabo contrataciones masivas por sí misma se enfrenta a muchos retos debido a la escala inherente a la contratación masiva. Contratar a un solo empleado lleva tiempo y esfuerzo, así que imagínese multiplicarlo por cien para cada vacante. Las agencias especializadas en contratación masiva son capaces de superar estos retos mediante una planificación meticulosa, una ejecución sistemática y la racionalización de cada paso del proceso de contratación, como la búsqueda de candidatos, la selección y evaluación de los solicitantes, la organización de entrevistas y la incorporación de los candidatos.

Agencias como Robert Half y Allegis Group son ejemplos de empresas que ofrecen servicios de contratación masiva.

Una vez más, los honorarios pueden variar en función de la función y el número de empleados para cada puesto, pero normalmente se calculan en función del paquete de cada candidato contratado. Los honorarios también pueden estar vinculados a métricas de rendimiento como "cuántos candidatos fueron seleccionados por el cliente".

5. Reclutamiento social  

El reclutamiento social adopta un enfoque de la búsqueda de candidatos bastante diferente al de otros tipos de reclutamiento. Aunque algunas agencias lo han convertido en su punto de mira, la mayoría de las veces la contratación social es más un canal adicional que cualquier agencia puede aprovechar que el único canal de adquisición de candidatos.

La idea es la siguiente: en lugar de que los reclutadores se encarguen de la contratación, las vacantes se comparten en tantas plataformas (como las redes sociales) como sea posible e invitan a la gente a recomendar a candidatos relevantes ofreciéndoles compartir ingresos por cada colocación exitosa. Así pues, para garantizar un flujo constante de candidatos, es fundamental aumentar o al menos mantener la comunidad de recomendadores y comercializar un gran número de vacantes.

El lado positivo de la contratación social para una agencia es que reduce los costes asociados a la búsqueda de candidatos, ya que se necesitan menos reclutadores.

Las agencias de contratación social suelen cobrar a sus clientes en función de la colocación, entre el 15% y el 25% de los paquetes anuales del candidato, y luego comparten un porcentaje de ese ingresos con el referente.

Paso 2: Evalúe a sus competidores

Una vez que decida el mercado y el tipo de agencia de contratación que desea establecer, evalúe a sus principales competidores. Nunca entres en un juego sin conocer sus reglas y a quién te vas a encontrar mientras intentas construir tu posición y conseguir clientes. 

Por eso debe empezar por investigar a los principales actores de su mercado objetivo, su reputación, sus logros y su historial empresarial. Averigua qué diferencia a su agencia de la que tú imaginaste y cómo puedes aprovechar las lagunas que ellos no resuelven. 

Utilice el análisis DAFO para determinar sus puntos fuertes, débiles, oportunidades y amenazas. Asimismo, utilice las cuatro P de la evaluación de marketing para identificar en qué destaca y en qué aspectos debe mejorar su negocio. De este modo, sabrá qué esperar y cómo utilizar su propuesta de valor única de forma eficaz.

Como dice un antiguo refrán chino, "conoce al enemigo, conócete a ti mismo, y en cada batalla, nunca estarás en peligro''. De ahí que el primer paso para ir por delante de la competencia sea conocer sus acciones, sus puntos fuertes y sus posibles escollos. 

Paso 3: Evalúe sus finanzas

Aunque poner en marcha una agencia de contratación no requiere tanto dinero como la mayoría de las demás empresas de nueva creación, debes saber de todos modos qué recursos tienes a tu disposición. Sé previsor y averigua qué se necesita para gestionar con eficacia una empresa relacionada con los RRHH, o lanzarás tu negocio a ciegas y sin los medios necesarios.

Ten en cuenta gastos como material de oficina, herramientas digitales, personal, seguros, etc. Mide tus finanzas, identifica de cuánto dinero dispones y si podrías pedir un crédito o ayuda al Estado.

Si decides introducir a un tercero en el proceso (por ejemplo, inversores o prestamistas), primero debes saber cuánto necesitas. Elabora una hoja de cálculo presupuestaria y busca asesoramiento financiero para asegurarte de que cubres lo esencial.

No dudes en buscar ayuda o incluso asociarte con otras personas, pero calcula si puedes pagar los préstamos. Cuando tienes a alguien que te respalda, eso puede dar lugar a una plantilla más eficiente y productiva, sobre todo cuando acabas de empezar.

Sin embargo, evite en la medida de lo posible las deudas y los compromisos financieros con terceros. De lo contrario, podrías poner en peligro tu agencia de contratación incluso antes de empezar. 

Paso 4: Investigar leyes y reglamentos

Del mismo modo que debe investigar el mercado y la competencia, también debe conocer la legislación y la normativa del sector. Sin esos datos, corres el riesgo de incumplir la ley sin querer u omitir pasos fundamentales. 

Si quiere dirigir una agencia de contratación con éxito, necesita armarse de datos y contratar al equipo pertinente que pueda ayudarle a informarse sobre las últimas políticas y normas. Así, la mayoría de las empresas dependen de abogados y asesores para ocuparse de los asuntos legales. 

Sin embargo, como fundador de tu agencia, debes dedicar tiempo continuamente a investigar las leyes y normativas pertinentes para evitar futuros problemas jurídicos. Por ejemplo, las agencias de contratación deben seguir estrictamente la normativa GDPR sobre protección de datos.

Conocer la legislación relacionada con el sector es crucial, ya que le ayuda a proteger y prevenir a su empresa, clientes y candidatos de los problemas legales que puedan surgir. Además de investigar manualmente, también puedes plantearte invertir en un software de primera categoría que te ayude a hacer un seguimiento de los últimos cambios y requisitos normativos. 

Paso 5: Desarrollar planes de marketing

Antes de poner en marcha su agencia de contratación, es esencial contar con un plan de marketing bien pensado y asegurarse de que la gente pueda descubrir su empresa. De lo contrario, le resultará difícil llegar a la gente y conseguir clientes. 

Por ello, debe establecer una presencia en Internet que se ajuste a la cultura, los valores y la misión de su empresa. Esto incluye crear un logotipo y material de marketing que reflejen el estilo y las cualidades de tu agencia. 

Desarrolle un sitio web, establezca canales en las redes sociales, cree contenidos relevantes y aproveche el SEO y AdWords. Piensa si vas a utilizar marketing orgánico o de pago, y establece una estrategia coherente y eficaz. 

Los esfuerzos visuales, de contenido y publicitarios deben estar en consonancia con las herramientas y habilidades que puede utilizar. Por ejemplo, puedes utilizar varias herramientas de diseño gráfico para crear imágenes. 

También debes determinar tu público objetivo y decidir cómo llegar a él y despertar su interés. Por ejemplo, puedes utilizar LinkedIn u organizar seminarios web y atraer a tus primeros clientes.

Así pues, tenga en cuenta la diversidad, la equidad y la inclusión de la empresa a la hora de establecer las políticas y los procedimientos de la agencia. Aproveche su sitio web para expresar su compromiso con los valores de la diversidad y la inclusión, y saque el máximo partido a sus páginas de empleo para destacar su marca como empleador y perpetuar una cultura de empresa en la que la gente quiera trabajar.

Asegúrese de prestar atención a los detalles y de presentarse bien, porque la gente tarda 0,05 segundos en formarse una opinión sobre su sitio web. Pero si sigues estos pasos, te sorprenderá el número de candidatos de calidad que atraerás.

Paso 6: Establecer objetivos empresariales

¿Te esfuerzas por ir a lo grande? - Es un gran espíritu, pero la objetividad es la clave.

Una agencia de colocación de éxito se basa en experiencias positivas y un gran número de candidatos, pero también en unos objetivos empresariales claros. Adopte un modelo de negocio completo pero flexible para su agencia.

Establezca objetivos a corto y largo plazo para motivar a sus reclutadores y darles una orientación. Por ejemplo, podría esforzarse por aumentar un diez por ciento los clientes estables en dos meses. O quizá te gustaría ampliar tu área de servicio durante el próximo semestre.

Además, debe crear KPI relevantes que le ayuden a seguir los progresos y pinpoint los cuellos de botella para conseguir más. Al fin y al cabo, los números y las cifras son esenciales para un negocio próspero.

Paso 7: Invertir en herramientas tecnológicas

Hoy en día, las agencias de contratación y la tecnología tienen una relación interconectada. Por eso, debes invertir en las herramientas adecuadas, ya que así acabarás ahorrando mucho tiempo y dinero. 

El sistema de seguimiento de candidatos (ATS) es uno de los programas digitales más populares y fiables que utilizan los reclutadores. Por ejemplo, el sistema de seguimiento de candidatos permite recopilar automáticamente los perfiles de LinkedIn de los candidatos, puntuar al mejor candidato y realizar un seguimiento del estado de los candidatos con facilidad.

Si opta por esta solución para acelerar el crecimiento de su agencia de contratación, comprenderá lo rápido y sencillo que resulta gestionar a sus candidatos con talento y organizar el trabajo. Además, Manatal tiene doble funcionalidad, englobando un CRM de contratación fiable. 

De este modo, también conseguirá comunicarse continuamente con los clientes y generar más ventas para el éxito general de la empresa.

Paso 8: Invertir en las personas

Por último, contrata a reclutadores estelares e invierte continuamente en su desarrollo y conocimientos. Por ejemplo, los consejos para contratar a un reclutador podrían ayudarte a alcanzar y contratar a reclutadores con una experiencia considerable. 

Sin embargo, evite abandonar a los reclutadores junior. En lugar de eso, detecta los puntos fuertes de cada reclutador y ayúdale a prosperar, ya que de ese modo también te estarás haciendo un gran favor a ti mismo. Contar con las personas adecuadas le ayudará a cohesionar todo su sistema de contratación, y cosechará los frutos antes de lo que imagina.

Si está buscando la agencia de colocación adecuada que le ayude a contratar a los mejores talentos, le recomendamos que consulte nuestro blog sobre cinco errores que debe evitar al elegir una agencia de colocación.

Lista de comprobación para la puesta en marcha de una agencia de contratación

Crear una agencia de colocación es una aventura apasionante y gratificante, pero también requiere mucha planificación y preparación. Para ayudarte a empezar, aquí tienes una lista de algunas de las cosas clave que tienes que hacer antes de poner en marcha tu empresa:

• Elige un sector o nicho: ¿con qué tipo de candidatos y clientes quieres trabajar? ¿En qué eres bueno y te apasiona? Elige un segmento de mercado específico que matches tus habilidades y experiencia, y que tenga suficiente demanda y potencial. Esto te ayudará a diferenciarte de otras agencias y a atraer más negocio. Echa un vistazo a nuestro episodio del podcast sobre cómo desarrollar tu nicho como reclutador.
• Investiga: Aprende todo lo que puedas sobre tu sector y nicho de mercado. Averigüe cuáles son las normas, los impuestos, las licencias y las tendencias en su campo. También tienes que estudiar a tus competidores y ver qué hacen bien y qué les falta. Esto le ayudará a encontrar su propuesta única de venta y las lagunas y oportunidades del mercado.
• Registre su empresa: Decide qué estructura jurídica quieres para tu empresa, como empresario individual, sociedad colectiva, sociedad de responsabilidad limitada o sociedad anónima, y regístrala ante las autoridades competentes. También tienes que elegir un nombre comercial que refleje tu marca y tu visión, y comprobar si está disponible y es marca registrada.
• Cree su sitio web: Su sitio web es su escaparate en línea y una de las herramientas más importantes para comercializar su agencia de contratación. Debe crear un sitio web profesional, fácil de usar en usuario y optimizado para SEO que muestre sus servicios, experiencia, testimonios y detalles de contacto . Puedes utilizar un creador de sitios web o contratar a un desarrollador web para que te ayude.
• Obtenga software de reclutamiento basado en la nube: Las soluciones software de reclutamiento basadas en la nube le ayudarán a agilizar su flujo de trabajo, gestionar sus candidatos y clientes, automatizar sus tareas y realizar un seguimiento de su rendimiento. Puedes elegir entre varias opciones en función de tu presupuesto y necesidades, como JobAdder, Indeed o Davidson Gray.
• Elabore un plan de empresa: Un plan de empresa es un documento en el que se describen los objetivos, las estrategias, las finanzas y los riesgos de su agencia de colocación. Te ayudará a aclarar tu visión, fijar objetivos realistas, conseguir financiación y medir tus progresos. Puedes utilizar una plantilla o una herramienta que te ayude a redactar tu plan de empresa, como LivePlan o Bplans.
• Garantizar la financiación: Poner en marcha una agencia de contratación requiere cierta inversión inicial para cosas como espacio de oficinas, equipamiento, software, marketing y nóminas. Necesitas disponer de capital suficiente para cubrir estos gastos y mantener tu flujo de caja hasta que empieces a generar ingresos. Puedes buscar varias fuentes de financiación, como ahorros personales, préstamos bancarios, subvenciones, crowdfunding o inversores. Asegúrate de reunir todos los datos posibles sobre tu mercado objetivo, la competencia, las previsiones y los costes/ingresos para garantizar la transparencia con las inversiones.
• Construya su red: La creación de redes es crucial para encontrar y retener candidatos y clientes para tu agencia de contratación. Tienes que aprovechar tus contactos y conexiones existentes en tu sector y nicho, así como crear otras nuevas a través de las redes sociales, eventos, referencias y asociaciones. También debe mantener una comunicación y un seguimiento regulares con su red para generar confianza y fidelidad.

Estos son algunos de los principales pasos que hay que dar para crear una agencia de colocación. Por supuesto, puede haber pasos más específicos o adicionales en función de su situación y sus objetivos. Sin embargo, esta lista de comprobación debería darle una buena idea de lo que tiene que hacer para poner en marcha su empresa con éxito.

Otras cosas importantes que debe saber sobre el lanzamiento de su agencia de contratación

Independientemente de lo apasionado que esté por poner en marcha su agencia de contratación, las finanzas a menudo dictan lo realistas que son sus planes y si tiene todo lo necesario. Por eso, te contamos cuáles son los costes que debes tener en cuenta al principio:

• Registro de agencias de contratación
• Teléfono móvil y un plan asequible de llamadas e internet
• El seguro de la agencia de contratación, la indemnización profesional y la responsabilidad civil
• Nombre de dominio del sitio web
• Comprar o alquilar una oficina
• Desarrollo y mantenimiento de sitios web
• Software de RRHH (por ejemplo, ATS, CRM)
• PC o portátil e impresora
• Creación de logotipos y otros contenidos de marca
• Paquete ofimático
• Certificados pertinentes, acuerdos de asociación, etc.

Además, una vez que esté seguro del tipo de servicios que le gustaría prestar, dedique un buen tiempo a considerar las tarifas de sus servicios. Calcule también cuánto tendrá que gastar en publicidad. Podría ser a corto plazo cuando empiece. Haga un plan a seis meses vista en el que invertirá en publicidad. Estudie cuáles serían los canales más eficaces y adecuados para comercializar sus servicios. Pueden ser anuncios físicos en periódicos o revistas o anuncios digitales en sitios web o plataformas de redes sociales. 

Después, elabore un plan para ampliar su red. Como proveedor de servicios, es importante ampliar siempre la red para atraer a más clientes y crear más oportunidades de negocio. Las exposiciones y convenciones empresariales son un buen punto de partida. Intente conocer al mayor número posible de personas del sector. Es una buena oportunidad para presentarse y presentar su empresa a clientes potenciales. No dude en intercambiar tarjetas de visita mientras anuncia verbalmente sus servicios. Las tarjetas que reciba serán la base de su red. 

Por último, piense en la cantidad adecuada de reclutadores que debe contratar para el alcance de su negocio. Esto nos remite a la consideración de los costes antes de poner en marcha una empresa. Una vez decidido el número de empleados, el siguiente paso es calcular el coste mensual de cada uno de ellos.  

Una vez cubierto lo esencial, puede pasar a la acción y materializar sus planes. Sin embargo, no olvides hacer un seguimiento continuo de tus progresos y asegurarte de que tu agencia de contratación crece y de que este crecimiento es sostenible.

En conclusión, poner en marcha una agencia de contratación puede ser una empresa de gran éxito y satisfactoria si se hace bien. No está exenta de riesgos, pero con una planificación cuidadosa, la tecnología adecuada para apoyar a su agencia y una estrategia bien elaborada es posible maximizar su probabilidad de éxito.

Una vez que lo tengas todo listo, es hora de poner en marcha tu agencia. Para descubrir cómo Manatal puede ayudarte a ti y a tu equipo en la gestión de clientes potenciales, clientes y candidatos, reserva ahora una demostración con uno de nuestros expertos o regístrate para una prueba gratuita de 14 días (sin necesidad de tarjeta de crédito).